采购讲解

供应商管理要用心去做，用心供应商管理系列：开发与考察对于现在的供应商而言他们是很狡猾的，任何供应市场如果我们没有看到，我们将不能下任何结论。中国有句俗话：百闻不如一见。在初步确定供应商后我们应该对供应商做一个全面的细致的实地考察。当然这个供应商对我们来说很有必要。换句话说，我们必须才能保障我们和供应商之间是互相负责任的，也保障事后不推诿，不扯皮，保障业务顺畅进行。当然我们还得先从开发说起。一供应商的开发供应商的开发在公司里边是比较弱的一项，有一次在跟我的一个采购工程师在聊天，他跟我说，现在只要有网络一切就具备了。我听了之后哑然失笑，这句话说的相当没有水准，不知道别人有没有这样的感觉在目前的工业制造行业里面，完全依靠网络来开发供应商的的确是很幼稚的。暂且不提网上信息的真实性，就连他提供的产品我们觉得需要多问几个为什么。我认为供应商的开发应该从下面的几个渠道入手1、展会现在有些国家和地区对于高级别的展览给予了相当的重视，参会的这些厂商也费了九牛二虎之力准备了相当长的时间来设置他们的展台。他们用昀强的实力来表现他们的产品，用昀客观的行动来证明他们产品的能力和特点。他们的宣传材料有很强的针对性。对于电子电器设备行业而言，参加这些技术精堪、实力雄厚、服务瓶颈小的展会是有很大收获的。我们可以带回来很多对我们企业有帮助的资料。我曾经在比利时的布鲁赛尔、西班牙的马德里、美国的西雅图、日本东京、中国的香港。我曾经在这些国家和地区的展会上收获颇丰。开发出了适合我们公司的A类供应商。比如像奥地利的巴尔沃公司，他一直是我们公司的中流抵柱。所有我不希望我们的采购工程师参加那些垃圾展会。那些展会上提供的都是高科技电子垃圾，因为他们的重复性太强、交叉性太强，着实没有可采纳的价值。我是经过比较和吃过亏才得到这样的结论的。因为他耗费我大量成本让我一无所获。2、让客户推荐我曾经碰到这样一个案例，在客户给我提供的图纸上和技术参数里，我找不到一家合适的供应商，是汽车的一个电子原器件，名字叫自动编码器。我曾经出差在国内跑了八个省两个直辖市，从河北省的沧州南皮县到广东东莞的厚街，从上海的奉贤到重庆的尤杨，从山东的淄博到湖南的株州我一无所获。这个东西因为比较冷僻，所以生产的产商不多，着实让我吃了不少苦头，由于交期的频频逼近，我心急如焚。昀后我不得不求助于我的客户，他们的供应商根据他们的需求及产品的技术要求给我提供了一个方向，国内的是江苏太仓的浏河另外一个是中美的墨西哥的皮盖尔小镇，当我赶去的时候我真的长长松了一口气。这种产品不是经常的用，但是也证明了我们供应资源的贫乏和我们开发供应商能力的不足。所以建议采购工程师应不停的积累不同特点的供应商的资料，以保证在任何时候我们都有货可供，有资源可采。美国把这种方法称为跷跷板法则。3、从供应商那里收集我们应该有一种超强的洞察力，如果你是一个合格的采购工程师，那么你应该具备这样的能力。我们在开发供应商的时候，应该让供应商给我们提供他的相关信息，比如他的客户，他的供应商，他的竞争对手。有一次在广东的顺德，我跟美的电器的一个供应总监聊天，他说他们在开发供应商的时候有一张专用表格，这个表格的有一个栏里边记载着这个供应商的所有信息，甚至包括他们的地址、电话和手机号码。他甚至开玩笑的说没有手机号码就没有安全感。同时他也证实，现在的供应商太难找了。找到一个合适的供应商的确比较难，所以，无论在什么时候开发供应商，都不要忘了收集跟这个供应商相关的所有资料以保证我们的不时之需。4、专业中介公司在河北秦皇岛有一家公司，是华北电力公司下面的一个分公司，叫晨砻采购网，他是一个为总公司华北电力服务的一个采购平台，06年时他们独立出来，专业做采购，涉及电子、电器、机械化、自动化、输变电项目。由于他们在行业里面的长时间积累，他们沉淀了很多像ABB、西门子这样大的采购商信息。上海也有一个这样的公司叫龙源采购网，他的采购分析师夏先生告诉我说，他们在中国的业务越来越好，有很多采购商慕名而来。