OA办公系统文献综述

文献综述一、办公自动化的内涵和变迁办公自动化（OfficeAutomation），简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化在70年代末80年代初由我国的提出，到现在已有近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用；接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等管理；现代的办公自动化系统观点认为：办公自动化实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理、协调过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，难以对非文本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图像等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好地跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售、库存管理、生产计划、器材需求、技术管理、质量管理、成本、财务计算、劳资、人事管理等等，那么这些都是办公软件的处理范围。但是我们发现OA承载过多，那到底办公自动化应该包含那些内容：广义讲，对于提高我们日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为办公自动化系统。狭义上讲，办公自动化系统是处理公司内部的事务性处理，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统[1]。二、办公自动化的发展方向公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势[1]。三、办公自动化系统的发展OA系统的发展经历以下几个阶段：第一阶段：OA系统的开始，也是现代办公的雏形。随着PC技术的进步，诸如WPS、CCED等字处理软件比较普遍的使用，再加上各种各样打印机、复印机的出现，在办公室随时完成各类文件的编辑、打印就成为现实，这也是第一代办公自动化系统(OA)的特点。另外，由于第一代办公自动化系统所需要的各类设备比较昂贵，因此，第一代办公自动化只有那些经济实力比较强的企事业单位才能够使用。第二阶段：协作性OA系统的发展。说着电脑技术和网络技术的发展与普及，各类比较专业性的软件公司得到了前所未有的发展，特别是个人平台软件系统进入了图形化阶段(如：windows系列产品的出现与成熟)；网络技术的发展，使得企事业单位很容易就能够组件自己内部的局域网。另外，在办公软件方面，由Louts公司推出的Louts系列办公软件，包括Louts1-2-3、LoutsNotes/Domino等，特别是LoutsDomino产品的推出，使得实现协作型的办公自动化系统成为可能。LoutsDomino就是一个很好的实现协作功能的平台系统。随后，基于LotusDomino平台的各类办公自动化系统得到充分的发展。这一阶段，许多稍有实力的企事业单位都有能力实现办公自动化系统，可以借助OA系统实现各类文档的传阅与审批等协作性的工作。由于这一阶段的OA系统在操作方面的局限性，使得OA系统在企事业单位的高层得不到充分的推广，也就没有实现OA系统最本质的功能-辅助领导进行决策的功能。第三阶段：协作与知识型OA系统的发展：经过前两个阶段的发展，OA系统已经进入快速成长期，但是，随着用户需求和个性化的要求，特别是随着Internet的广泛普及，用户对OA系统的要求更高，在这种背景下，OA系统也开始了革新。首先是OA平台的提供者-Lotus公司对Louts/Domino系统进行了彻底的升级。Louts/DominoR5的正式发布，标志着第三代OA系统的开始实施。Louts/DominoR5完全支持Internet和Java技术，随之，基于Louts/DominoR5平台的各类B/S结构的OA产品相继开始实施。后来，随着知识管理思想和软件技术的发展，在浏览器下实现知识利用、手写文档、电子认证等功能逐渐成为可能。同时，信息化硬件的价格也逐渐大众化，软件产品的实施价格与周期也降低到合理的位置。因此，OA系统在这一阶段得到了广泛的推广应用。OA系统作为信息化系统的一部分，它与ERP、CRM等业务系统有着本质的区别，OA系统主要的功能是辅助决策与办公，它是将人的思想电子化，并且能够快速的传播给其他相关的人，同时，能够及时的收集到所有人的反馈意见。在决策时，可以借助OA系统查询各类有帮助的信息，使得自己的决策尽可能的客观、公正、准确。这才是OA系统的本质。所以说，OA系统的发展跟科学技术的发展紧密联系，同时，也跟经济和社会的发展密不可分，它是人类认知程度不断发展的结果[6]。四、办公自动化系统开发的相关技术的发展就现在开发OA的技术来说，主要集中分为三大类：基于C/S结构的应用程序开发，结合C/S结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。以下将分析这三类技术的各自优缺点：C/S结构系统：是传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加入中间件的三层或多层结构，在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代。C/S+Web技术：是为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决。