《国家行政机关公文处理办法》

《国家行政机关公文处理办法》第一章总则第一条为做好国家行政机关公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，特制定本办法。第二条国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作，为社会主义现代化建设服务。第三条各级国家行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。第四条公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。第五条国家行政机关的公文工作，应贯彻党政分工的原则。第六条各级国家行政机关的公文处理工作，必须严格执行有关保密规定，确保国家秘密。第二章公文主要种类第七条国家行政机关的公文种类主要有：一、命令（令）、指令发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等，用“命令（令）”。发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。二、决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。三、指示对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。四、布告、公告、通告公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。向国内外宣布重要事项，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。五、通知发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。六、通报表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。七、报告、请示向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。八、批复答复请示事项，用“批复”。九、函相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。十、会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。第三章公文格式第八条公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类；除批转法规性文件外，一般不加书名号。二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文，应注明签发人。四、秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。七、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。第九条公文纸一般用十六开型（长二百六十毫米、宽一百八十五毫米），左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十条各级国家行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。第十一条政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文；也可以根据本级政府授权和有关规定，对下一级人民政府直接行文。第十二条向下级机关的重要行文，应抄报直接上级机关。第十三条凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。第十四条政府各部门可以联合行文。第十五条各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。第十六条请示的公文，一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。第十七条受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。第十八条经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。第五章公文办理第十九条公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。第二十条凡需办理的公文，文书部门应根据内容和性质，送领导人批示或交有关业务部门办理。紧急公文，文书部门应提出办理时限。第二十一条凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与有关部门或地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。第二十二条已送领导人批示或交有关业务部门办理的公文，文书部门要负责检查催办，防止漏办和延误。第二十三条草拟公文应注意：一、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。二、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。三、人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。四、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。五、引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。六、用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。第二十四条各级国家行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公厅（室）主任根据授权签发。第二十五条各级领导人审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。第二十六条草拟和签批公文，应使用钢笔或毛笔。第二十七条各级国家行政机关的办公厅（室）在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核工作。审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。第二十八条上报的公文，如不符合本办法第十五条、第二十一条和第二十三条第一款的规定，上级机关的文书部门可退回呈报单位。第二十九条上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公厅（室）主任批准，可以翻印、转发。翻印时，要注明翻印的机关和时间。第三十条传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。第六章公文立卷、销毁第三十一条公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。第三十二条公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。第三十三条立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应存档的公文。第三十四条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。第七章附则第三十五条外事、军事、司法、行政法规等方面的公文处理办法，由有关部门依照本办法另行制定，并报国务院办公厅备案。第三十六条各省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部门可根据本办法，结合实际情况，制订实施细则。第三十七条本办法自发布之日起施行，一九八一年二月二十七日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》同时废止。其他有关行政机关公文处理的规定，与本办法不一致的，以本办法为准。