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采购管理知识培训第一章采购概论一、采购的重要性1、采购物料成本占生产总成本的比例很大。若物料或设备无法以合理的价格获得,则直接影响到企业的经营。若采购价格过高,则产品的成本也高,影响到产品的销售和利润;若采购成本过低,则很可能采购的物料品质很差,影响到产品的品质,从而使产品不具备市场竞争力。2、采购周转率高,可提高资金的使用效率;3、采购部门可在搜集市场情报时,提供新的物料以替代旧物料,以达到提高品质,降低成本的目的;4、采购部门经常与市场打交道,可以了解市场变化趋势,从而将市场信息反馈给公司决策层,促进公司经营业绩成长。第二章采购的组织结构与职能第一节采购人员的工作职责一、采购部门的职能1、分析公司原材料市场品质、价格等行情;2、寻找物料供应来源,对每项物料的供货渠道加以调查和掌握;3、与供应商洽谈,并安排工厂参观,建立供应商的资料;4、要求报价,进行议价,有能力可进行估价,并作出比较;5、采购所需的物料;6、查证进厂物料的数量与品质;7、对供应商的价格、品质、交期、交量等作出评估;8、掌握公司主要物料的市场价格起伏状况,了解市场走势,加以分析并控制成本;9、依采购合约或协议控制协调交货期;10、呆料与废料的预防与处理。二、采购人员的工作内容1、建立供应商资料与价格记录;2、对采购物料进行ABC分类;3、采购方式的决定;4、市场行情的经常性调查;5、询价、比价、议价及订购作业;6、交期的进度控制;7、进料品质、数量异常的处理;8、内外销差价、退税资料的提供;9、付款整理、审查。三、采购主管的工作职责1、新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作;2、对新供应商品质体系状况(产能、设备、交期、技术、品质等)的评估及认证,以保证供应商的优良性;3、与供应商的比价、议价谈判工作;4、对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作,以确定原供应商的稳定供货能力;5、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况,以期提升产品质量及降低采购成本;6、采购计划编排,物料订购及交期控制;7、部门员工的管理培训工作;8、与供应商以及其他部门的沟通协调等。四、采购主管助理的工作职责1、协助主管进行材料采购渠道的搜集;2、采购计划的制定;3、市场行情的调查分析与统计;4、供应商评估数据的统计与分析;5、采购人员的培训工作;6、采购有关文件的编写工作。五、采购工程师的工作职责1、主要原材料的估价;2、供应商材料样板的品质初步确认;3、材料样板的初期制作与更作;4、替代材料的搜寻;5、采购部门有关技术、品质文件的拟制;6、与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调;7、与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调。六、采购员的工作职责1、订购单的下达;2、物料交期的控制;3、材料市场行情的调查;4、查证进料的品质和数量;5、进料品质和数量异常的处理;6、与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。七、采购文员的工作职责1、各种采购单据与报表的收集、整理与统计;2、采购品质记录的保管与维护;3、采购事务的传达。第三章供应商管理第一节供应商调查一、选择供应商的意义1、供应商供应物料的顺畅:使生产不会因为待料而停工;2、进料品质的稳定:保障生产成品品质的稳定;3、交货数量的符合:使公司生产数量准确;4、交期的准确:保障公司出货期的准确;5、各项工作的协调:良好的配合使双方的工作进展顺利。所以选择供应商,直接影响企业的生产与销售,对企业影响非常大,因此,选择优秀的供应商是非常重要的。二、好的供应商应包括的主体1、优秀的供应商领导人;2、高素质的管理干部;3、稳定的员工群体;4、良好的机器设备;5、良好的技术;6、良好的管理制度。