广东省档案馆电子档案在线移交接口规范(征求意见稿)

1广东省档案馆电子档案在线移交接口规范广东省档案馆二○一九年五月2目录1范围..............................................................................................................................................32规范性引用文件...........................................................................................................................33术语与定义...................................................................................................................................33.1电子文件.............................................................................................................................33.2电子档案.............................................................................................................................33.3元数据.................................................................................................................................44电子档案在线移交.......................................................................................................................45电子档案在线接收........................................................................................................................6附录A在线移交XML报文格式..................................................................................................7附录B移交接口接口说明...........................................................................................................10附录C电子档案移交与接收登记表...........................................................................................1131范围本标准规定了向广东省数字档案馆系统在线移交电子档案的数据内容、类型、格式及集成接口。本标准适用于广东省档案馆进馆范围内的机关、团体、企事业单位的电子档案管理系统的设计开发。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T9704—2012党政机关公文格式GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T1—2000档案工作基本术语DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案DA/T47—2009版式电子文件长期保存格式需求DA/T48—2009基于XML的电子文件封装规范DA/T54—2014照片类电子档案元数据方案DA/T57—2014档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范DA/T63—2017录音录像类电子档案元数据方案DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求3术语与定义下列术语和定义适用于本标准。3.1电子文件electronicrecords国家机构、社会组织或个人在履行其发法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。3.2电子档案electronicarchives具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。43.3元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。4电子档案在线移交4.1电子档案在线移交应当符合以下基本要求:a)电子档案及其元数据一起移交，采用基于XML的封装方式组织档案数据。在线移交XML报文详见附录A。b)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案一般应当解压缩后移交。c)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位备份保存至少5年。4.2电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。4.3电子档案的移交类型和格式要求:a)文书类。文书类电子档案的正本、定稿、文件处理单以及确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整；电子公文的电子印章齐全、完整，公文版式符合《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）要求。电子公文的正本、定稿、公文处理单应以符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009）的OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式移交；集中记录修改痕迹以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等流式文件格式移交。b)科技类。CAD电子档案应当采用DWG等通用格式移交，其他科技类电子档案的移交格式参照文书、声像类电子档案执行。c)专业类。移交的专业类电子档案包括但不限于国家专业档案基本目录所列内容。带有计算功能的电子表格或以数据库形式存在的专业类电子档案，如人口、环境、农业等各种普查数据，可以XML等跨平台通用格式移交，或直接以原格式移交。以数据库形式移交的专业类电子档案应当符合《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57—2014）的要求。d)声像类。声像类电子档案包括照片、录音、录像等类电子档案。移交的声像类电子档案应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动，以及活动的主要内容、主要人物、主要场景等。照片类电子档案应当采用JPEG、TIFF格式，其可交换图像文件（EXIF）信息应保存完整，像素数不低于300万。录音类电子档案应当采用MP3、WAV文件格式移交；重要或珍贵的录音类电子档案采用WAV格式移交，音频采样率不低于44.1KHz。录像类电子档案应当采用AVI、MPG、MP4格式移交，比特率不低于8Mbps。54.4电子档案元数据构成及要求：a)元数据的构成包括文件实体元数据、组件实体元数据和过程实体元数据三个域。文件实体元数据用于记录电子文件背景及内容等信息（如：年度、机构问题、文号、责任者、题名、成文日期等）；组件实体元数据用于记录原生电子文件或档案数字化副本的结构信息（如文档格式、计算机文件名、计算机文件大小等）；过程实体元数据用于记录文件形成及管理过程数据（如业务行为、行为人、行为事件等）。文件实体元数据为必选域，组件和过程实体元数据为可选域；b)文书类、科技类、专门类电子档案元数据参照《广东省档案馆文书类电子档案元数据方案》执行。c)声像类电子档案包括照片、录音和录像电子档案，其电子档案元数据分别参照《广东省档案馆照片类电子档案元数据方案》、《广东省档案馆录音类电子档案元数据方案》、《广东省档案馆录像类电子档案元数据方案》执行。4.5档案移交单位网络需要接入广东省政务外网或政务内网，通过调用广东省数字档案馆部署在政务外网或政务内网的在线移交接口进行电子档案在线移交。详细移交接口说明见附录B。广东省政务外网不能传输涉密的电子档案，政务内网只能在线传输机密级及以下的电子档案，其他涉密电子档案应当进行离线移交。4.6档案移交单位在向省档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案进行真实、完整、可用和安全方面的检验，合格后方可移交，检验结果记录于附录C。移交电子档案的检验要求如下：a)检验电子档案的内容，确认其符合关于档案进馆范围的要求。b)检验电子档案的文件格式，确认其为移交格式。如不符合电子档案移交格式的要求，应当组织格式转换。c)检验电子档案形成、管理的元数据，确认有关责任人和时间准确，可为相关公务活动提供依据。d)检验电子档案的真实性和完整性，确认其来源可靠、未被篡改，内容和结构完整。检验必要的元数据有无缺损。确认与其具有有机联系的关联电子档案、组件齐全完整，关联电子档案、组件之间的有机联系得以揭示和维护。e)检验电子档案的安全性和可用性，确认其不带计算机病毒，其内容、结构、载体和签署、时间等背景信息未被破坏；确认电子档案可被存取、检索、显现和理解，可供合法的下载、浏览打印、复制等形式的利用。f)鉴定电子档案的密级。移交单位应当按照国家和我省有关保密工作的法律、法规规定，明确待移交电子档案的保密等级。g)鉴定电子档案的保管期限。移交单位应当按照档案保管期限的有关规定，明确移交电子档案的保管期限。65电子档案在线接收5.1电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。5.2省档案馆接收电子档案时，应当对其内容范围、格式和质量按照本规范4.6章节要求进行检验，合格后方可接收。发现不属于进馆范围或不符合真实性、完整性、可用性和安全性要求的，应退回移交单位予以改进。5.3电子档案经检验合格后，档案馆与移交单位应当办理电子档案交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，并各自留存一份。《电子档案移交与接收登记表》格式见附录C，可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。5.4省档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到相关元数据中。7附录A（规范性附录）在线移交XML报文格式A.1按件整理的XML报文示例?xmlversion=1.0encoding=UTF-8?archivetarget=全宗名称/文书档案库objecttype=文件validate=falsepropertyname=全宗号value=XXX/propertyname=立档单位名称value=XXX/propertyname=类别号value=XXX/propertyname=件号value=XXX/propertyname=保管期限value=XXX/propertyname=年度value=XXX/propertyname=文号value=XXX/……objecttype=组件validate=falsepropertyname=稿本value=XXX/propertyname=格式信息value=XXX/propertyname=计算机文件名value=XXX/propertyname=计算机文件大小value=XXX/……objecttype=电子文件validate=falsepropertyvalue=ZZZtype=file//object……/object……objecttype=过程validate=falsepropertyname=机构人员类型value=XXX/propertyname=机构人员名称value=XXX