企业内部业务档案管理制度

----------------------------精品word文档值得下载值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------企业内部业务档案管理制度8.8.1总则1）为了加强对我公司档案的科学管理和搜集、整理工作，有效地保护档案和充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，按照集中统一管理档案的基本原则，结合我院实际情况制定本办法。2）档案是指在过去和现在的各项活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文件材料、计算材料、图纸、单据、照片、录像、录音、点算磁盘（带）、等不同形式于载体的历史记录。3）档案的种类包括工程档案、设备仪器档案、文书档案、会计档案、声像档案、电算档案。4）档案是公司各项活动的历史记录，是国家和社会的宝贵财富，使各项活动的重要凭证和依据。公司各项领导和职工都要关心和保护档案，维护档案的完整与安全。5）档案管理工作是我公司各项活动的主要组成部分，各部分应将档案管理工作纳入本部门工作，并把文件材料的手机、整理、预立卷工作与各项活动同步进行。6）档案管理工作在公司经理和总工程师领导下，由档案管理部门具体负责档案的接收、整理、保管、统计、提供利用和按规定向档案馆移送档案等工作。业务上受上级档案行政管理部门的监督和指导。7）档案管理工作是企业强化内部管理和提高审核质量的重要环节。工程造价咨询档案制度的完善、标准与否，反映其内部管理制度和审核质量的高低，它规范着造价咨询单位的执业行为，促使其建立责任追究体制。结合当前实际，我们更应充分认识到由于目前造价咨询市场还存在各种弊端，造价咨询机构片面追求经济利益，执业行为达不到国家和省有关文件的要求，专职人员和兼职人员执业素质高低不同，这就要求造价咨询机构做好档案管理工作，让其成为保证审核质量的强有力屏障，同时也是对主审人员和辅助审核人员一种制度上的管理和约束，起到事后监督（事后控制）的作用。8.8.2文件材料的形成与归档1）文件材料的收集与预立卷归档工作，文书档案有资料员负责，其他各类档案有负责，资料员配合或有资料员单独负责。2）有关部门在考核各部门工作时，应把归档工作加入考核内容之一，并作为奖惩的依据。3）文件材料的形成与归档范围（a）设计类各种依据性文件材料、基础资料各阶段的设计文件图纸、计算书。（b）设备仪器类重要仪器设备（10万元以上）开箱验收记录、安装图纸与使用说明、调试运行报告、维修记录及有关改装、报废、挑拨等文件材料及有关文件材料。（c）点算类各类引用的点算软件和硬件及相关文字材料、公司开发的项目包括软件及开发过程中各阶段的文字材料和有关文件材料。（d）声像类由公司自行制作或引进的照片、幻灯片、录音带、录像带、影片等及其有关文字说明与文件材料。（e）文书类1、经公司办公室统一收发的各类正式文件（包括底稿及附件），有关重要活动的----------------------------精品word文档值得下载值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------文件材料（包括底稿及附件等）。2、各业务部门直接收发与我公司业务工作有关的各类文件材料（包括底稿及附件）及内部产生的各种重要的文件材料。（f）会计类各类会计凭证、会计帐篷、辅助账簿及其它会计材料。（g）以上未能包括的公司其它活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。2）归档的文件材料必须是原件（定稿）且必须完整、齐全、准确，对不符合要求的，档案部门应予以拒收。3）归档的文件材料必须符合要求，严禁用圆珠笔或铅笔书，必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。4）归档具体要求按照各类档案管理办法。8.8.3档案管理与利用1）档案部门要做好档案工作的标准化、规范化和系统化工作。2）档案部门对接收的归档才来要进行检查和验收，对不符合归档要求的，应退有关部门重新处理。通过验收的归档材料要及时整理、分类、装订、登记、编目、统计和编织检索工具等。3）档案部门应做好提供利用工作，编制多种检索工具，建立各类档案的计算机数据库，逐步达到利用计算机进行检索。4）档案部门应根据工作的需要，做好档案信息的编研工作，并逐步向深层次方向发展，做到档案信息的二次三次开发。5）档案著录应按照现行的国家标准《档案著录规则》进行，各类档案案卷标题的拟写要充分反映出卷内材料的内容，又要力求做到简明扼要。6）各类档案的借阅应征得公司领导或部门主管的批准。复制档案应根据不同的内容，征得公司领导或主管部门的同意。7）档案保管（a）存放档案应根据各类档案的载体、形式的不同，采用不同个专用设备。（b）各类档案入库存放次序，应按公司各类档案分类规定排列。（c）已归档的各类档案，一律不准修改。（d）存放档案的库房，除档案外不得存放其它物品，且具备良好的卫生环境和防火、防盗、防潮、防高温等措施。库房建设应按照现行国家标准《档案馆建筑设计规范》执行。（e）定期对库藏档案进行整理、核对、调整，做到分类排列整齐、账物相符。（f）对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制。