三、供应商的确良调查主要内容1、管理人员水平:管理人员素质的高低、工作经验是否丰富、工作能力的高低。2、专业技术能力:技术人员素质的高低、研发能力、各种专业技术能力的高低。3、机器设备情况:机器设备的名称、规格、厂牌、使用年限及生产能力;机器设备新旧、性能及维护状况等。4、材料供应状况:所用原材料的供应来源、供应渠道是否畅通;品质是否稳定;其供应商原料来源发生困难时,其应变能力的高低等。5、质量控制能力:质量组织是否健全、品管人员素质的高低、品管制度是否完善、检验仪器是否精度及维护是否良好、原材料的选择及进料检验的严格程度、操作方法及过程标准是否规范、成品规范及检验标准是否规范、品质异常的追溯是否程序化、统计技术是否科学以及统计资料是否详实等。6、财务及信用状况:每月的产值、销售额、来往的客户、来往的银行、经营的业绩及发展前景等。7、管理规范制度:管理制度是否系统化、科学化、工作指导规范是否完备、执行的状况是否严格。四、供应商开发的步骤1、物料分类:生产主料和辅料等按采购金额比重分三类;按材料成分或性能分类。2、收集厂家资料:根据材料的分类,搜集生产种类物料的厂家,填写在《厂家资料表》上。3、供应商调查:根据《厂家资料卡》上名单,采购部门将《供应商调查表》传真到供应商填写,4、成立供应商评估小组:由副总经理任组长,采购、品质、技术部门经理、主管、工程师组成评估小组。5、调查评估:按规模、生产能力等基本指标进行分类,选派人员按《供应商调查表》所列标准进行实地调查;所调查项目如实填写于于调查表上,然后由评估小组进行综合评估,将合格厂商分类按顺序统计记录。6、送样或小批量试验:调查合格之厂商可通知送样或小批量采购,送样检验或试验合格者即可正式列为《合格供应商名册》;只从合格供应商中采购,非合格供应商的采购需报批;7、比价议价:对送样或小批量试验合格的材料评定品质等级,并进行比价,确定一个最优的性价比。8、供应商辅导:列为合格的供应商,公司应给予技术、管理、品管方面的辅导。9、追踪考核:每月/每季对供应商的交期、交量、品质、售后服务进行统计、定级。10、供应商筛选:根据供应商定级,A类供应商加大采购量、B类的作为培养对象、C类的限期纠正、提高。第二节供应商开发与考核一、供应商考核主要项目1、价格:根据市场同类产品价格,得出合理的价格;2、质量:2.1批退率:根据某固定时间内批退率判定品质;2.2平均合格率:根据每次交货的合格率判定品质;2.3总合格率:根据某固定时间内总合格率来判定品质。3、交期交量:3.1交货率=送货数量/订购数量*100%;3.2逾期率=逾期批数/交货批数*100%;4、配合度(服务):配合度上配备适当的分数。由此得出总分,以此来考核供应商的绩效。二、供应商评估主要控制要点1、供应商的初选及选择条件;2、供应商的质量管理能力的调查;3、供应商样品质量鉴定;4、供应商评估内容及步骤的确定;5、供应商评估结论的审核与批准;6、合格供应商的批准;7、合格供应商档案的建立;8、合格供应商的供货情况定期监督与考核;9、根据供应商定期考核情况,进行优胜劣汰或辅导;10、监督以及发现问题的处置。三、供应商评估主要控制要点1、供应商的初选及选择条件;2、供应商的质量管理能力的调查;3、供应商样品质量鉴定;4、供应商评估内容及步骤的确定;5、供应商评估结论的审核与批准;6、合格供应商的批准;7、合格供应商档案的建立;8、合格供应商的供货情况定期监督与考核;9、根据供应商定期考核情况,进行优胜劣汰或辅导;10、监督以及发现问题的处置。四、供应商的控制方法1、派常驻代表;2、定期或不定期到工厂进行监督检查;3、设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查;4、成品联合检验,可以由客户会同采购人员一同到供应商处实施联合检验;5、要求供应商及时报告生产条件或生产方式的重大变更情况(如发包外协等);6、组织管理技术人员对供应商进行辅导,使其提高质量水平、满足公司质量要求;7、由供应商提供过程控制的相关检验记录;8、进货检验。