EXCLE表格管理客户生日

笔者的一位朋友是某知名品牌生活用品的销售营业代表，由于工作出色，刚刚晋升为高级销售经理。为了建立良好的客户关系，她想在每位客户生日之际根据客户级别寄送不同的温馨小礼品。但是手上的客户数量有近350人！看她用本子记了十几页，折腾了好久也不能圆满完成。想想这个任务用Excel完成不过是小事一桩，于是又按捺不住当起“老师”来了。文章末尾提供.xls文件供大家下载参考。说明：由于下面的制作过程只是说明任务完成的方法，所以只输入了10条客户记录，所有客户信息均为虚拟。大家在完成自己的工作时，可根据实际情况修改。1．打开Excel2002，进入程序主界面。单击菜单“文件→新建”，在程序窗口的右边的“新建工作薄”任务窗格中单击“空白工作薄”，于是建立了一个空白工作薄。2．参照图1，在Sheet1工作表中输入如下数据。“出生年月”一列的数据输入时以“1941－3－28”格式,Excel会自动识别为日期类型。图13．为了让出生年月字段的显示类型符合我们的习惯，下面进行设置。选中B列单元格，单击菜单“格式→单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中，在“分类”栏目选中“日期”，区域设置为“中文（中国）”，类型为“2001年3月14日”(图2)，设置好后单击“确定”。图24．我们在寄小礼品给客户时，通常会写明“祝某某多少岁生日快乐”，所以算出每名客户的年龄是需要的。选中E2单元格，在其中输入公式“＝YEAR(NOW())－YEAR(B2)”，回车确定后，E2单元格显示时间格式的结果。这时我们选中D列单元格，单击菜单“格式→单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡的“分类”栏目里，选择“常规”，单击“确定”后。E2单元格显示客户的年龄“47”。提示：YEAR函数功能为返回某日期对应的年份。语法为：YEAR(serial_number)。参数Serial_number为一个日期值，其中包含要查找年份的日期。如YEAR（2001－10－15），返回结果为“2001”。NOW函数功能为返回当前日期和时间所对应的序列号。语法为：NOW()。YEAR（NOW（））返回当前日期对应的年份。5．选中E2单元格，将鼠标指针移至该单元格右下角，鼠标指针变为十字形（公式填充柄），按住鼠标左健向下拉至E11单元格，这个操作就把公式复制到下面这些单元格。这样其余客户的年龄也算出来了。6．算出每个客户的生日月份是为后面的根据“生日月份”排序做准备的。当客户数量较大时，按“生日月份”排序后，生日同月的客户将排在一起，这对任务的完成不仅加快速度，而且又不会产生遗漏，保证了任务的圆满性。选中E2单元格，在其中输入公式“＝MONTH（B2）”，将鼠标指针移至该单元格右下角，鼠标指针变为十字形，按住鼠标左键向下拉至E11单元格。其余客户生日的月份也算出来了。提示：MONTH函数返回以序列号表示的日期中的月份。月份是介于1（一月）到12（十二月）之间的整数。如MONTH（2001－10－15），返回结果为“10”。7.后面除了想按“生日月份”作为主关键字排序外，我们还想把“客户级别”作为次要关键字排序。但是Excel怎么会知道客户级别谁高谁低呢？或许细心的读者已经在问“客户级别值”这个字段是不是派这个用处的啊？对了！我们选中D2单元格，在其中输入公式“=IF(C2=钻石,1,IF(C2=黄金,2,IF(C2=白银,3)))”，这个公式的含义为：若客户级别为“钻石”，则与它等价的值为“1”。“黄金”为“2”，“白银”为“3”。若你还有更多的级别，可以继续往后嵌套。提示：IF函数最多能嵌套7层。8．公式输入完成，回车确定后。利用公式填充柄，向后拖拉至D11单元格。这样，其它客户的级别值也算出来了。9．将光标选定在有数据的任一单元格内，单击菜单“数据→排序”，在弹出的“排序”对话框中，设定排序的主要关键字为“生日月份”，次要关键字为“客户级别值”，单击“确定”。图310．返回工作表后，可以发现数据已经根据指定的排序要求重新排列。图411.如果不想让“客户级别值”字段显示，可以先选中D列单元格，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“隐藏”命令。12.如果客户数量很大，为了浏览方便，可以通过数据筛选只显示符合条件的数据。将光标选定任一有数值的单元格，单击菜单“数据→筛选→自动筛选”命令，各个字段右边出现下拉按钮，如单击“生日月份”下拉按钮，选择“11”，则工作表只显示筛选出的生日月份为“11”的客户记录。图5好了，11月份过生日的客户已经出来了。快根据他们的级别准备礼品吧！这个工作过程比较辛苦的工作就是把客户资料输入Excel，至于计算管理与排序，全都是Excel做了，说是一劳永逸一点也不过分吧！若你也有相似的工作需求，不妨一试。