定岗定编工具与方法

定岗定编工具与方法交流July10,2012定岗定编的意义定岗分析的工具与方法定编分析的工具与方法免责条款目录2定岗：是指明确企业（组织）所需要的岗位定编：是指明确企业（组织）需要多少适合企业发展的个人。定责：包括部门职责及岗位职责两项内容(定岗定编之前需要定责)。定员：是在定编基础上，严格按编制数额和岗位的质量要求，为企业每个岗位配备合格的人员（定岗定编之后需要定员）。定岗定编是企业岗位管理中的一项基本工作3定编的价值和收益1234567人岗匹配合理岗位工作量合理企业运转速度平衡制定有效的人力资源计划建立合理的工作定额与报酬制度促进管理规范与效率提升改善工作设计与环境4定岗定编的意义定岗分析的工具与方法定编分析的工具与方法免责条款目录5定岗分析的两大工具组织职能分解岗位工作结构与工作量分析6部门职能的分析与改进。方法1：组织管控分析7核心功能•财务/资产•总部战略规划/下属公司战略•投资管理•收购、兼并•公关•人才培养•法律•审计•总部营销•R&D（产品研发）•采购/物流•销售网络•信息化系统财务管理型战略管理型操作管理型管理模式功能和人员配置集分权分权集权与分权相结合集权•财务/资产•总部规划/SBU战略•监控/投资管理•收购、兼并•公关•人才培养•法律•审计•总部营销•现金管理+总部组织机构的管理•财务/资产•总部规划•监控/投资管理•收购、兼并+总部组织机构的管理重要功能总部功能+总部组织机构的管理总部与下属公司管控模式方法2：PDCA法。采取“纵向分级、横向分解”——从两个维度进行全面梳理的方式，细化、完善部门职能职能模块一职能模块二职能模块三职能模块四职能模块…决策性质执行性质管理性质纵向上将部门职能分解为彼此相对独立而又相互连续的职能模块横向上将每一块职能按照工作性质分层进行细化描述，使各项职能具体化、可操作8可以利用PDCA方法，对部门之间的交叉职能进行分工。例2－1：福利管理与劳动纠纷管理职能的分工各部门职能职能概述内容描述制定计划与制度（P、A）执行工作（D）指导、监控工作（C）福利管理职能分工（方案一）•人事处编制社会保险及住房公积金缴纳方案，并根据当地地区公司、当地政府的社会保险政策和具体实施情况优化方案•人事处缴纳本公司社会保险及住房公积金，每年编制社会保险基数报表，每月根据相应比例进行计提并缴纳•人事处根据上级主管部门相关规定制定员工误餐、水电气、住房等补贴标准•人事处发放员工误餐、水电气、住房等补贴•人事处监控各种补贴的实施效果•人事处组织制定（企管法规处、党群工作处）员工劳保用品、休假、疗养等福利发放的标准•企管法规处采购和发放劳保用品•党群工作处负责组织休假和疗养•人事处监控劳保用品、休假、疗养实施效果福利管理职能分工（方案二）•人事处编制社会保险及住房公积金缴纳方案，并根据当地地区公司、当地政府的社会保险政策和具体实施情况优化方案•人事处缴纳本公司社会保险及住房公积金，每年编制社会保险基数报表，每月根据相应比例进行计提并缴纳•企管法规处制定员工劳保用品、住房补贴、交通费、通讯费、水电补贴管理、保健标准•企管法规处负责员工劳保用品、住房补贴、交通费、通讯费、水电补贴管理、保健标准的实施•企管法规处监控各种补贴的实施效果•党群工作处制定休假、疗养等福利的标准•党群工作处组织休假、疗养等工作•党群工作处监控休假、疗养等的实施效果9福利管理与劳动纠纷管理职能的分工（续）各部门职能职能概述内容描述制定计划与制度（P、A）执行工作（D）指导、监控工作（C）劳动争议与纠纷处理•党群工作处负责对劳动争议和劳动纠纷进行调解，维护员工合法权益•人事处负责代表公司，参与劳动争议与劳动纠纷的调解、仲裁以及法律审判，落实调解、仲裁、法律审判结果•党群工作处负责就劳动争议和劳动纠纷对员工进行指导•党群工作处负责就劳动争议和劳动纠纷对公司进行监控10方法3：流程梳理法，通过流程对部门职能进行界定11如：某公司工程管理流程中的分工低压验收通气发卡中压验收组织现场技术交底会现场协调工程质量控制配合验收办理通气手续参加交底会建设（中、低压）设计图纸参加交底会设计变更现场核量工程决算、材料核算材料供应供应材料退库审核验收资料客户服务部工程管理流程设计技术交底建设（中压/低压）施工质量控制工程验收管网运行部客户发展部施工单位设计所总工办通气发卡决算部采购供应部再如某公司对工程的质量管理流程分析12是否按照标准、规范进行安装？