MS-EXCEL界面介绍、常用函数、良好使用习惯及小技巧

灵活运用分析工具打造高效办公基础经开区工厂成本2011年10月目录一、认识excel二、必须掌握的重要函数三、函数扩展—数组函数四、培养良好的表格处理习惯五、小技巧结束语外篇一：PPT排版技巧外篇二：MSVisio的用处一、认识Excel1.1Excel是什么？A、处理数据的B、做表格的C、表格/数据处理软件D、分析工具图表分析，定价模型，利润结构等等一、认识Excel1.2Excel表格类型以及注意要点1、基础数据表要点:规范，简洁，完整，格式统一固化2、处理分析表3、动态分析表4、图表分析表一、认识Excel1.3Excel界面的基本介绍1、功能区/选项卡/组/命令2、快速访问工具栏如何设置常用的工具3、微型工具栏及快捷菜单一、认识Excel1.3Excel界面的基本介绍4、编辑栏5、状态栏6、单元格名称7、自动填充柄8、工作表区/标签二、必须掌握的重要函数2.1基本函数1、Vlookup（，，，）/Hlookup（，，，）2、sum（），count（），counta（），countblank（）3、abs（）4、date（，，），year（），month（），day（），days360（）5、now（），today（）6、left（），right（），mid（），len（），lenb（）二、必须掌握的重要函数2.2重要函数1、sumif（），sumifs（），countif（），countifs2、max（），min（），small（array，k）3、and（），or（），iserror（)，true，false，not（）4、Find（””，,）5、if（）6、mod（）求余数，round（）取小位小数（1/3），int（）取整数二、必须掌握的重要函数2.3提升函数1、offset（）2、row（），rows（）3、column（），columns（）4、Edate（）5、Indirect（），match（），index（）6、sumproduct（）三、函数扩展—数组函数3.1认识数组函数数组就是单元的集合或是一组处理的值集合。可以写一个数组公式，即输入一个单个的公式，它执行多个输入的操作并产生多个结果。数组函数其实就是同时对一组或几组数同时处理，然后得到需要的答案数组公式的输入方法将公式输入后，不要直接按回车键(Enter)，而是要同时按Ctrl+Shift+Enter，这时系统自动添加“{}”。如果输入完公式不小心按回车键，可以用鼠标再点一下编辑栏中的公式，再按Ctrl+Shift+Enter键即可运用数组公式的最重要的原理是数与数之间一一对应。三、函数扩展—数组函数3.2数组函数的运用1、最简单的数组运用选择区域，输入内容，Ctrl+Shift+Enter全部填写2、数据公式运用3、数组函数嵌套使用例如：{=SUM(IF(G3:G8=A产品,H3:H8*I3:I8,0))}种类数量单价金额A产品1015150B产品3024720C产品1512180D产品1615240A产品545270合计1251560一般公式一般公式=C4*D4=SUM(E4:E8)种类数量单价金额A产品1015B产品3024C产品1512D产品1615A产品545合计1251560数组公式=SUM(H4:H8*I4:I8)=SUM(IF(G3:G8=A产品,H3:H8*I3:I8,0))数组公式四、培养良好的表格处理习惯4.1习惯一：可以用excel表做的就尽量不用word做WORD编制的表格设计和格式调整没有EXCLE简易美观WORD编制表格步骤复杂WORD建表路径：表格→插入→表格→选择所需行数列数EXCLE建表路径：直接编辑，整理格式后粘贴至WORD四、培养良好的表格处理习惯4.2习惯二：工作表标签命名应简单易懂，统一规范1、杜绝“新建MicrosoftExcel工作表”“Book1”等2、同一表单数据，避免因不同月份、不同Excel文件、不同人员而命名不一样工作表的命名清晰明了，统一规范，可以提高效率，快速找到所要的信息四、培养良好的表格处理习惯4.3习惯三：为重要的文件建立副本意义：从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作建立方式：Ctrl+鼠标左键拖拽工作表标签右键工作表标签，移动或复制四、培养良好的表格处理习惯4.4习惯四：标题等单元格，不要轻易使用“合并单元格”优势：整体美观，易辨认缺点：不便于筛选等操作无法进行vlookup等公式替代方案：使用“跨列居中”四、培养良好的表格处理习惯4.5习惯五：格式设计标准化字体大小：字体大小建议使用10磅字体格式：汉字用宋体，字母/数字用Arial对齐方式：垂直方向居中，水平方向，文字居左，数值居右组织子库存货位物料物料说明版本单位现有量530G100待处5.00703E+11横梁Ea25530G100