某某局档案管理办法

某某局档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及于洪区档案局《于洪区档案管理办法》等有关法律、法规精神，为加强我局党群、行政类档案工作的业务建设，使之更好地为局各项工作服务，特制定本办法。第二条凡是我局在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。第三条按照业务类、党建类、办公文书类分别归档，并确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。第四条文件归档工作应纳入各科室的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围第五条布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第六条各科室要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同局档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。第七条大力开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的作用。第八条贯彻执行党和国家保密、保卫制度，严格党群、行政类档案的借阅制度，确保档案的机密和安全。第二章归档范围第九条确定的原则1．归档的文件材料必须对局机关和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。2．归档的文件材料必须反映局机关职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。3．归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同中部门不同特点。文件材料必须用A4纸。第十条归档的主要内容和重点1．归档的主要内容包括党务、某某、国企、金融、办公文书四个系统的内容。2．归档的重点以本局形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对局的指令性、指导性文件为主。第十一条不归档的文件材料1．上级机关普发供参阅、不办的文件材料；2．上级机关发来供工作参考的抄件；3．上级机关征求意见未定稿的文件；4．重份文件；5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；6．未经会议讨论，未经局领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次局对稿（局主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；9．局内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10．本局负责人兼任外机关职务形成的与本局无关的文件材料；11．为参考目的从各方面收集的文件材料；12．非隶属机关抄送的不需要办的文件材料。第十二条对不归档材料的处理意见1．局各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料，要加强保管，对某些方面的资料，如对今后工作有利，可作为资料暂存。2．对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》，经本部门领导批准后，由局党委办公室负责送往指定的造纸厂预以销毁。第三章归档要求第十三条局各科室等均为归档部门。第十四条局每一个归档部门的兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。第十五条兼职档案员在对本单位所有应归档材料进行收集整理时，应遵循如下原则，即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类归档，以能准确、全面反映局真实面貌和部门的主要职能活动，同时便于今后查找利用为原则。第十六条为避免各部门发生重复归档或遗漏，各部门分工如下：1．中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教育部以及国务院有关部、局下达的文、电材料，综合性的，由局务办公室收集整理归档，专业性的或具体业务性的，由各相关单位归档。2．以党、局名义的发文，由局务办公室分别整理归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门整理归档，重要的也应有两份以上。3．党委和局召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由局务办公室分别整理归档。职能部门以党委和局名义召开的全局性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门整理归档。4．局内各部门向党、局的请示、报告政文及相应的批复、批转的原件，由局务办公室整理归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门整理归档。5．两个以上部门共同办理的文件，由主办部门整理归档，非主办部门只保存复制本。6．各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交局档案部门保存，任何人不得带入其他部门或单位。7．重要的人民来信来访材料，由承办部门整理归档。第十七条按照归档时间要求，各立卷部门的文书或兼职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：1．检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。2．检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件组卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。3．检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。4．检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。第十八条各归档部门的兼职档案员应负责做好本部门材料的归档工作，按类目，将档案文件为单位整理要求如下（详见业务指导中的《档案立卷归档流程》）：1．档案文件分类应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。2．装在一个盒内的文件材料排列顺序：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。3．破损的文件材料，以及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠，拆除文件材料上的金属。4．填写以“件”为单位的归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。5．填写备考表（1）盒内文件情况说明。文件收集的齐全完整程度、文件本身状况，文件变化情况。（2）整理人。填写负责整理该盒档案文件的人员姓名，以明确责任。（3）检查人。填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。6．归档验收文件归档部门整理好，局档案部门派人检查合格后，填写归档文件目录，在次年四月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。第四章档案管理第十九条区档案馆负责接收全局各部门送交的档案，并检查合格的档案整理入库。第二十条按《于洪区档案实体分类法》档号的编制原则，我局党群，行政类档案的分类由一、二级类目代号组成。案卷号党、政类档案二级类目代号党、政类档案一级类目代号年度号分类号19××—DQ00—1～n第二十一条档案、档号编排由年度号+党政档案分类号+件号，其模式如下：案卷号按二级类目流水。年度用自然年度。第二十二条局档案馆对已接收的档案，要认真搞好编目。在档案盒的脊背处填写年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。第二十三条党群、行政类档案按年度——二级类目横向排列；并将档案按档号顺序在档案内依次自上而下，从左到右竖立排放。第二十四条与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。第二十五条档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学业局档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。第二十六条档案馆应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并做好借阅、利用效果的登记。第二十七条要充分发挥档案丰富的优势，加强内外各处的综合开发利用工作，主动提供利用，做好领导和有关部门的助手和参谋作用。