办公室搬迁方案-(2)

第1页共7页办办公处所搬迁方案根据统一安排，我办办公处所将搬迁至东部商务办公中心。为保证我办搬迁工作顺利进行，现制定搬迁方案如下，请各处（局）结合实际，按照要求做好搬迁工作。一、领导小组办机关成立搬迁工作领导小组，统一协调搬迁工作。组长：***副组长：***成员：******、***、***二、工作要求（一）统一实施搬迁。按照机关事务管理局的搬迁安排，统一行动，确保搬迁工作安全、有序。（二）准备工作充足。搬迁前，各处（局）做好准备工作，按照分工，明确职责，确保按计划时间节点完成搬迁。（三）服从机关全局。各处（局）搬迁过程中要服从全办总整体安排，按照既定的办公室分配方案，入住新办公处所。（四）安全有序节约。本着节俭原则，能用可用办公家具，尽快安排到新办公处所，节俭搬迁耗材费用。文件档案的迁移要专人负责，做到全面、有序。尤其要注意涉密文档迁移，保证文档安全。二、搬迁区域：本次办公室原搬迁区域为参茸部总经理办公室、副总办公室、财务室、文秘室、会议室；铭德堂办公室。现综合办公室及文秘室暂不做变动。三、搬迁各科室工作职责：1、搬迁工作总负责人：xxx第2页共7页2、搬运组总负责人：xxx3、新办公室摆放安排负责人：xxx4、各科室设立一个小组长：文秘室：xxx；财务室：xxx；会议室：xx；副总办公室：xxx；纪总办公室：xxx；。所有科室成员统一服从组长安排。5、搬运组工作职责：（1）搬运组人员由配送全体人员担任，由xxx总负责搬运工作调度。具体名单如下：xxx、......共10人。（2）搬运组负责分步骤将各科室的已打包、整理好的文件箱、办公桌、文件柜等搬到新办公室指定办公室。（3）科室搬迁顺序为：文秘室（至新办公室分为督察室及行政人事部）财务室会议室副总办公室总经理办公室铭德堂办公室（至新办公室分为采购室、企划室、网络室）。6、各科室人员工作职责：（1）各科室小组长掌握本组室的搬迁时间及计划。（2）所有人提前确定本部门在新址的办公室位置，确定每名员工的位置。（3）提前统计本组室的便利贴、胶带数量、包装箱数量，各科室小组长自行准备（便利贴在xxx处领，胶带和包装箱在xxx处领）。（4）确认本组室搬迁工作量，如公共资料、文件需其他组室协助包装，提前告知搬运组认可。（5）业务人员要提前整理好自己的格柜，保管好文件及钥匙。（6）根据《XX参茸部办公室搬迁相应办公家具及设备调整说明》，现办公桌及文件柜使用人都要用便利贴标注新办室的位置及使用者。格式如“行政人事部xxx”等，以方便搬运人员及时将大型办公家具对应到相应的第3页共7页办公室及位置。三、搬迁前的准备工作1.确定开始动迁日期：2012年xx月xx日全天。2.总经办将做好平面布置图并按照设计对各组室办公区块进行分配。每个人的办公桌位置及尺寸将均被明确。由总经办发放平面布置图至每个办公室一张。3.总经办将做好办公桌的配置调整方案并做公布，采购补充新的办公家具。具体见《XX参茸部办公室搬迁相应办公家具及设备调整说明》。4.总经办提前确认并确保电路、网络、电话能正常使用。5月xx日将通知弱电公司同步做定点到位。5.各办公室由小组长负责相关搬迁物件的准备：记号笔、封口胶、纸箱、报纸等。四、具体搬迁工作安排：1、整理：（1）确定各组室需要搬至新办公点的办公家具，包括资料、文件、电脑、打印机、传真机、电话、饮水机、办公文具、插座、垃极箱、清洁工具等。（2）各组室资料、办公用品由各组室负责人安排统计、整理，确定常用资料种类、数量，将非常用、非重要资料提前整理打包。（3）能装箱的装箱，但是一定要封口后用记号笔写明是哪个办公室使用者姓名及文件分类等标识，多箱的一定要编号并做统计，防止丢失。（4）个人电脑数据，由各组室自行整理并存储，确保每天电脑中的重要资料都有备份，以免因搬家造成的数据资料丢失。第4页共7页（5）个人办公物品由员工自行整理。（6）员工私人物品有员工自行整理和保管，搬迁组不承担看护管理责任。