关于公司收发快递管理要求的通知

关于加强快递管理的通知为了规范快递的收发管理，合理有效地控制快递成本，特提出如下管理要求。1、管理部前台负责公司快递物品（文件、资料、样板及其他物品等）的收发管理；其他部门协助前台进行部门快递物品的发送，审核及接收。2、寄件流程3、收件管理：1）公司快递收取形式：快递由门卫统一接收。门卫收取快递时间为周一到周六上班时间；如遇周日，门卫需经收件人同意，查看快递包装是否完好无损后，方可代收取保管货物和底单。并在周一时告收件人，同时在《邮件（收件）登记表》上签字。2）遇到付费快递，门卫要了解清楚付费情况后，要将邮件跟《快递单》内容核对无误后，协同快递人员电话通知收件人领取，收件人在《邮件（收件）登记表》上签字接收。公司不负责垫付任何私人到付费用。3）快递签收时要检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。4、发件管理1）公司发件时间：快递发放时间为周一至周六每日8：00~17：00之间。如遇周日发件的在周六17：00前告知门卫并登记，邮件由门卫保管并发递。2）发件人自行清点及打包好物品认真填写快递单（发件人应打包扎实，确保在运输过程中安全可靠），交到门卫并详细填写《信件、快递（发件）登记表》。未经填写、错误填写、拒绝填写及填写不全者，门卫可拒绝办理快递，产生的后果由寄件人自行负责。如有收件人相同的情况，门卫将快递物品合并寄出。3）每日快递事物均由门卫统一联系快递公司取件发送，门卫妥善保留好相关单据，快递由发货人自行跟踪。寄件人填写《邮件（寄件）登记表》。保安确认单据和《邮件（寄件）登记表》填写是否清晰完整。保安统一时间联系快递寄出。保安整理当天单据并保存，汇总后月底交财。务月底财务部核算费用，核查邮件公与私。财务报主管签字付款。4）门卫保存底单与登记表，月底交财务室。财务室负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部支付费用。私人寄件应自付费用。5）寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号等信息报到门卫，由门卫与快递公司查寻，寄件人须给予相关配合。5、寄件相关规定：1）物品分类与快递公司选择参照表：2）重要配件、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管领导审批后可选顺丰快递邮寄方式。3）普通信函、贺卡等均选邮政，以平信、挂号信方式邮寄。4）严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。5）严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。6、特殊情况需另行批准、处理。各部门在收寄快递时，应妥善处理，灵活应对，以免因小失大。7、以上规定自发布之日起实行。浙江XXXX有限公司XXXX年X月XX日序号寄件类型选择快递公司1A类：紧急件或广州地区顺丰快递（需部门主管审批）2B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）申通或顺丰快递3C类：普通件（如资料文件、产品、样品等）申通、韵达快递公司4D类：普通信函、贺卡等邮政（发平信、挂号信）