公司行政管理体系

行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第1页共18页行政管理体系手册批准：__________审核：__________编制：__________行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第2页共18页目录1．企业行政管理体系的功能………………………………………………………42．企业行政管理体系的职能………………………………………………………53.企业行政管理体系的任务………………………………………………………64.企业行政管理体系的构建………………………………………………………74.1企业行政管理体系组织架构图…………………………………………………74.2管理职责…………………………………………………………………………84.2.1行政管理体系组织……………………………………………………………84.2.2职责、权限和义务……………………………………………………………84.2.3管理评审………………………………………………………………………84.3行政管理体系文件………………………………………………………………94.3.1行政管理手册…………………………………………………………………94.3.2程序文件（管理制度）………………………………………………………94.3.3记录文件（表、卡）…………………………………………………………94.4文件和记录控制………………………………………………………………104.4.1文件控制……………………………………………………………………104.4.2记录控制……………………………………………………………………104.5企业文化控制…………………………………………………………………114.6办公事务控制…………………………………………………………………124.6.1行政公文管理………………………………………………………………124.6.2办公物品管理………………………………………………………………134.6.3会议管理……………………………………………………………………13行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第3页共18页4.7规章制度控制…………………………………………………………………144.8后勤事务控制…………………………………………………………………164.9公共关系控制………………………………………………………………174.10管理改进……………………………………………………………………184.11其他过程改进………………………………………………………………19行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第4页共18页一、企业行政管理体系的功能一个好的企业，首先要有一个坚实、高效的团队。企业行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它以总经理为最高领导，由行政人事经理分工负责，由行政各个部门具体组织实施、操作的一个完整的体系。企业管理的具体工作的广度涉及到企业的全部运作过程，其深度设计到企业的各个部门和分支机构的方方面面以及局外人难以想象的细微末节。企业行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、工程（服务）、资金（财务）、发展（营销）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。企业行政管理体系工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这颗大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理的企业中主要有管理、协调、服务三大功能：其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质是服务。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第5页共18页二、企业行政管理体系的职能行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，就必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍：同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件（如办公设施、生活设施）、软件（如规章制度、工作程序）、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会成为一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以“人治”。行政管理体系工作基本包括：会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等，参与企业的监督、控制、决策工作；以全面提高组织效能，提供必要管的保障为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其理流通过程所作的规划、组织、监控、控制、协调。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第6页共18页三、企业行政管理体系的任务企业内部的各种事务是由多种要素构成的，人、财、物、信息、制度方法等等都要参与其中，共同发挥作用，这就需要保持构成要素的齐全、有效，使要素之间有最佳的配合关系。企业行政管理的任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业职能活动的高效开展创造条件、奠定基础、提供保障。要使企业做到：人尽其才，即为事务活动的有效运行提供人力资源保证，要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与激励、合理配置各类从事事务处理工作的人员，明确其职位，提高其素质，充分调动他们的积极性，充分发挥他们的作用。物尽其才，即为企业职能活动提供必需的物质条件，要合理分配，正确使用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗，力争供求平衡。