待处5.00705E+11接线盒螺钉孔垫板Ea4530G100待处5.00708E+11后上梁Ea83530G100待处5.00713E+11右支架Ea130530G100待处5.00713E+11左支架Ea130530G100待处5.00718E+11底蒸发器固定块Ea34530G100待处5.00719E+11胆口加强槽Ea4530G100待处5.00723E+11感温头盖板固定片Ea592组织子库存物料物料说明单位现有量530G100待处500702870004横梁Ea25530G100待处500705040031接线盒螺钉孔垫板Ea4530G100待处500708330005后上梁Ea83530G100待处500713140004右支架Ea130530G100待处500713140005左支架Ea130530G100待处500717810017底蒸发器固定块Ea34530G100待处500719040003胆口加强槽Ea4530G100待处500723110008感温头盖板固定片Ea592四、培养良好的表格处理习惯4.6习惯六：版面细节1、冻结窗格能看到表头，便于预览，分首行冻结、首列冻结、冻结拆分窗口2、使用超级链接快速到达目的地（例会计报表）3、是否有五颜六色的单元格4、是否都有边框5、是否有隐藏单元格6、单元格宽度是否超过屏幕四、培养良好的表格处理习惯4.7习惯七：数据处理思维习惯1、使用“&”构造新的唯一项（primarykey），将复杂的公式拆分2、使用“$”，理解绝对引用及相对引用，将复杂的填充给简化3、习惯去使用公式，而不是机械鼠标操作4、使用公式的嵌套,而不是只能单独的使用公式5.学会观察Excel表，而不是毫无思考的拿到就做6.学会整理标准化的excel表而不是随意做五、小技巧5.1快捷键简易操作功能Ctrl+Pageup/Pagedown1个Excle文件内不同工作表的切换Ctrl+Table不同Excle表的切换Ctrl+F4关闭当前ExcleShift+F11插入新的工作表Ctrl+A选择表内所有数据Ctrl+D向下填充区域Ctrl+R向右填充区域Alt+”↓”显示记忆式键入列表F2编辑单元格内数据Ctrl+”-”删除Ctrl+shift+”+”插入Ctrl+”S”保存操作Ctrl+”Z”取消操作Ctrl+”↑”到达连续数据的最上端Ctrl+”↓”到达连续数据的最下端Ctrl+”←”到达连续数据的最左端Ctrl+”→”到达连续数据的最右端Ctrl+Shift+”↑”选择区域数据双击鼠标+顺序序列五、小技巧5.2快捷工具1、分类汇总如果只要分类汇总结果呢？2、数据透视表将二维数据转换为一维数据(数据逆透视，即：多重合并计算数据区域3、条件格式4、分列工具五、小技巧5.2快捷工具5、照相机6、利用定位工具（ctrl+G/F5）五、小技巧5.3其他技巧1、想瘦身删除表格中的对象：表格中有过多或者过大的对象删除不必要的单元格格式，或者大量的单元格设置了数据的有效性包含了大量的复杂公式：可用名称代替共享工作簿引起的体积虚增：取消工作簿共享并保存，再开启共享2、长公式的编写和测试写较长的公式要适当换行，当公式运行不正确时，用F9分步计算检测参数的正确性；3、SUM的多表格求和SUM(表A:表B!C5:C10)4、打开文件老是提示更新链接，链接在那儿呢？能不能删除表格的所有链接？五、小技巧5.3其他技巧5、能不能自己做快捷键比如：删除表格的快捷键6、移动或者交换行列SHIFT+鼠标左键拖动7、其他启动时不加载启动任务窗格：选项\视图\启动任务窗格。“取消单元格内直接编辑”有干什么用？结束语MSExcel本身是一个微型数据库管理工具，当数据超过1000行或者更多时，更多的数据量不应该过多增加我们的处理时间，试想：汇总1000行和10000行汇增加很多的时间吗？如果你的一个数据表处理超过了二十分钟，或许需要改进。外篇一：PPT排版技巧要注意的几个规则1、颜色统一：最多使用3种颜色2、F视野理论：每页最多7个重点，在3-5个最佳，主要观点放在左上方3、整体格式统一：如边框，标题字体、颜色、位置，正文字体，颜色4、标题区分：标题字体大小要比正文字体大两到三级5、少用斜体，下划线，黑体。可用加重，红色字体强调6、规划好目录页，跳转页7、正文字体颜色不能太大，也不能太小，在14-18之间为佳8、能用表格就不要用文字，能用图表就不要用表格9、图片的合适运用能活跃PPT风格，但主要所选图片颜色，格调要与整体一致10、PPT文字字体一般使用宋体或微软雅黑，放映效果较佳外篇二：MSVisio用处Visio是一个绘图工具，我们常用它来绘制流程图Word绘图的缺点框框大小受文字限制不便调整、连接线无法在同一水平面、不能体现跨职能的分工区别、版面不规整Visio的优点多种模板可选、连接线和图形形状标准化、流程跨部门和跨阶段可清晰划分、图形易于调整整洁美观、可在Word中直接编辑等等