人事档案信息数字化管理面临的问题及对策研究

人事档案信息数字化管理面临的问题及对策研究摘要：人事档案管理是进行实现事业单位工作有序进行的有效手段，随着信息化发展也呈现出显得特点。基于此，本文针对人事档案信息数字化管理存在的问题进行分析，并且通过选择合理的数字化管理载体与系统、提升数字化管理人员工作水平以及保障信息安全等手段，为提升人事档案信息数字化管理的水平提供参考。关键词：人事档案管理；数字化；信息安全?算机信息技术不断发展的大环境下，各项工作对其的应用不仅提升了效率还保障了工作的质量，例如在人事档案管理工作中利用信息数字化技术，就能够有效促进该工作的准确性。但是在人事档案管理的计算机信息技术应用中仍存在一些问题，亟需得到解决。一、人事档案信息数字化管理现存问题（一）计算机环境、技术问题人事档案的信息数字化管理工作，经常由于计算机的环境以及管理系统的具体功能情况而受到影响。其中最为普遍的现象就是人事档案信息管理环境的温度、湿度环境等。由于人事档案信息数字化管理需要利用计算机进行操作，所以其所处环境必须要能够支持计算机运行的稳定开展。计算机使用过程当中，首先是受到湿度的问题影响，一旦湿度过大，就会容易产生漏电现象或者是各种零部件的受潮现象，从而影响具体的使用，还会导致硬件设施的寿命下降。其次是关于环境的整洁性，在灰尘过大的环境下，计算机的各种硬件设备或者是U盘等都难以读取数据，从而导致工作开展的影响。最后是关机计算机技术方面，计算机技术提升速度是极快的，计算机发展可以用日新月异来形容，技术方面的落后就会导致档案管理工作的效率降低。（二）信息安全性问题自从计算机被广泛应用之后，随之而来的信息安全性问题也越来越严重，计算机信息的安全性问题主要受到两个要素影响，一是在遭受到外部的黑客、病毒攻击时，就会产生信息丢失的现象。人事档案信息关系到隐私以及各种发展工作，一旦被窃取就会导致各方面的损失。网络环境下，新信息的安全问题成为最险峻也是最难彻底解决的问题，并且由于计算机技术普及，网络环境也充满更多的危及。而是人事档案信息数字化管理工作人员自身对于信息安全的意识不足，也致使信息安全受到影响。在进行人事档案管理过程中过分重视工作的效率问题，而忽视了工作的安全，是促使人事档案信息安全性受到威胁的重要原因。（三）数字化管理人员个人能力问题现有的人事档案数字化管理人员上岗条件较低，导致很多工作人员个人能力不到位，实质上是无法胜任档案管理工作的。部分的数字化管理人员是在企业、单位内部的传统数字化管理工作更新换代之后继续进行管理工作的，而忽视了数字化管理与传统档案管理之间的差距。数字化管理系统对于计算机水平、互联网认知以及业务熟悉程度都有较严的要求，只有在这三个方面都具有完备的知识掌握，才能够胜任数字化管理人员这一职位[1]。二、提升人事档案信息数字化管理水平有效对策（一）选择合理的数字化管理载体与系统开展人事档案信息数字化管理工作之前必须对数字化管理的载体和系统都进行合理的选择，保障人事档案管理工作具有一个稳定可靠的基础。首先是人事档案信息数字化管理的载体选择方面，这是对于硬件层面的考虑。人事档案信息数字化管理必须保障硬件可以保障各项工作的开展，以及具体使用年限。数字化管理的载体寿命关系到了这项工作开展的成本以及安全性，质量可靠才能促使管理水平的提升。其次是数字化管理系统的选择方面，需要针对人事档案信息数字化管理工作的特点来进行具体选择。在进行档案管理工作过程当中，必须要保障系统的技术水平保持在整体行业内部的平均水平的，甚至的超过平均水平的，否则落后的系统只能够阻碍各项人事档案管理工作的进行，降低效率以及质量。人事档案管理系统紧跟时代需求进行更新换代，并且在更新过程当中注意存储信息的保存与转移，防止在这一阶段过程中人事档案信息被不法分子复制窃取，保障系统的仿真性。（二）提升数字化管理人员工作水平数字化管理人员的个人能力水平和管理工作的开展是紧密相关的，在工作过程当中，只有高素质的工作人才才能够促使整体工作质量不断提升。对于管理工作人员必须定期开展培训，培训的内容涵盖有基础的系统操作，还有各项安全意识的培训，以及在出现安全事故的状况下，怎样才能有效处理，使损失降到最低。培训过程不能脱离实践，只有将理论与实践进行结合才能保障实际工作工程中，管理工作人员有能力处理各种突发状况，应对各种事件。并且企业内部也要结合相关法律以及企业自身发展需求，制定有效的管理制度，保障各项人事档案信息数字化管理工作都在框架内有序地进行，一旦出现事故，能够将责任落实到具体的管理人员，这样也可以有效促使工作态度的端正以及工作积极性的提升[2]。（三）保障信息安全信息安全一直是人事档案管理工作的重点问题，也关系到其所服务单位、企业的整体发展运作。保障人事档案信息数字化管理的安全性首先需要从相关法律法规的解读与遵守开始。我国已经颁布的有关于人事档案管理工作的法律法规包含有《档案法》、《计算机病毒防治管理办法》等，将这些法律各项工作开展的出发点以及被侵害时的武器，保障信息安全。针对目前网络环境复杂的特点，以及各种木马、病毒泛滥的现状，定期开展系统的杀毒以及维护工作，最大限度减少各种安全漏洞，让不法分子难以找到信息窃取的切入点。最后在进行档案的录入导出工作时，结合传统档案管理方式，机密档案可以仍旧采取传统方式进行保存，这样就尽量避免信息窃取的现象。三、结论总的来说，利用信息数字化技术进行人事档案的管理是时代发展的必然趋势，也是对于新技术的有效应用。这种方式下，利用创新的计算机科技进行人事档案工作，需要不断进行系统和载体的质量与技术提升，还需要加强管理人员个人工作素养，以此实现人事档案信息数字化管理的整体水平提升。参考文献[1]刘倩.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化探析[J].兰台内外，2017（04）：77.[2]张卫，姜瑞博，杨腾.人事档案信息的全面数字化管理[J].中国卫生产业，2016，13（18）：172-174.作者简介宋丽霞（1984―），女，汉族，广东梅州，本科，中级经济师，现从事档案管理方面工作。