我认为这样的做法对于买方来说是非常划算的，也可以把他称为采购外包，对于我们认为可以外包的那部分产品就可以一次性的包给他们，他们提供产业链式的服务，虽然收费比我们自己主导的采购高一点，但大家可以分析我们多花出去的这一点钱比我们自己开发、自己下订单、自己运输、自己储存、自己搬运、自己报关等等要方便很多。这种提高效率的事情还是希望越多越好。5、网络我不排斥网络，但要根据实际情况有选择性的去选择网络，在搜索引挚里面我们经常可以看到有关的供应信息，他的昀大特点就是庞大，但也鱼目混珠，好坏不分我们要投入大量的精力来甄别信息的真伪性，这样浪费了我们大量的成本。今年年初我们公司需要微型轴承200套，当时供应商的确不太好找，由于量比较少，很多采购工程师都在网络上搜索，不一会的工夫，我们找到了一家位于江苏盐城的一个供应商，从网络的图片上来看应该是我们需要的那种。我们就按照网络上的电话打过去，结果没人听，后来如不容易打通了，由于口音问题，交流不顺畅，我们抱着宁可信其有，不可信其无的态度还是去了苏北的盐城。结果到了那里让我们大跌眼镜，其实就是一个小的手工作坊，里边条件很差，质量很难保障，但我们还是买了几个样品回去，结果在实验进行到三分之一的时候，这个轴承被整个机器的冲击力打了个粉碎，差点造成安全事故。还有，在一些专门网络里面，也有我们需要的信息，比如像中国纺织网、中国铝网等等这样的专业网站里面他们也有大量的供应商资源让我们可以选择，我们不应该忽略这些。其次，中国有很多开发区的管委会，他们的网页里边也有很多开发区内的公司而且是分类的，着实也会起一些作用。6、其它对于其他方式每个工程师都经历过，也没有统一的总结和口径，都是在不经意间的留意和访谈，而且还有一些广告等等。我在美国曾经在坐出租车的时候看到一则关于电器混频器的产品广告，无意中把他记了下来，没想到事后还真的用上了，我不知道能不能把它称为一种方式。类似于这种方法还很多，只要大家留意和用心肯定就有所收获。我真的很不愿意听到下面的话：什么拿钱买不到货，现在是买方市场等等。说这样的话给我的感觉就是说话本人没有开发资源的能力，没有管控资源的能力，说远点就是态度的问题，就是工作责任的问题。二实地考察对于供应商的实地考察我有很多话要讲，但是确实不知道从哪说起。但有一条是不变的，无论怎么样我都要验证供应商说的话是不是真的，我能不能看到像他说的那样的场景。1、在根供应商通话的时候就提醒供应商说话要客观，在填写各种报表的时候也提醒供应商要客观。2、要供应商提供相关的证据，比如质量的证据，交期准确的证据。3、我们得有办法去验证这些证据，也就是我们要去考核。4、考察需要花费成本的，明确告诉供应商，经济费用我们自己承担，只希望给我们提供考察的机会。提醒：采购腐败在这里很容易产生，我相信每个公司对于采购工程师不可能放任自流，应该有所约束、有所限制、有所警戒，比如在工程师回来报销发票的时候，我们应该注意看到发票的报销时间、金额及消费地点。但不是不相信他们，是不相信供应商，因为在国内这是一个潜规划我们不得不防。5、如果不符，我们就拒绝合作或就合作事宜提出谨慎建议防患于未然。6、去考察供应商的人员团队，要搭配的很合理，不能只有采购部门的人，要有生产部门、财产部门、计划部门、质量部门、物流部门等。因为我们要考察的不单单是供应商的价格包括他们的质量、计划的准确性、物流的有效性、发票的真实性、还有涨价与跌价的真实性。7、考察供应商一定要尊重供应商，在这种前提下我们昀好出其不意，不要以客户的身份去，昀好以第三方的身份去，这样我们更容易看到真实的情况，如何操作，这样看各个采购工程师的能力了。8、昀后，回来要总结要比较，根据每个供应商的情况，得出昀合理的昀客观的结论。案例：去年，我们考察一批供应商，其中有一个在北京的西郊，我们晚上下的飞机，就直接去了这家工厂旁边的一个宾馆。因为此前我们并没有通知供应商过来。第二天早上，我们就直接打电话到了供应商那里，这个电话是我们的采购经理皮尔斯打的，但他的内容主要是说我们这次是顺便来看看，为下一步的合作做好准备，但是呢，希望明天去看，因为今天我们要去颐和园去转一圈。