如何建立管理台账

如何建立管理台账石新国台账的定义台账：原是指摆放在台上供人翻阅的账簿，故名台账。久而久之，这个名词就固定下来，实际上就是流水账。台账就是明细记录表。不属于会计核算中的帐簿系统，不是会计核算时所记的帐簿。它是企业为了加强某方面的管理、更加详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助账簿，没有固定的格式，没有固定的账页，企业可根据实际需要自行设计，尽量详细，以全面反映某方面的信息，不必按凭证号记账，但能反映出记账号更好。如在仓库管理中，详细记录了什么时间，什么仓库，进什么货，数量多少，出库多少，运往哪里等等。台账也不断地演化，现在又把一些资料也称之为台账，如人口计划生育台账、外来人口管理台账、社会治安综合治理台账，这些台账不单是一些统计数字，而包括一些文件、工作计划、工作汇报、工作总结、以及有关资料，分门类别，整理成册成本，如上级检查或查找资料，随时拿出来查阅，这些现在也称为是台账。台帐的来历：过去的帐房先生，把经常使用的帐放在柜台上，时间一长，大家就称之为“台账”了。随着科学技术进步，计算机广泛应用，现在很多单位再不用手工做账，而用计算机做账，把有数据录入成软件，这叫做“电子台帐”。建立台账的作用（目的）1、在台帐资料的记录、整理和积累过程中起到自我督促、强化管理的作用。2、规范管理（上档次），提高管理水平的需要。3、对单位和管理人员起到了自我保护的作用。台账的基本（主要）内容一、原始数据（信息）登记；二、数据整理、汇总（汇总表）；三、对汇总结果进行分析、评价；四、对评价结果（正向或负向变化）进行原因分析；五、针对分析出的主要原因制定整改措施；六、对整改措施落实情况进行追踪、评价（效果）台账的基本（主要）内容专项管理项目还应包括以下内容：一、管理组织机构；二、制度、职责、流程、工作方案；三、责任书（合同）；四、培训记录、会议记录；五、意外伤害（事故）应急预案，事故处理记录（材料）数据（信息）搜集、整理、汇总数据的搜集、整理、汇总：医师即可完成。（需提供登记表）登记表要求有详细的内容（监测指标）数据分析、评价数据的分析评价必须由科主任完成。目的：主要评价数据变化的趋势（正向变化或负向变化）方法：对一组数据（当月数据）一般采用环比（同期比较）或与上月数据进行对比。但无法确定数据变化趋势。一般至少有三组（三个月）数据对比才能看出变化趋势。如原始数据太少可三个月（或半年）进行一次对比分析。必须同时使用表格与柱状图（管理工具）表达。数据变化的原因分析目的：寻找数据变化的原因。科主任牵头，管理小组成员参与。方法：从以下五个方面进行人：患者、医务人员机：仪器、设备料：药品、耗材法：诊疗方案、操作流程环：环境因素必须使用鱼骨图（管理工具）表达。制定整改措施目的：降低、减少数据负向变化；改善、提高数据正向变化。方法：针对原因分析结果，制定整改措施（简单、可行）追踪整改效果目的：确保整改措施落实方法：确定负责人；确定整改期限；评价整改效果。效果评价方法：采用汇总表和柱状图或曲线图（管理工具）进行数据比较。由于一般至少三个月以上数据才能看出变化趋势，故评价整改效果至少需要三个月。结果判断：数据呈正向变化趋势为整改有效，反之无效。整改无效的处理整改无效时需要考虑以下几方面因素：原因分析是否准确——重新进行原因分析（不可控因素）整改措施是否正确——重新制定整改措施（可行性）整改措施是否落实——制定保障措施（重在执行）评价方法是否正确——数据统计是否正确、管理工具使用是否正确。