差旅费申请及审批流程

差旅费申请及审批流程一、申请审批办法1、申请审批流程差旅人员必须提前2天办妥差旅申请手续，填写完整《差旅申请表》，认真注明行走路线、交通工具、出差时间、地点等内容，按规定程序报各级领导审核、批准。2、国外地区差旅申请审批程序报总经理办公室批准后统筹计划、安排。3、其他相关规定（1）员工必须按照《差旅申请表》中的行程时间、路线、地点及目的进行有效的公务行程（2）如因交通工具的班次原因需经第三地途经中转站，必须在《差旅申请表》上注明。（3）如因私人原因更改既定的公务行程，例如中途中转第三地等，员工应提供第三方如航空公司或公司指定的旅行社的书面票务价格说明，详细列举既定公务行程的交通费用及更改行程后的费用，并取得秘书长的书面批准。（秘书长/副秘书长、总监/高级经理需经理事长或总裁批准后执行。）二、交通工具及交通费用1、使用交通工具的原则：员工在选择交通工具时，应以经济、方便为原则，在时间许可情况下应尽量选择火车、汽车、轮船做为交通工具，并且选择最直接、经济有效的出行方式。2、出差人员的往返交通费用实行实报实销，其所乘交通工具，按级别不同制定不同的标准，其最高标准按表一规定执行。出差人员乘车时间在8个小时以上，夜间在6个小时以上者，可以乘坐卧铺。出差人员搭乘公司的交通工具者，不得再报销往返交通费。3、副秘书长以下人员因特殊情况需乘坐飞机、软卧或自带车外出，须报秘书长批准，经理级以上级人员带车外出距公司500公里以外，亦须报秘书长批准。4、出差人员的室内交通费用实行实报实销，副秘书长以上级人员可以乘坐出租车，出租车票应标明乘坐起止地点。副秘书长以下级人员应搭乘公交车。5、员工如有特殊情况需提高搭乘交通工具的标准，须根据审批程序，由副秘书长审核，报秘书长批准，否则超标部分由员工自行承担。6、机票、车船票（长途出差）由总裁办统一安排订票。三、住宿1、出差人员的住宿费用在标准内实报实销，按员工级别不同和目的地消费水平差异制定不同的标准，具体标准按附表一规定执行。2、不能因放假的差异而提高入住房间的标准，两个员工入住同一房间，入住标准只能按照其中一人的单人标准住宿，不得将二人的入住标准之和做为选择房间的标准。3、出差人员出差地若为家庭常驻的，则不报销住宿费用。4、员工如有特殊情况需入住高于本级别标准酒店房间时，需由副秘书长审核。四、餐费补贴1、餐费实行日包干制度，按员工级别不同、地区不同制定不同的标准，按标准领取。早餐20%、午餐盒晚餐各占40%，若出差期间发生交际应酬费用，则只报销交际应酬费用而不再报销当次餐费。详见附表12、若员工出差地位家庭常住地，餐费补贴每天10元。五、费用报销1、费用借款手续：出差员工可根据已审批完成的《差旅申请表》提前一天申请预支现金。现金预支申请时必须附《差旅申请表》，并按财务部所制定的现金暂支相关审批程序规定，由相关人员审批后，方可从财务部预提现金。借款金额不得超过计划用款金额。2、差旅费用的报销（1）报销时间：差旅费用的报销必须与每次差旅结束后7个工作日办理完成，迟报一天迟发十天工资或从当月工资中扣除。各部门报销单据由经办人整理经各部门主管审核后统一于每周二、周四下午1：00送交财务部审核，财务审核后统一交秘书长审批，秘书长审批后，统一于每周三、周五下午结账报销。（2）报销的相关规定：员工报销时汇总所有票据并按时间顺序分类汇总，并将出差报告（应标明具体行走路线、某地点停留时间及完成时间）及总裁办复核的《差旅申请表》做为报销附件。报销后的出差报告转交总裁办存档。（3）相关票据规定：A、车票：长途车票要取得正规机打票据；短途车票及非起点上车可以取得非机打票据，但要注明乘坐起始地点及乘坐理由；市内交通费要取得当车次公交车票并注明起始地点及乘坐事由；有资格乘坐出租车的，出租车票要取得当车次打车票或出租车专用发票，其他票据要注明取得原因，票据注明起始地点及乘坐事由。B、住宿费：住宿费发票要取得当地旅馆的正规发票；C、餐费：实报实销的餐费要取得当地合法有效的餐饮业发票；D、出差期间如果客户宴请招待或支付其他费用，报销时应扣除。E、所有票据取得必须本着实事求是的原则，不得弄虚作假；如果有的票据不能当场取得或用其他发票代替，必须写明详细情况，并取得本部门主管及分管副秘书长的书面批准后方可报销。3、有关差旅费用报销过程中所涉及的具体事宜（1）乘坐往返机场的机场专线客车费用可实报实销。（2）在公差期间，因公务而发生的招待费用，需事前经秘书长批准或于事后确认后方可报销。（秘书长/副秘书长、总监/高级经理需经理事长或总裁批准）（3）各系统内如有发生异地派遣的，其费用及补贴标准另定。（4）员工出差时间超过1天，其另有不满1天的出差费用，无论出发日或返回日一律按二分之一支付，乘夜车往返者，不再支付住宿费。（5）出差期间回家或因私，应扣除相应天数的补贴。