事业单位档案数字化现状及路径探索

265锋绘2019年第1（下）期事业单位档案数字化现状及路径探索姚君（石家庄市藁城区人力资源和社会保障局劳动保障监察大队，河北石家庄052160）摘要：档案管理是事业单位内部管理工作的重要组成部分，在事业单位改革持续深化下，传统档案管理工作局限性较大，已经无法满足实际工作需要，档案管理工作水平偏低，可能发生档案丢失问题。而在数字化技术支持下，推动事业单位档案管理改革，可以降低人工工作强度，将档案资料数字化处理，切实提升管理效率，对于档案资料原有价值充分发挥具有积极作用。本文就事业单位档案数字化建设进行分析，提出合理的实施路径，发挥档案资料价值优势，为后续事业单位管理和决策提供可靠依据。关键词：事业单位；档案管理；数字化前言在改革持续深化下，传统档案管理工作主要是以纸质资料为主，通过手工方式整理，工作效率和质量不高。而在信息化背景下，推动事业单位档案数字化改革，促使档案资料存储载体多元化，在提升工作效率同时，保证档案资料安全性，充分发挥档案资料原有价值，为后续管理和决策提供可靠依据。通过事业单位档案数字化改革发展，有助于深入挖掘档案资料潜在价值，为事业单位健康持续发展奠定基础。1事业单位档案管理数字化的意义事业单位具有一定社会公益，推动事业单位档案管理数字化发展，有助于改善传统档案管理的不足，深入挖掘档案资料原有价值。事业单位档案管理中的内容包括基建档案、人事档案和文书档案，可以为事业单位正常工作提供可靠依据，促使事业单位健康稳定发展[1]。推动事业单位档案管理数字化建设和发展，深入挖掘档案信息潜在价值，充分发挥档案资料公益性组织功能，在提升档案管理效率的同时，解决传统档案管理工作中工作量大、管理效率低的问题。与此同时，传统纸质资料可能受到环境影响出现霉变、损坏问题，不利于档案资源共享和利用，降低档案管理效率和质量。所以，事业单位档案管理数字化，是推动事业单位改革发展的必然选择。2事业单位档案数字化的问题2.1档案检索效率不高事业单位档案数字化改革，依托于计算机技术检索档案资料，可以有效提升检索效率。但是，当前事业单位档案数字化改革还不彻底，尽管计算机检索代替传统人工检索方式，但是检索多为手工检索阶段，极大的影响到档案资料检索效率和质量。诸如，事业单位内部上下级的档案资料保存差异显著，在不同程度上影响档案检索效率，不利于档案资料原有价值发挥。2.2档案数字化设施不健全事业单位档案数字化建设和发展中，作为一项复杂工作，涉及到众多环节内容，需要相应硬件和软件支持。尽管当前事业单位对档案数字化工作重视程度较高，但是资金投入力度较小，档案数字化网络设施和附属设施配置不充分，即便部分事业单位引进专门数字化设备和软件，但是硬件和软件未能定期更新升级，存在很大的安全隐患，严重影响事业单位档案数字化进程，不利于事业单位档案数字化发展[2]。2.3人员素质水平不高在事业单位档案数字化发展中，数学化档案管理相较于传统档案管理方法优势较为突出，集合了信息技术、网络技术和数字化技术等多种技术，对于管理人员的专业素质要求较高。但是，从当前事业单位档案管理人员队伍来看，无论是知识结构还是素质能力都处于较低水平，多数人员年龄较大，认为档案管理工作较为枯燥、乏味，加之薪酬待遇不高，难以充分调动档案管理人员工作积极性。3事业单位档案数字化改善路径3.1建立档案数字化管理系统事业单位档案数字化改革中，应该增加资金投入力度，不断引进前沿技术和设施，实现档案资料数字化管理，最大程度上规避传统管理模式的不足。推动纸质档案资料朝着数字化转变，建立档案管理信息系统，可以实现档案信息资源存储、共享和传输[3]。这就需要事业单位建立特殊域名网站，建立档案存储库，保存档案数据信息，较之传统人工方式可以实现档案资料高效开发和利用。需要注意的是，事业单位应立足实际情况，建立更具特色的数字化管理系统。3.2推动档案数字化管理规范发展事业单位档案管理工作是一项枯燥的工作，不仅仅是档案管理部门的工作，同时也是事业单位所有部门的工作。档案部门管理中，各个部门所提交的档案资料格式有所不同，这就需要结合实际情况来尽快收集资料和归档，统一档案格式，便于后续档案管理。同时，对传统的纸质档案资料数字化扫描，建立档案表格，结合整体规划来细化档案管理指标包括员工个人档案、发展规划档案以及会计管理档案等，设立不同指标和范本，及时将范本递交给相关部门，保证档案管理规范化开展。3.3强化数字化档案安全管理档案数字化主要是依托于信息技术、网络技术和数字化技术实现，由于网络开放性特点，可能受到外部恶意攻击和病毒感染，导致重要数据信息丢失，存在一系列安全隐患。这就需要推动档案数字化发展的同时，加强数字化档案安全管理，建立数字库的同时，完善基础设施，定期更新和完善软硬件。按照数据库标准进行数字化档案管理，便于数据库功能充分发挥，维护档案数据库信息安全，促进系统性能发挥的同时，为事业单位管理和决策提供可靠依据。4结论综上所述，事业单位档案数字化建设和发展，是迎合信息时代发展的必然选择，在转变管理理念的同时，推动档案管理手段创新和完善的同时，建立档案管理信息系统，收集档案信息的同时，持续提升档案数字化水平和档案管理效率的同时，推动事业单位健康持续发展。参考文献[1]吕明.“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究[J].管理观察,2019(03):88-89.[2]孙明.交通运输事业单位干部人事档案专项审核问题研究[J].办公室业务,2019(02):153.[3]李希茜.关于新时期机关事业单位档案管理工作的创新性思考[J].科技风,2018(22):238.