焊接质量是否达到要求？防腐层的厚度、长度是否达标？填充物是否可能损坏防腐层？建议适当增加专职工程管理人员（现场代表），加强关键节点的质量控制职能焊接安装防腐吹扫试压回填强度试验和气密性试验是否达标？是否进行了吹扫？吹扫是否合格？方法4：理论职能对比法市场开发市场管理客户服务主要职能哈纳斯存在的问题现代化的市场营销体系-市场策划与推广-销售渠道-企业形象宣传-合同签定-货款回笼-信用控制-客户和市场信息搜集-建立完整客户数据库-客户分析研究-客户分类管理-客户关系加强-维修、改装等后期服务市场规划-明确业务任务-建立营销信息系统-内外部环境分析-制定营销战略和目标-制订营销计划-缺乏明确的市场发展战略-市场规划职能缺失-分析职能较弱-市场推广职能不足-企业形象宣传不到位-市场开发仅凭经验-信用控制有待提高-信息搜集需要加强-回款工作有待提高-客户数据库不完善-没有对客户进行分类管理-后期服务水平有待提高品牌管理-品牌规划-品牌监控-公共关系管理-缺乏品牌规划与监控职能-公共关系需加强13方法5：标杆企业分析法14增加客服职能业务全程主导用户分类管理人员编制：20人管理方式：分布在6各营业厅中，营业厅负责制主要工作：厅内炉具销售、小区产品展示客户上门接待、业务受理项目负责制：项目经理全程负责工程管理和客户开发集中职能：市场开发、图纸设计、报价、签订合同、工程管理、验收管理方式：片区负责制、项目负责制组别划分：居民客户发展组（6人）负责开发居民用户，还向开发商推精装修房团购业务，享受一定比例提成；工商客户发展组（5人）负责开发工商用户港华的市场部职能与哈纳斯的客户开发部类似，但增加一定的客服职能，并且从组织层面充分体现了业务全程主导、用户分类管理的原则岗位目标与部门职能一致岗位设置符合组织职能及流程目标的要求，且职责明确清晰岗位划分依据合理岗位划分依据合理、清晰兼容原则相似的职责和岗位合并，追求团队合作目标，提高效率，降低成本岗位工作结构合理岗位主要工作一般应以部门主要职能、最好按照固定的流程展开，减少临时性、阶段性和突发性的工作岗位数量适度岗位设置以岗位数最少为原则，减少重复岗位的设置内控原则岗位设置与分工要考虑控制原则、必要的职责分离以及横向与纵向相互监督制约关系专业化分工原则岗位按专业分工，有利于人员的专业发展岗位设置的主要原则部门职能的岗位分解需遵循以下原则：岗位工作量饱满且分布合理岗位工作量应达到饱满或基本饱满，且尽量将工作均匀分布在正常工作日内，减少工作的波峰和波谷的发生15通过部门职能与岗位职责分析矩阵检查部门职能分解情况空对1：表示职责遗漏1对空：超出底线，表示职责冗余或部门职能缺失1对多：表示岗位职责应细化，或部门职能应精炼多对1：可能存在职责重叠部门职能职责1职责2职责3职责4职责5岗位1职责1职责2职责3岗位2职责1职责2职责3岗位3职责1职责2职责3√√√√√√√√√16二、岗位工作结构与工作量分析1.首先将岗位工作划分两大类•一类是日常性的处室职能工作，一类是阶段性的项目2.对日常性的工作按照以下内容展开分析•工作对象、内容、发生频率（或次数）、单位工作时间，全年工作量，工作量饱满度3.对阶段性工作的分析内容•工作内容、项目周期、工作量发生的特点4.选用以下指标和标准进行评价•岗位工作内容：工作内容要与岗位目标相匹配，岗位目标应与组织的关键职能相匹配•岗位工作结构比：日常性工作量/总工作量%，比值在50%以上，说明岗位设置依据充分；•岗位工作量饱满度：岗位年实际工作量/年有效工作日（251天）%；饱满度达到50%以上时，说明岗位工作量饱满；•岗位工作分布强度：持续每天工作时间在10小时以上，且这样的工作日占全年有效时间的30％以上，应认为工作强度分布不均。