（g）库藏档案因移交、作废、遗失等，要办理有关手续，编制目录清册，注册缘由，并报请有关领导核准。移交、作废或遗失等目录清册、单据等由档案部门保存。（h）严格执行有关保密安全制度的规定，维护档案的安全。8.9工程造价项目文件立卷归档办法8.9.1总则1）为完整、系统地保存和科学地管理工程造价项目文件，充分发挥工程造价文件在工程建设中的积极作用，根据国家集中统一管理档案的原则和我公司“档案管理暂行办法”，制度本办法。2）在我公司项目服务过程中直接形成的具有凭证、依据、查考和参考等作用的各种文字材料、计算书、图纸、图表、质量记录、声像（照片、录像、影片、幻灯片等）、点算磁盘（带）、微缩胶片等不同形式载体的文件，都必须归档。----------------------------精品word文档值得下载值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3）以一个独立的工程项目为单位进行立卷归档工作。4）项目负责人主持工程项目文件的预立卷归档工作，并对项目文件立卷归档的质量负责。专业负责人将形成和积累的文件和有关资料，进行分类整理，及时交项目负责人汇总。资料员配合项目负责人做好平时设计文件的收集、整理、编目、保管等工作，待项目完成后送档案管理部门归档。5）预立卷归档的文件由项目负责人负责检查核定后，填写《资料归档目录单》。文件归档前要进行本来质量自检考核，填写基础质量自检表。预立卷部门技术主管对归档材料全面审核后，填写《工程设计档案审核鉴定表》。6）预立卷完成后，有资料员填写项目归档交接目录一式二份，随归档材料送档案管理部门，经交接双方签字后各留存一份。7）在项目完成后的三个月后，必须完成预立卷归档工作，多服务周期长和大型综合项目等，可同档案管理部门联系，采取分阶段或其它方法预立卷归档。8）在项目归档后又产生的文件材料，来往文件等，文件产生部门必须及时做好补充过档工作。8.9.2文件归档范围、内容和立卷排列次序1）项目委托单：项目下达单：业主提供资料验证记录单：设计交接单：编制原则：校审记录单：工程估算或概、预算成品文件：计算书底稿：评审会议记录单、评审文件：设备询价记录单：修改、调整或补充文件成品及相应校审记录单：----------------------------精品word文档值得下载值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------服务方案根据政府对其投资项目的特殊性，如何客观、合理、科学的编制清单和控制价，如何对施工过程中可能引起索赔纠纷的子目进行风险规避，就显得尤为重要。1.1工程量清单和招标控制价的编制思路、编制原则及标准1.1.1编制思路工程量清单和招标控制价的编制是基于委托方提供的设计图纸及其他书面资料，并辅以现场踏勘和答疑澄清。我联合体在编制过程中将发现问题会及时汇总发送合肥市招投标中心，并根据业主及招投标中心的书面答复，更新调整工程量清单的列项及控制价相关费用。工程量清单的子目开列、子目编码、计量单位、项目特征、工程内容、工程量计算规则均要满足《安徽省建设工程工程量清单计价规范》（DBJ34/T-206-2005）、《建设工程工程量清单计价规范》（GB50500-2008）、招标主体结构、措施项目的顺序分步开展，遵循科学合理的计算程序，加快工程量的计算，也方便后续的复查调整。所有工程量计算完成后，要计算提取主要经济技术指标如单位面积混凝土量、混凝土含钢量等，并与其他已招标规范做横向对比，分析原因，及时更正。过程中的计算底稿均要保留清晰，待编制完成后与清单和控制价成果文件一并归档。招标控制价应满足《安徽省建设工程工程量清单计价规范》（招标文件要求、阜阳当地造价行政管理部门相关规定。工程类别划分、管理费和利润的取费、规费税金的计取、人工费价格、材料价格、预留金及暂列项目费用按照招标文件及本地造价行政主管部门的相关规定计取。招标控制价编制完成后要与业主提供的工程概算或施工图预算做对比分析，提取单位面积造价、单位里程造价等技术经济指标。编制出的招标控制价要体现本工程造价特性，符合市场规律，以社会平均水平位基础，以当地实际造价水平位参照。在工程量清单和招标控制价编制中我联合体会遵循保密制度，恪守职业操守。遇到特殊情况，及时与招标方沟通，积极配合合肥招投标中心及业主方的各项工作要求。工程量清单和招标控制价编制工作结束后，提交委托方完整的成果文件，并做好本单位的归档工作，此外，我联合体将竭力配合业主委托的其他全过程投资控制延伸服务，包括初步设计概算评审、设计变更经济分析、经济签证分析、工程进度款复核、工程结算书复核等工作。9.1.2编制原则（1）遵守有关法规、如国家招标法等：（2）遵守建设工程工程量清单计价规范GB50500-2005，项目编码统一、计算规则统一、项目名称统一、计量单位统一、项目特征描述清楚、工程内容要点全面;（3）工程清单列项全面，遗漏招标文件中明确包含招标图纸上有所反映的内容；（4）工程量清单列项，把握好所列项清单项目的综合程度，能具体的尽量具体避免模糊列项，无法具体的，综合合同形式（综合单价或综合总价）综合考虑，比如以项包干。（5）工程量计算准确，区分定额计算和清单计算方法的异同，按照招标文件中相关依据文件的工程量计算规则计算工程量;(6)招标控制价中分部分项工程量清单综合单价、工程类别划分、管理费和利润----------------------------精品word文档值得下载值得拥有------------