科技论文写作之如何设计表格

图表是一篇科技论文的心脏，甚至是其灵魂。—彼得·摩根在讲述如何使用表格之前，先来看看是否使用表格这个问题。使用表格的原则：除非必须要列举重复性的数据，否则无需使用表格。原因：第一，把实验笔记上的所有数据都搬到论文中并不科学，因为在为论文中需要的仅仅是一些样本数据和关键数据。第二，印刷表格的成本远高于印刷文本的成本，而我们和科技论文的出版商都应该考虑到成本问题。如果论文中仅需要列出少量的检测数据，完全可以用文字，而没必要用表格。如下所示的表1和表2就没什么用处，但是很多投稿还是出现了这样典型的滥用表格情况。表1的错误在于其中两列给出的是标准条件，既非变量亦非实验数据。如果温度是实验中的变量，它可以有自己的单独一列。但是，如果所有的实验都在相同的温度条件下完成，那么应该在材料与方法中给出温度信息，或者是作为该表格的脚注。表格中的数据完全可以用读者易于理解的文字形式表述出来，这样也可以节省成本。培育环境的通气对于天蓝色链霉菌的成长很有必要。在室温(24°C)，没有通气的情况下，菌种没有明显增长，然而在通气条件下，菌种出现明显增长（OD,78Klettunits）。何时使用表格橡树树苗在20℃至40℃之间生长，温度低于20℃或高于40℃时几乎不生长。表2中同一列里的数值不尽相同，看起来像是一个不错的表格。不过真是如此吗?自变量列(温度)看起来很合理，但是因变量列(生长量)包含的一大片零值却值得怀疑。读者看到任何含有大量的0值(无论单位是什么)或者100％值的表格都会心存疑虑。何时使用表格除了0值和100值外，表格里的加号或减号也会让读者很疑惑。类似表3的情况也常常出现在论文中，它提供不了什么信息。如果整个表格或者表格中的一些列可以用文字表述出来，那么就应该用文字来描述。S.griseus,S.coelicolor,S.everycolor,andS.rainbowenski生长在有氧条件下，而S.nocolorandS.greenicus需要厌氧条件。何时使用表格一些作者认为所有的数据都必须放在表格中。表4就是一个典型的失败表格。当读者从表4的脚注中得知这些结果并没有统计学意义时，那么就更糟了。如果这些数据值得发表的话(这一点颇值得怀疑)，那么一句话就足以概括表4中的数据。在列举数据时，只列出重要的数据。无意义的数据会让读者误以为作者力求精确，也使得读者很难比较各数据。不必要的数据，例如实验数字、简单计算的结果及不重要的数据列等，都应该省略掉。Nocillin的失败率为14%(5of35)，KPenicillin的失败率为26%(9of34)，两者的失败率的区别不显著(P=0.21)。另一种常见的错误表格就是文字列表。表5是一个典型的例子。这些信息可以轻易地用文字来表达。优秀的编辑会删除这一类表格，并且将数据写入正文中。但每当这样做时(这会引出数据列表的另一个原则)，常常会发现表格中大部分或所有的信息已经在正文中讲述了。因此，列出数据的另一条重要原则就是：要么在文字中，要么在表格中，或者在图片中，不要用一种以上的方式展示相同的数据。当然，可以对一些重要数据再次在正文中加以讨论。表1～表5的这几个例子指出的都是无需用表格的情况。下面再来看看什么情况下应该使用表格来展示数据。何时使用表格如何编排表格决定使用表格时应该问自己：应该怎样安排这些数据?由于表格同时具有左右和上下，因此有两个选择：数据可以水平或者垂直展示。但是，可以并不表示应该；事实上，在表格中应该使同类的数据放在同一列而不是同一行。如何编排表格对比表6和表7。两个表格中的数据相同，但数据的排列方式不同：表6中是横向排列，表7中是纵向排列。表6是笨拙的，表7应该是首选的格式，因为它更方便读者的阅读和理解，并且更紧凑，从而降低印刷成本。表7给读者提供的便利是显而易见的，因为在垂直方向增加条目远比在水平方向增加条目要方便。减少印刷开销指的是，若横向排列，由于各个元素的数据有所不同，每一列都必须设定一定的宽度或深度。如果纵向排列，那么一些列(尤其是包含数字的)可以比较窄，从而使之不会超出排版篇幅。因此，尽管数据相同，表7却显得比表6要小一些。通常，表格中同列的文字左对齐排列，同列的数字右对齐排列或是小数点对齐排列。表7就很好地体现了这一点。如何编排表格表8是一个排版很好的表格。该表格采用纵向而非横向排列。表格有一个很清楚的标题，使得数据的意义便于理解而无需查阅正文。