2012年度物业公司行政人事部管理评审报告.

深圳市京基物业管理有限公司2012年度管理评审报告行政人事部行政管理工作人力资源管理工作经营管理工作2012年度人力资源管理工作的问题点及解决措施人力资源管理工作一、招聘管理2012年全年收集招聘简历3068份，录用207人。人力资源管理工作专场招聘27%现场招聘16%内部推荐4%网络招聘53%分析：过度依赖网络招聘，基层员工的招聘渠道应集中在现场招聘与内部推荐，渠道选择偏差导致招聘周期长，效果不理想。人力资源管理工作招聘费用：2012年投入招聘费用如下：网络招聘：8300元简历数1620份（前程无忧、58同城）专场招聘：67330元简历数830份（大剧院专场招聘会、“群英会”人才招聘会、校园招聘）现场招聘：18000元简历数500份（劳动就业大厦、兴达人才市场等）其他广告宣传：21600元（宣传资料、报纸广告等）共计：115230元。一、招聘管理人力资源管理工作存在问题解决措施◆岗位说明书缺失，无完整的岗位描述，导致部分人与岗不匹配、岗位重置、人员效率低下。无法把合适的人安排到合适的岗位上，不是因岗设人，而是因人设岗。■在业务流程和组织结构图的基础上建立一套完整的岗位描述，包括岗位职责、任职资格、配置人数、岗位关系、岗位考核关键指标、工作分析等等。■岗位配置和人员招聘工作，随公司发展和业务运营情况要不断完善和改进。一、招聘管理二、培训与发展人力资源管理工作存在问题解决措施◆培训工作系统化不足；◆培训形式单一化；◆通过会议形式培训的相对多一些。*在员工培训工作制度和体系中，明确培训各环节相关部门的职责和要求。*分阶段、分层次、分步骤地进行员工培训，包括岗前培训、岗位技能、企业文化培训、公司各项规章制度等内容。*确定岗前培训内容，严格按照公司《员工手册》要求和公司各种管理规章制度进行，行政人事部组织安排岗前培训，用人部门协助进行专业性较强的专业知识培训。*针对不同岗位的工作性质、业务要求规范和在职人员情况，分批分阶段进行专业技能培训，主要是内部培训。*把培训结果与绩效考核挂钩，提高员工培训积极性。*增加与员工交流时间，了解员工思想动态，逐渐把握每个员工性格特点、需求欲望、分析优劣势，帮助员工规划个人的职业发展；三、绩效考核与奖惩机制深圳市京基物业管理有限公司2012年12月员工绩效考核表编号：JJWY-HR-13-F01版本：B/1表格生效日期：2012年4月10日序号：员工姓名：所属部门岗位职别主管级直接上司：职务名称呈报日期一、KPI计分表（权重：70%考核指标分值计算公式目标值实际值计分规则得分数据来源客户价值30%满意度=总分数/调查户数98%97%每降低2%扣1分，扣完为止。29.6品质部培训计划完成率20%培训计划完成率=实际培训课时数/计划培训课时*100%；培训课时数=部门参加培训人数*培训课时/部门在职人数90%100%每降低1%扣2分，扣完为止。20物业服务中心转正考试合格率20%转正考试合格率=考试合格人数/参加考试人数*100%85%85%每降低1%扣1分，扣完为止。20物业服务中心员工出勤率10%员工出勤率=实际出勤人数/计划出勤人数*100%（按日计算）95%95%每降低1%扣1分，扣完为止。10物业服务中心员工工作水平达标率20%日常工作检查95%70%每降低1%扣1分，扣完为止。14.7物业服务中心合计194.3二、重点工作（非KPI）计分表（权重：30%工作内容权重（%）评分标准超出目标达到目标基本达到目标低于目标得分低90中95高100低75中80高85低60中65高70低30中40高50员工工作监督改进情况30%00000010000018费用催缴完成情况30%00100000000030投诉处理完成情况20%00001000000016特色服务跟进情况20%000000010000130三、绩效考核与奖惩机制人力资源管理工作：目前员工绩效考核中存在的问题考核指标设计思路不能完全的体现出员工工作的优与劣；不能完全调动员工工作的积极性；评分标准不是很清晰；奖罚力度不明显；部门的目标不能硬性机械地分解给下属。