浦东新区声像档案管理办法

—1—浦东新区声像档案管理办法第一章总则第一条为加强浦东新区声像档案的科学管理，充分发挥声像档案在现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范（GB/T11821－2002）》等有关规定，结合本地区实际情况，特制定本办法。第二条声像档案是指机关、团体、企事业单位和个人在行使职责或从事社会活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、录像、录音等专门载体材料。第三条声像档案是全宗档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。第四条声像档案管理工作的基本任务：（一）收集、整理、鉴定、保管和统计本单位的声像档案；（二）指导、监督、检查所属单位声像档案的管理工作；（三）开展声像档案的利用工作，实现其档案价值。第五条浦东新区档案局负责全区声像档案的监督、检查、指导。浦东新区档案馆负责全区声像档案的征集、接收和日常管理工作。—2—浦东新区城建档案信息管理中心负责全区城建声像档案的监督、检查、指导、征集、接收和日常管理工作。各单位的档案管理部门负责本单位及所属单位声像档案的管理工作。第二章声像档案的归档范围第六条凡是在单位职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存利用价值的声像材料均应归档。（一）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；（二）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；（三）记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；（四）其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。第三章声像档案的归档要求第七条归档的声像材料必须真实，对真伪存在疑问的应采取必要措施进行鉴定。第八条归档的声像材料必须是原件（或原件拷贝），内容完整清晰，相关数据准确，并附有详细的文字说明，保持历史原—3—貌和自然形成规律。由声像获取设备直接形成的实物载体视为原件，同载体（同格式）复制件或保证原始性的转载体（转格式）复制视为原件拷贝件。第九条归档的照片档案应是照片、底片（数码源文件）、说明齐全，底片（数码源文件）与照片影像一致，对反映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归档。数码源文件是指由数码相机形成的含有EXIF信息的JPEG/TIFF格式数码照片。EXIF信息（exchangeableimagefileinformation）是指由数码相机在拍摄过程中自动采集的一系列信息，包括光圈、快门、ISO、时间等参数以及相机的品牌型号等相关信息。第十条录像档案选用数字文件归档时，标准分辨率（SD）宜用标准PAL制式AVI或MPEG-2格式文件归档，高分辨率（HD）宜用标准MPEG4格式文件归档。第十一条由录音笔等数码设备产生的数字录音档案，宜用标准WAV或MP3格式文件归档。第十二条数字文件形式的声像档案，在归档载体的选择上首选LTO磁带，其次为外置硬盘。光盘不适合作为归档载体，只适用于短期备份和数据移交。数字文件形式的声像档案除正式—4—的归档载体外，必须要有备份载体。归档载体与备份载体最好不同类型，如为同类型载体也要选用不同的品牌型号。第十三条声像档案整理后应按时交本单位档案部门归档，不得私自保存。归档时填写交接清单，交接双方各存一份备查。第四章声像档案的整理要求第十四条声像档案的整理应遵循保持档案的有机联系、利于保管、便于利用的原则。第十五条声像档案的保管期限参照国家档案局和各专业主管部门、各单位制定的归档范围和保管期限表。第十六条声像档案的保管单位为张、册、盒。第十七条声像档案要各自分类、编号，按不同载体的保管条件分别存放。第十八条照片按类别——年度分类，同一类别同一年度的照片按顺序排列编号。一次活动或一个专题形成的照片可组成一个或若干个保管单位；数量少的可将同一类别同一年度若干次活动或专题的照片组成一个保管单位。底片不分类别，按年度流水排列。录像带、录音带、LTO磁带、硬盘不分类别，按流水排列。档号编制方法具体参见附件《浦东新区声像档案档号编制方法及信息化数据管理要素规范》。—5—第十九条照片要冲印装册，录像带、录音带、LTO磁带、硬盘要装盒保存。所有归档的声像档案必须做到有档号、有说明文字。第五章声像档案的管理第二十条声像档案按载体、类别进行登记编目。同类档案按保管期限不同分别排放。第二十一条保管声像档案要设置专用库房或装具，要具备防盗、防火、防水、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防磁、防潮等功能，配备温、湿度调节等设施，并保持清洁。专用库房温度应保持在2-18℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应保持在30-50%，日变化幅度不超过±5%；保存底片的设备温度应控制在2-21℃，相对湿度控制在20-50%之间。第二十二条底片、照片分开保管，但要保持参见号的联系。底片装入底片袋，保管、接触底片时防止擦伤、损坏。第二十三条对长期保存且不常用的录像带、录音带，每年倒带一次；照片、底片、数字文件归档载体每年检查一次，发现问题要及时修补和复制。对于早期声像档案要有步骤地开展数字化抢救工作。对于原先刻录在光盘上的声像档案要做好数据逐步迁移工作。—6—第二十四条归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何单位和个人不得私自复制和人为破坏其原始性。