财尽其用，即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而行，讲究成本效益，讲究核算，使有限的资金得到合理利用。时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，要维护事务的时效，以有力措施充分发掘时间的利用价值，合理配置时间，充分利用时间。&p!文畅其流，即为企业职能活动提供包括文件在内的各种信息资源，要创造、充分利用、有效维护信息资源，使信息流通过程有序、顺畅、有效。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第7页共18页四、企业行政管理体系的构建1、企业行政管理体系组织架构图1、企业行政管理体系组织架构图连锁事业部人事部行政部技术组网络部成品部物料部采购组计划部布艺厂真皮厂软床厂外架厂板式厂茶机厂广汉板式厂板木厂软体品质部家具品质部软体研发部家具研发部销售部客户1部市场部客户2部直销部业务组会计部融资部资金部招商部行政人事部金虎店西安店广汉店管理部董事会家具事业部财务事业部投资事业部行政人事中心制造中心研发中心营销中心SAP管理部物控中心软体部家具部审计部总经办采购部机电部管理部运营中心运营部企划部市场部核价组信息中心财务组行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第8页共18页2、管理职责2.1行政管理体系组织根据本企业实际情况，建立能够充分协调、高效发挥职责的行政管理体系组织。2.2职责、权限和义务公司总经理对行政管理负责，任命行政人事经理和各行政控制系统责任人员。行政人事经理应具有企业行政管理的相关知识和经验，具有行政管理体系建立、实施、保持和改进的管理职责和权限。行政人事中心经理对公司行政管理工作分工负责，任命行政控制系统（如企业文化、办公事务、人力资源、其他主要过程控制系统等）责任人员，规定各行政控制系统责任人员以及需要独立行使与保证行政管理效能的相关人员的职责、权限和义务，明确各行政控制系统之间、行政人事经理与各行政控制系统责任人员之间、各行政控制系统责任人员之间的工作接口和协调措施。2.3管理评审每年至少应当对企业行政管理体系进行一次管理评审，确保行政管理体系的适应性、充分性和有效性，满足企业发展需要的要求，并保存管理评审记录。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第9页共18页3、行政管理体系文件行政管理体系文件包括行政管理手册、程序文件（管理制度）和记录文件（表、卡）等。3.1行政管理手册行政管理手册应当描述行政管理体系文件的结构层次和相互关系，并至少包括以下内容：（1）术语和缩写；（2）体系的适应范围；（3）管理方针和目标；（4）行政管理体系组织及管理职责；（5）行政管理体系基本要素、行政控制系统、控制环节、控制点的要求。3.2程序文件（管理制度）程序文件（管理制度）应当与管理方针一致，满足行政管理手册基本要素的要求，并且具有可操作性。3.3记录文件（表、卡）管理记录应当符合企业特性，满足程序控制实施过程的需求。文件格式及其包括的项目、内容应当规范标准。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第10页共18页4、文件和记录控制4.1文件控制文件控制的范围、程序、内容如下：（1）受控文件的类别确定，包括行政管理体系文件、外来文件、其他需要控制的文件等；（2）文件的编制、会签、审批、标识、发放、修改、回收，其中外来文件控制还应当有收集、购买、接收等规定；（3）行政管理体系实施的相关部门、人员及场所使用的受控文件为有效版本的规定；（4）文件的保管方式、保管设施、保存期限及其销毁的规定。4.2记录控制记录控制范围、程序、内容如下：（1）行政管理过程所形成的记录的填写、确认、收集、归档、贮存等；（2）记录的保管和保存期限等；（3）行政保证体系实施部门、人员及场所使用相关受控记录表格为有效版本的规定。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第11页共18页5、企业文化控制企业文化控制的范围、程序、内容如下：（1）企业文化责任部门的建立、建设和职能，企业文化责任人的职权、职责和义务。（2）企业文化控制的目的（目标）和任务。（3）企业文化应当符合企业特性，具有客观性、发展性、指导性、约束性、整体性、群体性、传播性和传承性等特性。（4）企业文化战略实施的计划、过程和记录。（5）企业文化理念识别系统情况，包括：价值观念（核心理念）、各类经营管理理念、宣传口号以及员工认知和认同程度。（6）企业文化行为识别系统情况，包括：组织对内、外行为，团体对内、外行为，个体对内、外行为以及员工认知和认同程度。（7）企业文化视觉识别系统情况，包括：工作（生产、经营）、生活各类标志、色彩，以及体现企业特性的其他视觉识别；员工对视觉识别系统的认知和认同程度。（8）理念、行为、视觉识别系统的相互符合情况。（9）企业文化贯穿于企业管理各个层面，并起到导向作用。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第12页共18页6、办公事务控制办公事务责任部门的建立、建设和职能，办公事务责任人的职权、职责和义务；办公事务各环节负责人的认定、职责、职权和义务。6.1行政公文管理行政公文管理的范围、程序、内容如下：（1）行政公文的起草、撰写、审核、批准、传阅（抄送）、存档、销毁规定。（2）不同公文行文规范和格式的要求。（3）发文内容、落款和印章的符合性。（4）行政公文的可追溯性。（5）外来文件的管理（上级部门、下级单位、平级单位、其他外来文件等），包括接收、传达、确认、落实、反馈等。（6）行政公文管理过程与企业文化相符合。行政管理体系手册内部资料严禁外传违者必究第13页共18页6.2办公物品管理办公物品管理的范围、程序、内容如下：（1）办公物品管理的目的（目标）和任务。（2）办公物品的范围和分类。（3）办公用品的采购程序及供方选择。（4）办公用品的入库、保管、领用、更换、报废等过程控制。（5）非一次性耗用办公用品的规范化使用和耗材（能源）节约规定。（6）办公用品使用说明书、操作手册等附带资料的管理。（7）办公物品管理过程与企业文化相符合。6.3档案管理档案管理的范围、程序、内容如下：（1）档案管理的目的（目标）和任务。（2）档案的范围和分类。（3）档案的入档、保管、