要合适转化目标，提出工作要求，因为有些责任下属是担当不了的。主管要求员工实现指标的时间要给自己留有余地和弹性。考核指标一定是经过努力能够达到。考核指标可衡量：也就是可以通过方法手段做到公平测量。模糊指标不容易测量。四、人力资源管理风险点项目风险点风险点描述招聘实习生用工实习生未签订实习协议录用条件不明确或没有招聘启示中录用条件不明确证件核查学历未验证毕业前入职，只有学历证明、无毕业证，且没有后续及时补提供特种行业操作人员无特种作业操作资格证（司机、电工、电焊、就生、消防、电梯、给排水等）背景调查高管、重要岗位未进行背景调查安保人员由犯罪记录前科或作为犯罪嫌疑人未销案的上岗资格证年审特种行业、房地产经纪人、救生员、食堂人员健康证录用体检审核体检日期晚于报到日期体检表无本人照片体检表未加盖医院最终“体检合格”章离职证明入职人员未提供前受聘单位的离职证明离职证明未加盖公章人事资料核查未建立人事资料人力资料填写不全人事资料过期、变更未及时申报工资银行卡号备案错误，导致不能及时发放工资存档资料不全（劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录、调动记录等）人事资料未进行真实性及其法律责任的声明、承诺内容从未对人事资料进行核查需要员工确认的人事资料未经员工签字确认人力资源管理工作四、人力资源管理风险点项目风险点风险点描述制度了解未公示直接涉及员工切身利益的规则制度和重大事项未公示、告知员工未确认《员工手册》未经员工签字确认内容未对重大违反公司规章制度进行含义明确转正转正时间未及时转正延期转正的，未就延期原因进行面谈及双方签字确认试用期期延期超过6个月保险购买时间未按规定购买社保（及时、金额）漏买社保漏买（养老保险可补，医疗保险无法补）停保员工离职未及时停保操作失误操作失误导致未购买或信息错误（输入姓名、身份证号码错误）商业保险对需要购买商业保险的未及时购买商业保险工伤申报申报时间未及时申报，导致过期不能申报申报内容虚假申报（如实际不属于工伤法定情形）产生原因属于安全管理不到位产生的工伤（社保局、劳动监察对公司予以行政处罚）事故频发产生工伤频次过多以致劳动监察部门过问人力资源管理工作四、人力资源管理风险点项目风险点风险点描述劳动合同签订时间未及时签订劳动合同（超过入职日期一个月及以上）及未及时续签签订时间早于入职时间备案无合同签收备案表填写合同内容涂改、空白、缺项、填错员工署名员工签字字迹辨认不清或无常用字体及未加盖指模内容未约定或未明确约定工作内容、工作地点未约定或未明确约定工作时间和休息休假内容未约定或未明确约定劳动报酬未按照公司标准模板进行签订培训未进行相关培训培训效果确认未对员工受训效果进行考评员工受训考评未双方确认培训协议外派培训涉及金额巨大的未签订培训协议未根据培训协议及时调整员工的服务期员工离职未根据培训协议进行结算培训考核未告知员工考核结果将作为员工是否胜任工作的依据劳动合同人力资源管理工作四、人力资源管理的风险点项目风险点风险点描述考核无考核考核区间未填写考核时间考核结果确认考核未经双方确认对未通过考核的，如应进行后续改进的，未双方确认考核目的明确未告知员工考核结果将作为员工是否胜任工作的依据薪酬工资标准员工工资低于当地最低工资标准试用期工资低于转正工资的80%工资表项目工资表中无加班时间、加班工资栏目特殊约定对等条款签订保密协议或竞业禁止约定的未支付相应报酬调岗调岗确认调岗未进行双方确认人事资料变更调岗未及时更改员工资料调岗涉及变更劳动关系主体未进行相应变更离职离职表内容确认离职单未双方确认离职交接未办理离职手续或未进行离职交接离职原因确认公司解除员工劳动关系的，未明确原因并未双方确认离职员工公示（表见代理/无权代理）未对离职员工及时公示（包括内部公示及对外告知）人力资源管理工作行政管理工作2012年度行政管理工作的问题点及解决措施一、企业文化行政管理工作存在的问题解决措施员工思想动态方面◆无归属感、员工满意度不高；◆员工之间缺乏交流，公司沟通渠道不够流畅；◆员工观念不一致，不统一；◆急功近利和事后管理思想突出，前瞻性不够；公司规章制度◆有制度不执行；◆执行制度不严；领导身先士卒，起示范楷模作用。