采购管理程序

缩写XX公司文件编号采购管理程序版本/修改A/0页次第1页，共2页1.0目的：对采购过程进行控制，确保采购产品满足规定要求，并不断降低成本。2.0范围：适用于公司原材料、包装材料及非生产材料的采购过程管理。3.0定义：3.1原材料：指用于产品的组成部分；3.2包装材料：为满足客户要求、保护产品在交付过程中不被损坏的外包装；3.3非生产材料：包括办公用品、劳保用品等。4.0职责：4.1采购科负责本程序的制订、修订、培训及实施。4.2采购科负责所需产品的计划、采购、追踪及管理。4.3采购科负责《采购合同》的签订、质检部负责《质保协议》的签订。5.0参考文件：5.1《供方评定和开发程序》6.0记录：序号名称保管部门保管期限1采购合同采购科一年2质保协议质检科长期3采购订单采购科最新4申请表采购科三年5入库单仓库一年7.0作业内容7.1对生产类物资（原材料、包装材料）的采购。7.1.1采购科根据销售部的销售计划查看原材料信息，并根据原材料和成品信息制定《采购订单》,注明物料名称、规格型号、数量、质量要求、到货日期。7.1.2采购科应分解采购数量，对所有的供应商询、比、议价，并确定相匹配的供应商和供货比例，采购订单由采购经理批准后发传真或邮件给供应商。7.1.3当供应商由于异常原因不能按时交付或存在质量问题和质量隐患时，应及时通知采购科，采购科应及时通知销售部协商并向经理报告是否重新选定供应商，并对其交付情况进行电话跟踪。7.1.4采购科在第一次向供应商报批量供货计划时应先审查是否与供方签订《质保协议》。7.2采购的跟踪：7.2.1对于采购的原材料，采购科要求供方在收到传真/邮件后及时回复，两天内不回复视为默认，采购科在订单下达时通知供应商并跟踪其交货情况，以免发生意外状况，对于逾期不能交付又不及时沟通的供应商报告经理，必要时报总经理。7.2.2对于供应商的异常交货，质检应予以记录，并做好纠正措施，对于产生的费用进行原因分析及责任区分，并做相应处理。7.3采购的验证7.3.1供方依据《采购订单》协商时间、数量、质量及包装等要求进行发货，发货时应附销货清单、批次检验报告单。7.3.2原材料到公司后，采购通知质检检验；合格产品的质检报告交给仓库，仓库填写《入库单》，验收数量，报财务、采购各一份。7.4不合格品的处理7.4.1经质检判定为不合格，又因急需或其它特殊情况，采购科会同供方管理小组评审该批不合格品，确认在不影响产品质量、性能的前提下，由采购科开具特采《申请单》，缩写XX公司文件编号采购管理程序版本/修改A/0页次第2页，共2页经供方管理小组会签后，方可办理入库。7.4.1经供方管理小组会签不通过，该批产品影响产品质量和性能时，由质检开出《不合格品通知单》，通知采购科予以退货处理，若是由于供方的原因而产生的不合格，退货时一切费用由供方承担。7.5对供方的监视采购科对供方的监视应包括产品质量、交付、生产中断和退货。7.6非生产材料的采购非生产材料由需求部门填写《申请表》，列出采购明细，并注明目的和用途，由授权人员批准后，交采购科进行采购。材料到场后，附申请表，由需求部门验收并在申请表反面签字证明已接收。7.7采购过程监督采购科将采购合同原件交财务部存档，财务部依据公司的材料款支付制度与供方结算。文件发行、修订、审核记录序号生效日期发行、修订状态编制审核批准12009-05第一次发行