行政公文写作-PPT课件

行政公文写作一、行政公文概论二、行政公文写作三、行政公文处理四、撰稿人应具备素养及学习公文写作途径一、行政公文概况1.定义行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具2.特点（1）具有法律效力（制定机关和作者的法定性）一般以机关名义发布，作者不是一般意义的作者，是机关组织及其法定负责人（2）具有规范体式（文体的规范性；格式的规范性）我国现行行政公文13种3.作用（1）领导指导作用（上级对下级工作的规范性和原则性要求）（2）规范准则作用（公文法定权威性和行政约束力的重要表现）（3）宣传教育作用（说明制定方针、政策的依据）（4）交流和知照作用（机关之间公务联系的桥梁和纽带）（5）凭证记载作用（机关公务活动的真实记录）4.分类（1）以公文处理程序划分收文和发文（2）以内容涉及的秘密程度划分内部文件、公布性文件、保密文件（3）以对文件传递、处理的时限要求划分平件、急件、特急件（4）以公文的传递方向划分上行文、下行文、平行文（5）以公文的性质、作用划分指挥性公文（命令、决定、批复、意见、指示性通知）报请性公文（报告、请示、议案、求批函）知照性公文（公告、通告、通报、事项性通知）商洽性公文（函）记录性公文（会议纪要）二、行政公文写作（一）一般格式1.眉首：首页红色反线以上的各要素秘密等级和保密期限（机密★一年）紧急程度（特急、急件）发文机关标识发文字号（发文机关代字、年份和序号）签发人2.主体：首页红色反线（不含）以下至主题词（不含）以上各要素标题(发文机关、事由和文种）主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件3.版记：主题词以下的各要素主体词抄送机关印发机关和日期（二）公文的写作通知特点：应用广（使用范围、内容涉及面，作用）发布形式灵活具有指令性、知照性时效性分类：批转、转发性通知；部署性通知；告知性通知；发布性通知；任免通知写作＊格式的写作标题：不能只写通知；可…紧急通知,…补充通知任免通知：北京市人民政府关于林××同志任职（免职）的通知北京市人民政府办公厅关于调整北京住房公积金管理委员会组成人员的通知批转性、转发性通知：国务院批转国家医药管理局关于进一步加强中药工作的报告的通知国务院关于引发《国家行政机关公文处理办法》的通知主送机关：必写，在新闻传媒公布的知照性通知，可以免去主送机关北京市人民政府办公厅《关于2003年国庆节放假的通知》＊正文的写作：一般由通知因由、通知事项、执行要求◆批转性、转发性通知：批转性通知由上级机关的“批语”和下级机关的来文组成转发性通知由发文机关所写“按语”和被批转公文两部分◆部署性通知：（工作性通知；指示性通知）通知的因由部分之后常用“现通知如下”、“望按以下通知执行”、“现将有关事项通知如下”一类习惯用语过渡，以承启后文，引出通知的事项篇章形式有3种（1）段篇合一式（内容较少）（2）分条列项式（条理清晰、主次分明）（3）小标题式（主旨鲜明突出）◆告知性通知会议通知：名称、目的、主持单位；内容和任务，议程；时间、地点,日程；参加人员范围和人数；有关注意事项（报道时间、及地点，须携带的文件材料，会议筹备领导小组，乘车路线及车次、航班，食宿安排。联系人及联系电话等），附件（登记表）事项性通知：通知因由和告知事项内容单一，则因由与事项连贯写，不分段；内容较多，则需分段说明◆发布性通知：发布规章，产生法定效力，正文简短（1）一句话写明发规章的名称和执行要求（2）简要交代发规章的依据，提出实施要求，进一步强调发文重要意义，提醒有关方予以重视。