B/S结构系统：是援用动态网页技术，加入OA的开发理念，完全适应网络办公和移动办公需求，也是现代办公自动化系统的首选技术。就B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NETFramework，PHP+Apache，就这几门技术，可以说各有其优缺点，分析如下：JSP技术：具有良好的跨平台性，加上J2EE功能十分强大，但是J2EE的布置使开发成本显得略高，而且没有良好的安装界面。PHP技术：是早期动态网页技术中的强手，但随着JSP技术与ASP技术的不断更新，使得PHP技术稍微比较落后。ASP技术：类似于PHP技术，开发简便，快速，加上IIS的功能支持，是比较简易快速的开发技术。ASP.net：可以说是ASP技术的替代技术，是ASP的一大进步，在Microsoft.NETFramework的强大支持下，可以使用C#、VB、Javascript三种语言来编写代码，采用预先编译技术，使得代码安全性加强。在ASP.NET中，Web窗体页由两部分组成：视觉元素（HTML、服务器控件和静态文本）和该页的编程逻辑。其中每一部分都存储在一个单独的文件中。可视元素在一个扩展名为.aspx文件中创建，而代码位于一个单独的类文件中，该文件称作代码隐藏类文件扩展名为aspx.vb或aspx.cs。这样，aspx文件中存放所有要显示的元素，aspx.vb或aspx.cs文件中存放逻辑。鉴于上述分析：在针对于中小型企业用户，建议采用ASP.net技术，理由是，该技术易于服务器的维护，成本相对较低，开发周期较短。五、已有办公自动化系统的不足及存在的问题由于信息化软件建设是一种管理思想与工作方式的再创造，就难免存在许多问题，而OA系统又直接面对办公室事务，这又是对信息化最具有挑战性的工作，所以OA系统的成功运用，需要克服许多困难。应该说，我国的OA市场经过10年的发展，取得了十分明显的进步，产品种类日趋繁多，产品的应用领域几乎渗透到国民经济的每一个角落。但这是一个巨大而低效的OA市场，具体往往表现为投资大、效果不明显；水平低、重复建设多；硬件投入多、软件投入少；模拟手工作业增加管理负担等。具体来讲，存在以下问题：5.1客观方面5.1.1OA的综合性OA工作是一项综合协调、涉及多方面工作的服务与管理行为，与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条，只有同步做好各方面工作，并将各方面的需求在软件开发中完整地体现出来，OA的优势才能充分地发挥出来，有价值的信息才能得到充分的共享。但在实际工作中，这一点还没有得到充分的认识，致使多数单位都在走重复的弯路。5.1.2OA的灵活性一是每个企业办公管理思想、管理模式和方法都各有特点，二是企业每个企业办公的业务处理方式容易变化，OA系统必须适应这种变化。5.2用户方面OA系统的实施本身就像人类在发展过程中生产工具的变革，虽然能够带来生产力的巨大提高，但是更需要管理思想与工作方式发生很大的改变或再创造，而这本身是一件比较困难的事。OA系统的实施涉及到公司的整体，而往往许多用户把它看作仅仅是信息部门或者办公室的事情，这不但造成OA实施困难，而且直接影响到OA系统的投资收益和使用成功与否。5.3OA系统产品5.3.1为用户考虑得少，软件的柔性构造功能较差当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正能被用户接受的功能模块很少。另一方面，软件的模块复用性较差，直接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的需求发生改变时，哪怕仅仅是轻微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商而言也是一个极大的负担。5.3.2开发手段单一，平台依赖性严重很多OA开发商采用的开发模式都是“群件平台＋适当定制”的模式，问题是在与其他业务系统的接口方面、定制复杂应用方面和集成其他软件及设备方面，由于群件平台建得太“高”，造成可供开发商发挥的空间太小，很多功能很难实现。5.3.3技术含量低，创新设计少目前大多数OA软件的设计还基本上停留在Client／Server架构、面向对象的开发方式上，很少见到有创新的设计。使用传统的技术虽然可以满足一时之需，但从长远上考虑就落后了，未来OA的技术趋势是Intranet与Internet进一步走向融合。为了顺应这种趋势以保证OA系统的良好扩展，我们的设计应该立足于现有的先进技术与思想，比如设计上采用三层结构的思想、开发中使用面向对象的方式等等[5]。六、关于自动化平台建设的设想根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国办公自动化建设走上健康快速发展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策：在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。在技术选向方面：选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。关键应用主张自主开发，发展民族产业。在技术结构方面，尽快从Client/Server结构体系转Browser/Server结构体系，采用B/S思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，是标准的三层结构体系。系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。系统设计方法：考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范和分布实施的原则。在设计思想方