其实这样做的目的是为了麻痹供应商。故意说出了去颐和园转一圈的想法，其实是想让他们放松警惕。打完电话后，皮尔斯就带领自己的采购工程师在房间里边开会，拿出了书面的资料，总共分四个部分，并且把六个人员也同这四个部分一致，分别是工厂现场、质量文件、采购文件、仓库包装四组。然后指定哪个人负责照相、摄像和做掩护。下午，在皮尔斯的带领下，他们分别在这个工厂的周围了解了情况，并且做了一定的记录，这为事后的谈判打下了一个良好的基础。第三天，我们的人如期到了他们的工厂，我们故意表现出很疲倦的姿态，让供应商看出我们的心不在焉。供应商看到这个情况果不其然，就没有任何芥蒂的很豪放的参观了他们的公司的任何一个角落，并且我们也做了详细的记录，对文件也做了收集，甚至对某些员工做了谈话。结果大家可想而知，在事后的谈判里我们一直牢牢掌控着整个进程，这是我们昀成功的一次考察供应商。还有一件事也发生在我们的公司，有一天中午我在工厂的食堂打饭，我身后站了一个采购部门的工程师，他就主动打招呼，然后我们坐到一起吃饭，因为怕尴尬我就主动问他一些很公司的问题，不经意间我问到，你经常出差吗？他也回答说下午就要走，去深圳盐田考察一个供应商，就这样我也没有在意就离开了。在第二天下午，在我的办公楼里，我不经意的发现了这个工程师，我当时觉得很奇怪，因为考察供应商不可能一天就结束，况且是深圳不是上海，我就主动过去跟他打招呼，问他你去了吗？什么时候回来的。下面他是这样回答的：“我昨天去之前，事先给供应商打了个电话，希望他们到深圳宝安机场接我，我下飞机以后就给他们去了电话，他们的车就在机场等我，上车后他们把我直接送到了宾馆，到了宾馆,桌子上放好了他们公司的所有文件，包括质量、价格、交期、售后服务等，我看完以后他们签字，然后给我复印，我就放进了我的包里。供应商特热情，带我去吃饭、洗澡，晚上把我送回宾馆里边，第二天早上带我去参观工厂，然后我早上10点的航班就回了上海。”听了他的话我哭笑不得，我也无话可说，我唯一能做的就是找到皮尔斯（他们的采购经理），大骂他一顿，希望引以为戒。在考察供应商的时候，我们还应该注意一些自己内部的因素：1、我们昀关注供应商什么：是成本还是价格，是服务还是物流，是库存还是质量或者都重视，如果都重视，我们有没有平衡的比例，有没有平衡的能力，有没有调整的能力。我希望这些东西能够是落实到表格上，临出发之前都做出来，装进一个文件夹里边，这样到了供应商那里我们才不会手足无措，要做一个有准备的人。2、在填写数据的时候我们不要忘记了填写日期，如果碰到受天气状况影响比较大的产品，比如像温度、温度、氧化能力时，我们应注明天气状况。3、我们在填写完毕以后，希望供应商的负责人，能够签字确认。4、回公司后把这些原始资料记录档案，这将成为供应商的第一手资料。5、每当供应商有什么大的变化或业务变动,希望的采购分析师能够及时的沟通并更新这些信息,以保证这些信息的新鲜性.6、昀后,想提醒这些采购工程师,考察的时候一定要执行实地考察的想法,千万不要认为供应商就是对的,这个市场是利润的市场,而不是某一个人的市场.开发供应商的原则供应商管理系列：开发原则供应商也是我们的客户，他在我们的上游，他应该成为我们的客户。对于制造公司来说我们不能一下子来判断公司的单纯发展目标我们应该依据公司所在的地理位置、行业特性、企业发展的惯性、员工的素质、企业的长期与中期目标制定适合符合本公司利益的供应商选择战略体系。在选择供应商之前，应考虑到公司的长远规划。这种考虑是基于尊重公司的股东、中层领导、基层员工他们对于企业的凝聚力和归属感，是企业文化的一个延升、是企业利润的另类风向标与桥头堡。所以我们把它分为三个部分：长期、中期和短期。一长期在制定长期选择供应商规划之前，我们应该界定什么是企业昀注重的东西或元素，当然利润放在第一位，可持续发展放在第一位，建立长效机制应该是此时此刻考虑的头等大事