第二十五条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案的移交、接收和库存数量统计，保管基本情况统计，提供利用和效果的统计。第二十六条建立声像档案鉴定销毁制度，具体参照有关法律法规执行。第六章声像档案的移交第二十七条声像档案归档时要填写移交登记信息，包括项目、单位、地点、作者、题名、形成时间、载体类型、来源、档号、技术质量、数量、批准人等内容，作为归档的依据。第二十八条声像档案的移交和接收按照《关于印发〈浦东新区档案移交和接收规定〉的通知（浦档﹝2013﹞38号）执行。第七章声像档案的利用第二十九条各单位档案管理部门要编制提供声像档案检索工具和专门阅览场所，为利用提供方便。第三十条建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。第三十一条向浦东新区档案馆、浦东新区城建档案信息管—7—理中心移交、捐赠、寄存声像档案的单位和个人，对其声像档案享有优先利用权。第三十二条各单位应利用声像档案积极开展编研工作。第八章附则第三十三条建设工程声像档案的管理参照上海市工程建设规范《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》（DG/TJ08-2046-2008）。第三十四条各单位要根据本办法，结合本单位具体情况制定声像档案管理制度。第三十五条本办法由浦东新区档案局负责解释。第三十六条本办法自2015年1月1日起施行，原《上海市浦东新区声像档案管理办法》（浦档﹝2005﹞40号）同时停止执行。附件：浦东新区声像档案档号编制方法及信息化数据管理要素规范—8—附件浦东新区声像档案档号编制方法及信息化数据管理要素规范根据《浦东新区声像档案管理办法》，结合浦东新区声像档案的实际情况，针对声像档案的不同类型，制定各类声像档案档号的编制方法及信息化数据管理要素规范。一、声像档案类型及其代号声像档案按照类型一般可分为照片档案、录音档案、录像档案等。声像档案的代字：SX声像档案的类别代号：照片档案1；照片底片2；录像档案4；录音档案5。二、声像档案档号编制方法（一）照片档案1、照片册编号：S1（照片档案代号）·X（属类号）·XXXX（年代号）－X（顺序号）。说明：A、S1是一级类目，X（属类号）是二级类目，年代号是三级类目，为4位的阿拉伯数字。照片档案中，一、二、三级类目—9—是固定的，四、五级类目各单位按需设置，但最多不可超过五级类目。B、照片档案属类号由各单位自定，不分属类的，用“0”取代。属类可参照以下方法分：（1）会议类代号：1专指本单位组织、参加的各类会议（2）活动类代号：2专指本单位组织、参加的各类活动（3）人物类代号：3专指本单位历任各级领导，单位人员组成、调整、调动等（4）成果类代号：4专指本单位全面建设取得的成绩、奖状、奖杯、荣誉称号等（5）业务建设类代号：5专指本单位业务工作的开展、业务学习培训等（6）城市建设类代号：6专指市政建设、城镇现貌、动拆迁等（7）工程竣工档案类代号：7专指工程竣工档案，以及本单位的工程建设竣工档案（8）征集类：8专指档案部门对外征集的声像材料—10—（9）其它类：9专指其它以上各类不能归入，但该归档的内容例如：S1·1·2005－1，即为照片档案2005年会议类第一册。2、单张照片编号：以每册为单位，每本照相册的照片号从“1”开始编流水号。照片编号：照片册号－X（流水号）。例如：S1·1·2005－1－1，即为照片档案2005年会议类第一册第一张。3、底片册按年度编流水号，中间不能漏号、重号。底片册编号：S2（底片档案代号）·XXXX（年代号）－X（流水号）。例如：S2·2005－1，即为2005年的第一本底片册。4、底片以每册为单位，每本底片册的底片号从“1”开始编号。底片编号：底片册号－X（流水号）。例如：S2·2005－1－1，即为2005年的第一本底片册第一张底片。5、数码照片和数字化扫描照片的文件夹储存结构和命名规则参照实体照片册和照片，即文件夹名为册号。次文件夹名为序—11—号+单个事件题名，各个事件下的照片名为实体照片编号，事件说明及该事件的每张照片说明以TXT文本或word文档存于该文件夹下。如已使用文档一体化软件管理的单位，可由软件直接导出备份。储存数码照片和数字化扫描照片的备份载体可以根据单位自身情况编号，但要标注所含照片册的信息。（二）录像、录音档案由于各单位录像、录音档案数量相对较少，而且在同一盒像带、录音带中可能记录多次活动内容，因此，录像带、录音带的档号编制不分类别，按流水编号，以盒为单位保管。具体的内容说明著录至检索列表或数据库中（数字文件声像档案载体参照此法，按照流水建立相关文件夹）。1、录像带编号：S4（录像档案代号）－X（流水号）。说明：S4是一级类目，录像带档案中，一级类目是固定的，二、三、四、五级类目各单位按需设置，但最多不可超过五级类目。数字化储存载体参照此法。例如：S4－1，即为录像档案的第一盒。2、录音带编号：S5（录音档案代号）－X（流水号）。说明：S5是一级类目，录像带档案中，一级类目是固定的，二、三、四、五级类目各单位按需设置，但最多不可超过五级类目。数字化存储载体参照此法。—12—例如：S5－1，即为录音档案的第一盒。三、声像档案的信息化管理数据要素1、照片档案照片档案的信息化管理分为照片册、主题和照片三级。照片册级数据管理要素为：1）册编号2）册题名主题级数据管理要素为：1）事件题名2）内容说明3）照片起始号4）张数。照片级数据管理要素为：1）照片号2）照片存放地址3）底片号4）底片存放地址5）记录来源6）密级7）拍摄日期8）拍摄地点9）文字说明10）摄影者11）参见号12）备份载体盒号13）备份载体盒存放地址14）保管期限15）关键词16）备注。2、录像带、录音带档案1）载体盒号2）载体盒存放地址3）摄录日期4）摄录者5）摄录地点6）内容说明7）时间长度8）内容类别9）关键词10）载体类型11）记录来源12）密级13）成片编辑14）保管期限15）参见号16）备注。上海市浦东新区档案局办公室2014年11月19日印发