17专项工作工作类型工作内容分析建议▪参与公司内控体系建设工作日常工作▪整理处室文档▪组织参加财务部年度决算是处室必需的日常工作根据工作量的大小考虑是否单独设岗此项工作是公司层面的一项长期的专项工作，需要财务部相关处室配合完成；但阶段性的工作已完成，后期工作量不大▪合同审核此项工作是由于合同审核需要法律专业资格的人员完成，与处室工作无关此项工作不能成为设置此岗的依据此项工作不能成为设置此岗的主要依据，还需要考虑工作量大小此项工作是财务部的一个专项工作，需要财务部相关处室配合完成；此项工作不能成为设置此岗的主要依据，还需要考虑工作量大小▪组织参加财务管理手册的修订此项工作是财务部的一个专项工作，已完成；此项工作不能成为设置此岗的主要依据案例1：某财务部资产处综合管理岗，其日常性的工作中，设置岗位的依据不充分；在阶段性工作中，岗位工作主要是公司或部门的专项工作，但阶段性的工作已完成，后期工作量不大，因此，阶段性工作也不能成为设置此岗的依据18案例2：规划计划处岗位与编制现状规划计划处副处长综合管理岗规划计划处处长（定编1人，现0人）（定编1人，现1人）（定编1人现1人）综合计划岗规划投资岗（定编1人现1人）（定编3人现3人）开票中心综合分析岗综合统计岗（定编3人现3人）（定编1人现综合管理兼）（定编8人现7人）•定编19人，现有16人19岗位名称岗位目标与部门职能岗位设置依据是否关键岗位岗位工作结构岗位工作强度分布岗位工作量岗位调整建议规划投资岗匹配充分是不合理不均匀：年底、逢编制五年发展规划时工作量大不饱满保留，由副处长兼任综合计划岗匹配充分是合理基本均匀：下半月工作量比上半月工作量大饱满保留综合统计岗匹配充分是合理基本均匀饱满保留综合分析岗匹配充分是合理年底和下半月忙不饱满保留，增加职责并深入开展综合管理岗匹配充分否合理基本均匀不饱满保留，由部门其他岗位人员兼任开票中心管理岗不匹配充分否合理基本均匀不饱满保留，兼任部门其他职责开票中心开票岗不匹配充分否合理基本均匀不饱满保留，减少编制根据岗位分工，对岗位的工作结构、工作量等进行判定，提出岗位与编制设置与调整的建议规划计划处岗位设置判定表岗位工作结构与工作强度的分析，可以在对岗位进行工作量分析之前对岗位有一个初步判定，工作结构不合理同样会影响设岗设编；同时，工作量的分析往往需要花费一定时间或一定周期才能对岗位的工作情况有比较全面的了解，而工作结构分析更准确快速。通过对战略规划发展部的岗位工作结构与工作强度进行分析，来发现部门内部的岗位设置问题。首先，按照岗位设置分析表对部门内部的各岗位进行初步判定，看出规划投资岗的工作结构不合理，工作强度分布不均匀。20部门内部岗位设置如果存在工作结构不合理的情况，则在实际中容易造成内部岗位之间忙闲不均的现象，给员工带来不公平感，并导致人力资源的浪费。案例：规划计划处的岗位设置、职责分工容易造成岗位之间的忙闲不均规划投资岗五年发展规划编制年度投资计划编制综合分析岗五年工作年度工作上半月月初工作综合计划岗月度需求、销售、经营等计划编制月度经营计划完成情况分析下半月工作年度综合经营计划编制月度经营分析年度经营分析没有日常工作年初和下半月忙年底和下半月忙21定岗定编的意义定岗分析的工具与方法定编分析的工具与方法免责条款目录22定编的原则以企业经营目标为中心，科学、合理地进行定编－企业定编工作，就是要合理地确定各类人员的数量以及它们之间的比例关系。其依据是计划期内的企业目标业务量和各类人员的工作效率。－所谓科学，就是要符合人力资源管理的一般规律，做到“精简有效”，在保证工作需要的前提下，与同行业标准或条件相同的企业所确立的标准相比较，要能体现出组织机构精干、用人相对较少、劳动生产率相对较高的特点。－所谓