善于发现和推崇身边的典型例子，为全体员工树立榜样。营造个性宣传，激励企业精神二、固定资产管理行政管理工作存在问题：缺失资产物品缺失数量原有数量购买日期现有物资存放处原使用部门备注铁架培训台7张20张2011年11月经核查工程部现有三张100大厦行政人事部铁架圆凳125张174张2011年10月2012年5月现盘点49张，经核查员工宿舍15张；工程部14张；会议室20张100大厦行政人事部二、固定资产管理行政管理工作原因分析：2、固定资产购置、保管、使用、维护、调拨、报废和盘存等相关制度未执行；1、管理人员对固定资产的使用和管理重视不够；3、财产保管员往往管理意识不足，如出现对无用的资产没有办理手续就随意处置；对转移资产没有及时办理相关手续；更换保管员没有办理交接手续等现象。4、固定资产报废由使用部门提出申请，但使用部门对无用资产不重视，往往没有及时办理报废手续就随便放置，造成丢失。解决对策行政管理工作1、年终配合实物管理部门一起进行固定资产的清查盘点，对盘盈、盘亏的固定资产应及时查明原因，分清责任，按规定进行处理。2、实物管理部门应进不定期实地抽查，发现问题及时处理。3、年末进行财产清查时，会同财务部一起进行实地清查，以加强对固定资产实物的监督。4、固定资产报废在固定资产报废管理过程中，应当严格履行审批手续，未经批准不得自行处置。二、固定资产管理三、行政管理风险点清单项目风险点风险点描述证照资质资质未及时年审未按相应资质接管项目（超资质接管）年审、变更未及时进行分支机构工商年审未及时变更证照印章管理责任归属未明确管理部门、管理人员表见代理使用部门椭圆章作为对外签约印鉴使用刻制、变更、废止、销毁无审批印鉴磨损未更新印章保管人管理保管人调动、离职未移交印章保管人未签订《印章领用保管承诺书》印章保管人和使用人不一致公章、财务章、法人印鉴归同一人保管印章存放条件印章存放除不安全、不适宜印章随意摆放偷盖印章印章保管人擅自偷盖或经保管人保管不善，被他人偷盖借用借用印章无审批保管人私借印章用印核查印章保管人使用印章未对审批进行审核印章保管人使用印章未对用印内容进行核实未对日常管理和使用进行监督检查用印登记用印未登记用印登记未填写用印时间、印鉴名称、内容概要、使用部门、经办人失窃印章失窃行政管理工作三、行政管理风险点项目风险点风险点描述办公环境防火私接电线电源、接线板、消防管理混乱办公环境办公环境恶劣，不适宜长久停留档案管理无管理分散管理档案缺失责任归属档案管理责任人调岗、离职未对重要档案进行交接核查档案待处理内容无人跟进表见代理部门上传内网文件无审批制度档案借阅无审批内容填写档案内容涂改、填写错误签名、责任归属、表见代理伪造签名未经授权替上级签名公示文件无上级签字确认审批公示文件按未经审批备份重要文件未进行备份数字档案未进行备份信息信息传递信息传递不及时导致延误时机、事态升级瞒报、谎报、漏报重大事件行政管理工作三、行政管理风险点项目风险点风险点描述宣传侵权图片侵权（网站、内刊、广告）内容侵权（未经授权刊登他人刊物作品，未经授权对冠名合作单位）媒体员工私自接受媒体采访以公司名义发表行业相关文章、评论因媒体报道产生恶负面新闻员工宿舍无管理制度防火违规使用电器、电路被盗员工物品保管风险明确对留宿他人无规定员工食堂合法性未签订承包协议承包人无资质安全性食堂工作人员无健康证食品采购不符合食用标准食品过期、劣质导致食物中毒蓄意下毒食品加工过程不卫生车辆合法性驾驶员无驾驶执照车辆未年检安全性车辆过报废期车辆未定期维修保养车辆停放地点不安全或未按指定地点停放公车私用行政管理工作三、行政管理风险点项目风险点风险点描述保险保险内容未购买物业责任险、公共责任险、停车场责任险、机损险、高空抛物险、