写法简洁，点到为止，不做过多解释◆任免通知关于任职、免职通知：时间、依据、任职（或免职）人员姓名及职务；先写任职再写免职关于调整某机构组成成员的通知：分段表述（1）任免时间或依据（2）任免人员姓名及职务，任免人员名单写作要求：（1）使用慎重，严肃（文种特点、隶属关系）（2）内容清楚、明确（多样，把握分寸）（3）行文要及时(时效）意见（2001年新增文种）特点：指导性（必须执行；在原则范围内可因实际情况执行）见解的原则性（对带有全局性的问题）处理办法的具体性（为下级机关所遵循）分类：按行文方式：转发性意见；直发性意见按性质、内容：指示性意见和计划性意见写作＊格式的写作标题：常省略发文机关名称，如：关于进一步做好失业调控工作的意见文种名称前常加“若干”主送机关：批转下发的意见，主送机关已标注在批转通知中，无需再标；直接下发的意见，需要标注（下属单位较多，主送机关也是多个）发文机关落款：直接下发意见，在文后落机关的款；由上级批转的意见，将发文机关名称置于标题下面成文日期：（1）标注在标题之下，外加圆括号（2）标于文后＊正文的写作1.前言（问题；工作的意义和重要性；意见的目的；意见的依据），前言结束的地方一般有“现就…问题提出如下意见”或“为…现提出以下意见”惯用语过渡。也可不用惯用语2.主体部分指示性意见：意见具体内容，一般采用分层、分段、分条前加序号的写法常见划分层次的方法有两种：（1）按照所提出的工作措施划分层次（2）采用归类说明的方法划分层次计划性意见：写明工作计划的目标、措施、步骤三项内容3.结尾：(1)自然收尾；(2)结尾段落，提出希望、号召、督查要求或做必要的补充写作要求：1.要掌握政策（原则性）2.要充分了解下情（针对性）3.要具有可行性(实事求是、符合下情；要求不能过高过死;忌“一刀切”，允许因地制宜，灵活掌握）函（比较重要的具体事项，其格式正规完整）特点：1.使用范围的广泛性2.行文的多向性（不相隶属的机关之间）3.功能的多用性（凡事不宜用其他文种的）4.写作的灵活性（形式多样，写法灵活）分类按行文方向可分文：致函和复函按内容和用途的角度划分：商洽函；询问和答复函；求批与审批函；告知函写作＊格式的写作标题：（发文机关）、事由和文种名称（函或复函）;也有四项式（主送机关名称）主送机关：多为一个，也有的是多个（邀请函、告知函），普发性的告知函可以用统称＊正文的写作致函：开头直接提出问题(原委)，以简洁的语言将需要商洽、联系、询问、告知的事项清楚明了地表达出来。可一气呵成，也可分条列项，结尾一般用惯用语请求批准函正文包括求批理由（充分）和求批事项（符合政策和客观实际，并拿出可供参考的具体意见），文尾多以“请批准”“请大力协助”“望能同意”惯用语结束复函开头要引叙来文(日期、发文字号等)后，可用“经研究，函复如下”“关于…问题答复如下”一类话过渡，然后针对问题给予明确的答复。结构一段到底或列为若干条目，结尾用惯用语“特此函复”“特此回复”“此复”审批函结尾惯用语可参照一般复函，不能“此复”，如持否定意见，还应说明理由。写作要求1.内容集中单一，一文一事，文字尽量简省，以体现简便快捷的特点2.函的结尾通常都用相应的惯用语收束，有时也不用，即直接落款3.函多数用于不相隶属的机关之间，属于平行文。因此语言要得体，做到态度诚恳，语气谦和4.函在行文时必须用函的格式，而不能用一般文种使用的格式求批函与请示的区别功能一样，不同是各有使用范围请示用于有隶属关系的机关之间，求批函则用于不相隶属的机关之间审批函与批复的区别功能一样，不同是各有使用范围批复用于有隶属关系的上下级之间，针对请示行文；审批函用于不相隶属的机关之间，针对着求批函行文，即批复对请示，函对函会议纪要特点：纪实性（客观、真实、准确地记载）提要性（概貌、主要的议决事、基本精神等）多功能性（记载；传达；具有汇报、指挥、知照交流功能）分类：根据反映会议情况的侧重点不同：综合型会议纪要；决议型会议纪要；记言型会议纪要根据会议类型角度：日常行政工作会议纪要；专业性、专题性会议纪要写作1.写会议纪要之前的准备工作（1）正确理解会议的主旨（目的、指导思想、基本精神）领导交谈或参加筹备会了解会议组织着者的意图研究会议召开的背景以明确会议的针对性；研究会议的内容情况，抓住中心议题；了解会议在那些问题取得一直意见，形成什么结论。