Office系列办公软件培训第一讲

1.1©2009Office系列办公软件使用培训培训目的•随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高，作为公司的员工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展。•通过此次培训学会使用常用的Office办公软件：Word、Excel、PowerPoint•培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到良好的效果，这就是培训学习的最终目的。1.2©2009Office系列办公软件使用培训此次培训共分3个课时：第一讲Word2003文字处理软件第二讲Excel2003数据处理软件第三讲PowerPoint文稿演示软件课程安排1.3©2009Office系列办公软件使用培训目标任务：•了解Word的窗口界面•了解Word的基本特点•掌握Word的基本操作•会使用Word进行基本的文档编辑•学会样式和模板的使用第一讲Word2003文字处理软件1.4©2009Office系列办公软件使用培训初识Word2003输入和编辑文档文档的排版表格本章内容图形处理样式和模板1.5©2009Office系列办公软件使用培训Word2003是Microsoft公司Office2003办公自动化软件中的重要成员之一，是Windows操作平台上的一个著名的文字处理软件。它具有强大的文字处理和图文排版功能，具有快捷的操作方式、良好的图形用户界面、“所见即所得”的显示方式，具有完善的在线帮助系统。使用它可以高效率、高质量地完成公文、信函、文章、书籍、表格等的排版和打印工作，得到图文并茂的文本。本章将结合具体实例，学习Word文字处理软件的基本功能和操作方法。初识Word2003初识Word20031.6©2009Office系列办公软件使用培训启动Word2003的方法：1.从开始菜单启动。Word2003的启动与退出（一）双击一个Word文档的文件名即可启动Word。3．双击桌面上的Word2003快捷方式双击桌面上的Word2003的快捷方式图标，就可以启动Word2003了。2.使用文档启动Word20031.7©2009Office系列办公软件使用培训退出Word2003的方法：单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出”命令。按Alt+F4键。单击Word程序右上角的“关闭”按钮。双击Word程序左上角的控制菜单按钮。Word2003的启动与退出（二）在退出Word时，如果文档没有保存，会出现下面的提示对话框。1.8©2009Office系列办公软件使用培训Word2003的主窗口标题栏菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏视图切换按钮水平标尺水平滚动条状态栏关闭窗口按钮垂直滚动条Office助手编辑区选定栏插入点任务窗格1.9©2009Office系列办公软件使用培训Word的视图方式（一）1．普通视图2．Web版式视图1.10©2009Office系列办公软件使用培训Word的视图方式（二）3．页面视图4．大纲视图1.11©2009Office系列办公软件使用培训Word的视图方式（三）5．打印预览视图6．全屏显示视图1.12©2009Office系列办公软件使用培训Word的视图方式（四）7．改变显示比例视图（1）使用“显示比例”框。（2）使用“显示比例”命令。1.13©2009Office系列办公软件使用培训Word的视图方式（五）8．文档结构图1.14©2009Office系列办公软件使用培训文档操作（一）1．创建新文档进入Word时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档2．输入文本（示例文档：照相）自动换行段落标记/换行标记（按Shift+Enter）即点即输1.15©2009Office系列办公软件使用培训文档操作（二）2．保存文档“另存为”---换名保存“保存”---按原名保存设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型保存类型文件名保存位置1.16©2009Office系列办公软件使用培训文档操作（三）3．关闭文档选择“文件”菜单中的“关闭”命令。如果从上次保存文档之后对文档进行了修改，Word2003会询问是否要保存所做的修改。1.17©2009Office系列办公软件使用培训文本的编辑（一）1.基本编辑技术插入点的移动使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令文本的修改(增/删/改)插入/改写状态删除控制键：Delete及Backspace键段落的生成/拆分/合并1.18©2009Office系列办公软件使用培训文本的编辑（二）选定文本“先选定，后操作”·选定一段文本：鼠标拖动·选定某一范围的文本·选定一行文本：单击此行左端的选定栏·选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏·选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本·选定整个文档：三击任一行左端的选定栏1.19©2009Office系列办公软件使用培训文本的复制·利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮选定文本→“复制”→移至目标位置→“粘贴”Ctrl+CCtrl+V·利用鼠标拖放方法复制文本移动文本与复制文本基本相同，使用“剪切”+“粘贴”或鼠标拖拽。删除文本选定要删除的文本，再按Delete键或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮1.20©2009Office系列办公软件使用培训文档的合并在编辑文档的过程中，经常需要引入其他文档中的内容，即所谓的文档合并。合并文档常用以下两种方法：(1)使用复制方法合并文档分别打开需要编辑的文档（称为主文档）和提供内容的文档（称为被合并文档），从被合并文档中“复制”所需的内容，再“粘贴”到主文档中需要插入内容的位置。