该表格还带有解释性的脚注，但并没有重复过多的实验细节。需要区别对待，在表格中应该提供足够的信息，从而使数据的意义清楚而不需要参照正文部分。但是，在表格中不应该给出实验细节。生成这些数据的实验细节应该只出现在论文的材料与方法部分。注意，这些表格都使用了3条水平线而没有使用垂直线。几乎所有的表格都是这样排版的。有时，表格中也会用到横跨线（如表8中的‘’NIH12“和”NIH191“之下)。表格中通常不会画出垂直线，因为在很多排版系统中很难插入。表头中的指数形式如果可能，尽量避免在表头中使用指数。因为有一些期刊采用正指数，而其他一些期刊采用负指数来描述同一个事物，这会引起混乱。例如，《细菌学》使用“cpm×l03”表示每分钟千次计数，而《生物化学》杂志采用“cpm×10-3”表示同样的千次计数。如果在表格(或图片)的标题中不可避免地使用指数，最好在脚注(或图例)中用文字注明指数的含义，以消除歧义。页面边缘标注这是一个好方法，在首次提到每个表格的正文文字的页边空白处标注出提及的表格，如在页边空白处写上“Table3”并圈注起来。这种办法能保证在正文中按表格编号顺序引用了所有表格。主要，这样方便排版人员确定把表格安插在正文的什么位置。如果不这样进行标注，排版人员可能会错过正文中第一次提及该表的位置，而把表格放在远离第一提及该表的位置。此外，有可能是第一次提及该表的位置比较靠前，但是却想把表放在较后的位置。只要做好页面边缘标注，排版人员就知道你想把表放在什么位置了。表题、脚注和缩写表题(或者图例)就好比论文题目一样，必须简洁，并且不宜分成两个或者是多个从句或句子。表题中不要使用任何非必要性的词语。表的脚注也值得仔细考虑。如果需要定义缩写，通常可以在第一个表格中给出所有或大部分的缩写定义。后续的表格只需要附上简单的脚注：缩写同表1。注意到表1、表2、表6和表7中“temp”是“temperature”的缩写。由于表格的空间限制，几乎所有的期刊都鼓励作者对特定词语在表格中使用缩写，在正文中则用全称。列表头的缩写词汇首字母要大写，在缩写的字词后不使用句点(除非是no．)。习惯使用附录2中的缩写后可以更容易地列出表格，这确实有助于设计出可以可以用于排版的表格。快照副本一旦学会了设计有效的表格，就可以使用现代化的文字编辑软件去制作快照副本。越来越多的作者就是这样做的，无论是自己主动还是被杂志要求。这样对于作者、对于杂志、对于文献都有好处。印刷表格由照相机重现，节省了校对的劳动量（照相机不会出现排版错误）。对于杂志的好处就是降低了制作成本，不再需要去输入、校对和修改。对于文献的好处是出版的数据中包含着更少的错误。原件中的错误还是会被保留，但是原先的编辑表格的打印错误，通过采用快照副本就会避免。手稿的其他部分也会受益于快照副本，通过这种方式，你可以得到你想要的，而不是编辑或者排版人员认为你想要的。快照副本可以用于复杂的数学物理公式、化学结构式、基因谱图、图表和流程图，值得一试。快照副本最后一点注意：在准备论文中的表格时，应该查阅欲投稿期刊的《作者须知》，从而确定该期刊对表格的特定要求。杂志会指出允许的表格维度，和一些其他有效表格制作要求。通常，期刊都会要求作者在投稿正文文字后附上所有表格，并且每一表格单独占用一页。而不是要求提供表的照片。最后,快照就是这样。页面必须清洁(无污迹或无关的标志)。墨水应该是黑色的。点阵打印机会不被接受，必须使用激光或喷墨打印机。计算机制表现在的作者基本都能熟练地运用软件制作电子表格，利用文字处理程序，可以在文件中制作出精准的表格。在Word中，仅仅通过插入表格指令就可以生成一个表格。通过强调文字或者文字转化成表格的菜单指令，可以将文本转化为表格。通过菜单栏可以轻松地调整表格的行数、列数、列宽等表格属性。还可以把表插入到文本中、增加网格线，以及对数据进行升序或者降序排列。创建好表格后，开始在表中输入数据。Tal键可以直接进行下一个单元格。可以选择字体和字号。如果选择文本左对齐，那么没有要求文本一定要右对齐。对齐的方式取决于列数和列宽。列间大量的空白会增加阅读难度。计算机制表也可以通过Excel或者其他软件来制作表格。Excel可以将数据转化为表格形式。一些期刊接受文本中的表格，一些期刊则要求使用快照副本。快照要求知道24-lb，激光打印机的分辨率要求600dpi。表要整洁，表号和标题要求清晰。