（7）再次强调：每张办公桌、文件柜上在5月xx日之前都要用便利贴标注新办室的位置及使用者。2、拆卸、搬移：（1）办公室电脑(包装主机和显示器鼠标/键盘/连线)办公网络、电话线由使用人负责拆卸，不明白的可请xxx指导，电话机由使用人负责保管并确保搬过去。（2）拆卸、搬移物品时，必须注意零件及钥匙的收放，以免带来不便。（3）多余的办公桌统一移至老综合办公室。3、搬迁：（1）搬迁前一天：各组室人员下班前，自行打包需要搬迁的财物，注意贵重物品、重要资料的整理、存放、标记。并对需要搬迁的办公家具做好封口，以免在搬运过程中，因文件柜、办公桌的门、抽屉等零部件的松动，导致家具内文件、物品的洒落。并将钥匙编号、妥善保管。（2）5月xx日上午9:00——11:00各科室整理各自的文件、资料，打包、封箱，确保办公桌、文件柜是空的。各组室人员必须服从搬迁组工作人员的安排，本着先集体，后个人的原则，进行搬迁工作，确保上午能将较大、较重家具先搬迁至办公室。各组室安排人员负责看护好本组室内的家具、文件，确保在搬迁过程第5页共7页中不出现丢失、损坏等事件发生。搬迁完成后，由各组室负责人负责清点本组室财物、办公用品数量、完好程度，并自行做好统计结果。（3）5月xx日下午12:00——15:00各组室对本组室内未搬迁的小型办公用品、物件进行最后的清理、搬迁工作，保证搬迁工作能在一天内完成。同步弱电公司开始正式调试会议室电话线路、办公网络，保证办公电话、网络的顺利运行，各组室成员必须配合弱电公司工作人员做好电话线路、办公网络的调试工作。整理各自文件，调试电话网络，通知各组室试用电话网络、确保系统平稳过渡；确保可以正常办公。各助理协助领导做好领导办公室办公用品、办公资料的归纳，整理，统一安排放置。（4）5月xxx日下午15：00——16：00回参茸部清理原办公室，确保办公室内无办公物品，无办公资料遗留。彻底清理干净后移交车间负责人xxx。打扫后就可下班了。（5）5月16日上午10：30-11：00乔迁仪式。（6）5月16日中午11：30：安排就餐。（1）具体名单如下：公司领导：xxx、xxx、.....共计5人。厂部领导：xxx、xxx、.....共21人。第6页共7页上海区销售人员：xxx、xxx、.....共计25人。办公室行政人员：xxx、xxx、.....共计30人。物业公司：xxx、xxx、.....共计6人。供应商名单：xxx、xxx、.....共计6人。亲属名单：xxx、xxx、.....共计5人。就餐人数合计98人。(2)就餐地点：xx大酒店三楼宴会厅5、注意事项：（1）个人必须清空办公桌抽屉／文件柜／配柜／资料柜物品，将办公资料、办公物品及个人物品装箱。家具内不留任何物品，办公室小件物品也要装箱。需搬到新址的家具清空后的上锁，钥匙拔下后自行保管。（2）标签填写须准确详细，每件物品均应贴上标签，注明至哪个办公室谁使用，以便搬入新址时准确无误。（3）易碎怕压类物品，装箱后贴上专用“小心轻放”标签（在xxx处领），以区分一般物品，并告知搬运组成员特别注意。（4）现场出现的协调问题由搬迁小组长和搬运负责人商定后实施，各组室人员只针对自己的上级领导，有关建议和意见直接反应给小组长。（5）各种货币、证件、信函、有价证券、保密资料、玻璃器皿等个人物品自行单独保管．（6）笔记本电脑由员工自带。（7）因新办室为全玻璃隔断，搬迁组工作人员在搬运家具时一定要注意力度及安全。（8）任何人均需按平面布置图摆放办公桌，不得随意调换位置。（9）办公桌上有玻璃的要注意把玻璃与桌子先用不干胶粘牢后再搬运第7页共7页(有7张)，特别要注意安全。(10)新办公室的网络、电话接口线路均用双面胶粘在玻璃上的，使用的时候注意力度。（11）新办公室有门禁系统，到时凭卡及钥匙入内，无卡人员可按门铃从内开门。且最后下班人员必须关掉企划室和小办公室的三个空调总电源和照明灯总电源。其他电源开关不动。附《XX参茸事业部新办公室电源、电话、监控及网络布局图》附《XX参茸部办公室搬迁相应办公家具及设备调整说明》