(2)利用插入命令合并文档在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置，选择“插入”/“文件”命令，打开“插入文件”对话框，再输入被合并文档的文件名。1.21©2009Office系列办公软件使用培训文本的查找与替换（1）查找文本先设定开始查找的位置，再选择“编辑”菜单中的“查找”命令，然后在“查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本（2）替换文本在“照相”文档中，把“照相机”全部替换成“照像机”1.22©2009Office系列办公软件使用培训撤销与恢复撤消:取消用户上一次所做的操作也可以撤消前面多项操作恢复:恢复被“撤消”的各种操作1.23©2009Office系列办公软件使用培训文档的排版按一定要求设置文档的外观三个层次:页面设置段落格式化字符格式化页面设置：纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等字符格式化:选择字体、字号、字形、颜色、字间距等1.24©2009Office系列办公软件使用培训纸张宽度纸张高度下边距右边距左边距上边距右缩进左缩进段落格式化段落缩进、对齐方式、间距等字符格式化文字的字体、字号及字形等页面设置纸张大小、页边距、页码等正文区右边界正文区左边界首行缩进页脚1.25©2009Office系列办公软件使用培训字符格式化(1)字体、字号及字形中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为单位，1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现，也可以通过“字体”对话框来完成1.26©2009Office系列办公软件使用培训设置字符格式设置段落格式设置制表位添加边框和底纹项目符号和编号创建页眉和页脚分栏排版文档的排版文档的排版1.27©2009Office系列办公软件使用培训设置字符格式（一）1．设置字体（1）利用“字体”列表框设置字体（2）利用菜单命令设置字体1.28©2009Office系列办公软件使用培训设置字符格式（二）2．设置字号设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。3．设置字形（1）加粗格式。（2）倾斜格式。（3）下划线格式。4．设置字间距1.29©2009Office系列办公软件使用培训设置字符格式（三）5．动态文字效果6．添加着重号(格式栏右键菜单/自定义)1.30©2009Office系列办公软件使用培训设置字符格式（四）7．拼音指南单击“其他格式”工具栏中的“拼音指南”按钮1.31©2009Office系列办公软件使用培训设置字符格式（五）8．合并字符单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮9．带圈字符选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮1.32©2009Office系列办公软件使用培训设置段落格式1.33©2009Office系列办公软件使用培训添加边框和底纹1．添加边框2．添加底纹1.34©2009Office系列办公软件使用培训项目符号和编号（一）1．创建项目符号2．添加项目符号（1）将光标设置在认为需要添加项目符号的段落中，如果有多个段落需要添加项目符号，则需要将这些段落全部选中。（2）单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮。或使用“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令来添加项目符号。1.35©2009Office系列办公软件使用培训项目符号和编号（二）3．使用图片表示项目4．使用数字编号1.36©2009Office系列办公软件使用培训创建页眉和页脚选择菜单“视图”→“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。在页眉和页脚间转换单击“关闭”按钮返回文档1.37©2009Office系列办公软件使用培训分栏排版（一）1．建立宽度相同的栏1.38©2009Office系列办公软件使用培训分栏排版（二）2．建立宽度不同的栏1.39©2009Office系列办公软件使用培训分栏排版（三）3．加分隔线4．改变栏宽和栏间距1.40©2009Office系列办公软件使用培训分栏排版（四）5．对部分文档设置分栏1.41©2009Office系列办公软件使用培训创建表格在表格中输入编辑表格表格的格式化表格中的数值计算表格表格1.42©2009Office系列办公软件使用培训1．利用“插入表格”按钮创建表格（一）1.43©2009Office系列办公软件使用培训2．利用“插入表格”命令创建表格（二）选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，出现“插入表格”对话框。3．创建自由表格1.44©2009Office系列办公软件使用培训1．在表格中插入图形在表格中输入2．嵌套表格1.45©2009Office系列办公软件使用培训1．缩放表格编辑表格2．插入单元格4．插入行或列5．删除行或列6．合并单元格7．拆分单元格3．删除单元格1.46©2009Office系列办公软件使用培训1．改变列宽表格的格式化（一）2．改变行高3．表格自动套用格式4．文本垂直对齐方式1.47©2009Office系列办公软件使用培训5．添加边框和底纹表格的格式化（二）1.48©2009Office系列办公软件使用培训示例：表格中的数值计算1.49©2009Office系列办公软件使用培训插入图片绘制图形编辑图形图片格式图形处理3.5图形处理1.50©2009Office系列办公软件使用培训插入图片1．插入剪贴画2．从文件中插入1.51©2009Office系列办公软件使用培训绘制图形1．添加自选图形2．添加直线或曲线3．绘制任意多边形1.52©2009Office系列办公软件使用培训编辑图形（一）1．选定图形2．调整图形的大小3．对齐和排列图形1.53©2009Office系列办公软件使用培训编辑图形（二）4．图形对象重叠5．组合图形组合图形1.54©2009Office系列办公软件使用培训图片格式1．“图片”工具栏2．“设置图片格式”对话框1.55©2009Office系列办公软件使用培训文档打印打印预览预先浏览一