五、选择合格供应商的方法1、供应商生产能力的评估;2、供应商质量管理体系的现场评价;3、产品样品的评价;4、对比类似产品的历史情况;5、对比类似产品的检验与试验结果;6、对比其它使用者的使用经验。第四章采购控制第一节采购方法一、采购要求的五大原则1、决定合适的价格要经过以下几个步骤:多渠道询价;比价;自行估价;议价;2、适时:依照生产计划制定采购计划,按计划适时进料;3、适质:“价廉物美”是最佳的选择。品质不良,经常性的退货,造成管理费用增加;经常退货,生产计划变更,增加生产成本,影响交期;物料品质不良,造成不良品增加,返工/返修多;品质不良,成品合格低,客户投诉增加。4、适量:采购量多,价格相对便宜,但增加资金周转率、仓库储存成本,应根据资金的周转率、储存成本、物料需求计划等综合计算出最经济的采购量;5、适地:供应商离公司越近,运输费用就越低,机动性越强,协调沟通截止方便,成本自然越低。二、采购方法1、按采购地区分类:国内采购;国外采购;2、按采购方式分类:直接采购:直接向物料生产厂商进行采购;委托采购:委托某代理商向物料生产厂商进行采购;调拨采购:在分厂将过剩物料互相调拨支援进行采购。3、按采购政策分类:集中采购:由公司总部采购部门统一进行采购;分散采购:由各分厂的采购部门独立进行采购。4、按采购性质分类:公开采购:选购行为公开化;秘密采购:采购行为秘密进行;大量采购:采购数量多的采购行为;零星采购:采购数量零星化的采购行为:特殊采购:采购项目特殊的采购行为;普通采购:采购项目普通的采购行为;正常性采购:采购行为正常化而不带投机性质的采购;投机性采购:物料价格低廉时大量买进的采购行为;计划采购:依据物料需求计划的采购行为;市场性采购:依据市场的情况的而从事的采购行为。5、按采购时间分类:长期固定性采购:采购行为长期固定性的采购;非固定性采购:采购行为不固定,需要时就采购;计划性采购:根据材料需求计划进行采购;紧急采购:物料急用时毫无计划的紧急采购行为;预定采购:预先将物料购进而后付款的采购;现金采购:现金购买物料的采购。6、按采购订约方式分类:订约采购:买卖双方根据订立合约的方式进行的采购;口头电话采购:买卖双方不经过订约方式而是以口头或电话洽谈方式而进行的采购;书信电报采购:买卖双方借书信或电报的往返而进行的采购;试控性订单采购:采购方在进行采购事项时因某项原因不能大量下订单,先以试探性下少量订单的采购。7、按采购价格方式分类:招标采购;询价现购;比价采购;议价采购;订价采购。三、采购协议内容1、交货地点:交货地点的远近,直接影响到采购价格的高低,影响交货时间的长短,运输途中的危险性,付款验收的效率与方便等,因此这些问题是事先确定的;2、包装及运输方法:包装是否规范对物料进厂的品质有密切关系,并影响到物料的验收作业,因此在采购时应将包装及运输方式列为协议内容之一,并对使用包装材料的材质、衬垫、标识等加以规定。运输工具的选择及运输路线的决定均会影响运费的高低、交货时间的长短及安全程度等,因此对运输方法应先予以明确;3、付款方法:付款方法在采购当中是一个重要的内容,当公司资金较为充裕时,可现金购买,从而可在价格、交期或其他条件上获得补偿,对于资金较为困难的,可选择月结30日或月结60日等。付款方法还可用来管理供应商,对于优秀供应商,转帐支票的到期日短,反之则长。4、采购标准:如品质验收的标准,交期长短的规定等一些标准规范等应先予以确定;5、遇上不可抗力因素的处理:如天灾等现象,出现违约应如何处理;6、违约责任:对品质标准、品质欠佳、交期延误、交货数量不足、服务水准低,如何处理等,应预先予以规定;7、其他:如长期合约的有效期、是否需要公正、采购方提供给供应商物品的保管等可以人微言轻协议条款予以规定。四、采购管理的目标1、正确计划用料:配合销售目标与销售计划;预防呆滞废料的发生;加强用料支出的控制。2、适当存量管理强化重点管理(如ABC物料法管理);提高存货周转率;适时、适量的供应物料;适当有计划的库存;提高库位的使用率。3、强化采购管理采购五原则:适价、适质、适量、适时、适地;充分了解并掌握市场行情;与供应商协调配合,保
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