管理台账案例一重点病种管理：1.重点病种（月、季、年）汇总表：病种名称住院人数平均住院天数平均住院费用危重人数死亡人数死亡率%出院15天或30天内重返人数药占比%病种1病种2病种32.制作重点病种监测指标变化趋势图（柱状图或趋势图）（1）住院人数（2）平均住院天数（3）平均住院费用（4）危重人数（5）死亡率（6）出院15天或30天内重返住院（7）药占比3.针对监测指标变化趋势进行分析、评价：找出正向与负向变化指标4.针对负向变化指标进行原因分析（制作鱼骨图）注：有几个负向指标就需要制作几个鱼骨图5.制定整改措施：针对负向变化指标分别制定整改措施人机料法环负向指标原因分析管理台账案例二重点手术管理：1.重点手术（月、季、年）汇总表：手术名称手术级别手术人数术前平均住院天数平均住院天数并发症人数及发生率非计划重返手术围手术期死亡率药品比例平均住院费用手术名称1手术名称2手术名称32.制作重点手术监测指标变化趋势图（柱状图或趋势图）（1）术前平均住院天数（2）平均住院天数（3）平均住院费用（4）手术并发症发生率（5）非计划重返手术（6）手术相关死亡率（7）药品比例3.针对监测指标变化趋势进行分析、评价：找出正向与负向变化指标4.针对负向变化指标进行原因分析（制作鱼骨图）注：有几个负向指标就需要制作几个鱼骨图5.制定整改措施：针对负向变化指标分别制定整改措施人机料法环负向指标原因分析管理台账案例三危急值管理：专项管理台账，故台账内容应包括：1.危急值管理制度2.危急值目录（本科室）3.危急值登记本（表）4.危急值（月、季、年）汇总表：危急值类别次数接到报告到完成处理的平均时间记录情况追踪随访检验类影像类功能类其他5.制作危急值监测指标变化趋势图（柱状图或趋势图）（1）接报到完成处理平均时间（2）未完成记录的次数（3）未完成追踪随访次数6.针对监测指标变化趋势进行分析、评价：找出正向与负向变化指标7.针对负向变化指标进行原因分析（制作鱼骨图）注：有几个负向指标就需要制作几个鱼骨图8.制定整改措施：针对负向变化指标分别制定整改措施人机料法环负向指标原因分析管理台账案例四医疗安全（不良）事件管理：专项管理台账，内容包括：1.医疗安全（不良）事件管理制度、报告流程2.医疗安全（不良）事件分类、分级3.医疗安全（不良）事件报告表4.医疗安全（不良）事件培训5.医疗安全（不良）事件汇总表：注：不良事件类型：人员、设备、药品、器械、耗材、环境等方面填写。事件名称不良事件类型严重程度（级别）发生次数6.对医疗安全（不良）事件进行分析一是针对每一起事件发生原因进行分析如系单一因素所致，无需制作鱼骨图如系多种因素所致，必须制作鱼骨图（参照上图）二是针对事件类型进行分析：明确哪一类型多发（柱状图）由哪些原因造成（鱼骨图）7.制定整改措施并追踪整改效果。管理台账案例五抗生素使用管理台账：专项管理台账，内容包括1.抗生素专项整治工作方案（院发）2.抗生素使用监测指标3.抗生素分级使用标准与授权4.培训5.抗生素使用监测指标汇总表监测项目核定标准实际完成抗生素使用率Ⅰ类切口手术前使用率抗菌药物使用强度DDD值抗菌药物使用前微生物送检率6.抗生素分级使用汇总表：医师姓名职称使用权限实际使用级别XXX住院医师普通级XXX主治医师普通级、限制级XXX副主任医师普通、限制、特殊7.对监测结果进行分析、评价一是对监测指标进行分析评价，找出负向变化指标。