（2）注意收集原始材料（会议记录，亲自参加会议）2.格式的写作标题：一般会议名称+文种名称（全称，并注明会议类型）全国城市经济体质改革试点工作座谈会纪要也可双标题（主标题、副标题）增强服务意识繁荣社会主义文艺——学习《在延安文艺座谈会上的讲话》座谈会纪要3.正文的写作开头：（1）介绍会议概括（繁简两种），自然情况+动因、根据或基本内容和重要活动或会议结果、评价（2）交代会议召开的背景，或提出有待解决的问题主体◆综合性会议纪要（1）对会议的基本精神、重要原则、主要内容、议定事项以及执行要求加以归纳总结，分几个问题来写（2）根据需要从会议的最基本环节（主要议程，中心议题、讨论情况、决议事项、分歧意见、重要活动）中，选取几个环节来写结构上一般就所选择的内容分几个大的层次（下可有若干小的层次）。表述方式上共同的观点以会议或与会人员名义提出“会议认为”，“会议强调”“与会同志指出”等◆决议型会议纪要：把会议形成的一致意见按内容的性质进行归纳分类，概括为若干问题，按照一定顺序逐次写出来日常行政工作会议纪要常采用自然段+序号◆记言型会议纪要（1）按照实际发言顺序排列（2）按照讨论的问题归类，同一问题的各种观点排列在一起，作为一个层次（3）按照发言观点归类，属于同一观点的发言排列在一起结尾：最后一个问题写完就打住，没有结尾的结尾；专段收束结尾（希望、号召、评价、补充说明、执行会议精神的要求）写作要求1.突出会议的主旨和基本精神（纪要性；围绕中心议题取舍材料）2.真实准确地反映会议情况(调查研究）会议纪要与会议记录的区别（1）所记内容与方式不同记录，全部情况，不加取舍、不分巨细地逐项而记；纪要，以会议材料为基础，进行整理、加工、提炼、择其大要而成分（2）两者的目的和功用不同记录，为机关内部积累资料；纪要为通报情况，宣传贯彻会议精神，它是公文（3）所采用的结构方式不同记录，按时间顺序安排材料，采用的是与会议过程同步的纵式结构；会议纪要，从总体上是总分式结构，其主体部分多采用横式的并列结构另：凡正式会议都要做记录，但并不一定都要会议纪要。会议纪要写于会议结束之时或以后，而会议记录与会同始终会议纪要与会议简报的区别（1）两者所承担的任务不同。共同点都有通报会议情况的作用；但会议纪要还具有行政约束力，会议简报没有（2）两者的容量和所反映的方面不同。会议简报以简短为特点，一个会议可编发多期；纪要着眼于会议全局，抓住会议主要问题和重大方面来写。不受篇幅的限制，可长可短、（3）简报在会议当中编写，随编随写，不止一期；纪要择在会后形成，一会议只一个纪要报告特点：汇报性（下情上达）陈述性（叙述和说明）分类：工作报告情况报告答复报告报送报告＊正文的写作◆工作报告开头：简短的前言（动因、目的和必要性；或一句话概括基本内容），以“现将……报告如下”一类惯用语加冒号结束。或有的直接用惯用语来领起。主体：综合工作报告：（1）基本情况，主要体会和今后意见（2）按照工作的各个方面划分成若干部分等专题工作报告：基本情况，主要体会，今后意见结尾：“特此报”“以上报告，请审阅”“以上报告如有不妥，请指示”等惯用语收束。独立成段，单占一行◆情况报告开头：简短的前言（背景材料或概括提示报告内容），以“先将情况汇报如下”过渡。或开头直接介绍情况主体：介绍情况、分析情况和处理意见◆答复报告：与一般工作报告、情况报告没有明显的区别◆报送报告：只用一两句话把所报文件的名称、件数说清，以“请审阅”“请收阅”“经核查”“请查收”等惯用语收束。直接把文件负在后面。工作报告与工作总结的区别（1）报告代表发文机关的意见，直接具有行政效力。总结不经有关机关或会议批准，不用公文形式发表，也不具备行政效能（2）报告将回顾过去工作与部署今后工作连在一起；总结重在回顾工作情况，总结具经验教训，体现与计划的密切联系请示特点：请求性（对上级机关）先行性（事前行文）专向性（只能发往有隶属关系的上级机关）分类：请求指示的请示；请求批准的请示；请求解决问题的请示；写作◆请求指示的请示：引述在理解、执行上