（制作柱状图）二是对分级使用情况进行分析评价，找出越级现象。8.对上述存在问题进行原因分析（制作鱼骨图。方法同上）9.制定整改措施并追踪整改效果。管理台账案例六输血及血液制品使用管理台账：属专项管理台账，内容包括：1.输血及血液制品使用管理制度、流程。2.输血及血液制品使用监测指标。3.培训与考核。4.输血登记表。5.血液及血制品使用监测项目汇总表：输血种类人次急诊输血人次人均用量不良反应人数不良反应发生率%输血前后查对率%血袋返还血库平均时间（小时）知情同意书签署率%红细胞血小板血浆白蛋白自血回输合计☆☆☆☆☆6.对输血及血液制品使用监测指标进行分析评价（柱状图）找出负向变化指标7.针对负向变化的原因进行分析（鱼骨图）8.针对原因制定整改措施并追踪整改效果。管理台账案例七新生儿管理台账：专科管理台账。内容包括：1.新生儿病房管理制度、工作职责、工作流程2.新生儿监测指标3.新生儿诊疗常规4.新生儿六大疾病救治（诊疗常规、抢救流程）5.培训、考核附：新生儿六大疾病：新生儿呼吸窘迫综合征、新生儿支气管肺发育不良、新生儿持续肺动脉高压、新生儿缺血缺氧性脑病、新生儿重症黄疸（溶血病）、新生儿坏死性小肠结肠炎。6.新生儿监测指标统汇总表：年/月新生儿数住院人数并发症发生率病死率早产儿正常体重低体重极低体重7.新生儿并发症汇总表并发症名称新生儿总人数发生人数发生率%新生儿支气管肺发育不良新生儿缺血缺氧性脑病新生儿坏死性小肠结肠炎。新生儿胆红素脑病早产儿颅内出血8.对监测指标进行分析评价（柱状图）找出负向变化指标。9.针对负向变化指标进行原因分析（鱼骨图）。10.针对原因制定整改措施并追踪整改效果。管理台账案例八麻醉质量管理台账：专科管理台账，内容包括：1.麻醉管理制度、职责、操作流程2.麻醉质量监测指标（汇总表）麻醉方式麻醉人数并发症发生率死亡率入复苏室人数全麻硬膜外麻醉神经阻滞麻醉3.麻醉师术前、术后访视汇总表姓名麻醉人数术前访视人数术后访视人数访视率%手术前手术后4.全麻手术后复苏管理（复苏患者登记表）麻醉师姓名全麻人数入复苏室人数复苏室停留平均时间合计5.针对各项监测指标和手术前后访视进行分析评价（柱状图）找出负向变化指标6.针对负向变化指标进行原因分析（鱼骨图）7.针对原因制定整改措施并追踪整改效果。管理台账案例九急诊质量管理台账：专科台账。内容包括：1.急诊质量安全管理制度、职责、流程2.急诊质量安全监测指标（汇总表）年/月急诊人数/死亡人数入抢救室人数/死亡人数急诊分诊人数/急诊就诊比例高危患者收住院比例急性创伤患者评估率////3.急诊绿色通道管理（绿色通道汇总表）年/月绿色通道就诊人数高危病人绿色通道滞留时间绿色通道医院担保人数最高担保金额平均担保金额4.六大急症管理（六大急症汇总表）疾病名称人数平均处置时间科室参与会诊抢救次数患者去向急性创伤急性心梗急性心衰急性脑卒中急性呼吸衰竭急性颅脑损伤5.培训、考核（针对以上内容）6.针对监测指标进行分析评价（柱状图）找出负向变化指标。7.针对负向变化指标进行原因分析（鱼骨图）找出负向变化原因。8.针对原因制定整改措施并追踪整改效果。小结1.管理过程中的一项重要内容。2.评价管理水平高低的重要依据。3.主要内容：数据统计、汇总、分析、评价4.核心内容：找出数据变化的趋势（规律）、分析负性变化数据的原因、针对原因制定整改措施并追踪整改效果。5.PTCA模式在实际工作中的应用。6.科学化、规范化、标准化管理的体现。