总经办例会流程和制度

总经办日例会流程和制度文件编号：编写单位：编制：审核：会签部门品牌部电商部外销部内销部研发部工程部设备部PMC部生产部供应商管理部打√签名会签部门门品管部采购部人事部行政部销售中心技术中心产品中心管理中心财务中心批准打√签名发放部门品牌部电商部外销部内销部研发部工程部设备部PMC部生产部供应商管理部打√发放部门门品管部采购部人事部行政部销售中心技术中心产品中心管理中心财务中心总经理打√制订日期：年月日实施日期：年月日章节修订表章节编号版本号更正日期最新版本修、增订或删除内容纲要文件编号版本/版次A/0制订日期文件名称1．目的1.1为了各个部门反映每天工作中的难题，希望得到其他部门的协助解决。1.2为了向上级汇报本部门重要事项的处理结果，未完成事项的处理进度。1.3为了加强部门间的协调和沟通。2．适用范围合肥兴联通讯有限公司每天周一至周五下午18:00-18:40总经办例会。3．地点公司小会议室4．人员确定4.1会议主持人：总经理、销售中心总监、产品中心总监，技术中心总监、管理中心总监。若有请假或者出差的总监，按照此顺序主持。4.2会议召集人：总经理助理。4.3参会人员：各部门负责人1-2人。4.4会议记录者：总经理助理。5.例会运作流程5.1会议开始：由当天的会议主持人宣布会议开始。总经理助理打开前一天的公司运行表和会议记录。针对两个表中所反映的问题，依次询问并要求相关负责人作出解释和改善的办法。5.2会议发言：各个部门负责人依次发言销售中心，产品中心，技术中心，管理中心，财务中心，反馈问题。由会议主持人对各个部门提出的问题提出行之有效的方案，并对部门的工作流程、计划作出评价。5.3会议总结：会议主持人简要总结本次例会中讨论的所有的问题和解决方案，并指定完成问题的负责人，确定完成时间。5.4会议审采购订单：主持人做完会议总结后，开始打开系统，审核采购订单。5.4整理会议记录：每次会议，总经理助理必须做详细的记录，当天18:00的会议记录必须在第二天12点通过企业微信群发给参会人员。文件编号版本/版次A/0制订日期文件名称5.5会议记录的回复：责任人在会议记录发出的当天5点前回复。关于已发出的会议记录，有任何需要修改的，参会人员可在群里提出并建议如何修改。关于最终的修改确认，由会议主持人决定。没有人提出，默认会议记录切实可行。责任人必须按照会议记录的要求进行执行。5.6会议跟进落实：各部门负责人组织实施会议中形成的决议和行动点，总经办从中协调工作并做好追踪和核检工作，保证会议结果能够得到有效的贯彻。每周一总经办整理上周的已完成和未完成事项。对于已完成事项，总经办要求事件的负责人签字，负责任人所在中心的总监也签字确认，并把已完成事项进行归档。对于未完成事项，总经办要求事件的负责人给出事件的处理进度和预计完成的时间，并由本人签字和所在中心的总监进行签字。5.7会议所有事项的汇报:总经理助理将所有的事项汇报总经理及相关部门的总监。5.8会议事项归档：所有载有负责人签字的会议记录，总经理助理负责归类归档，并入文控室，做为总经办的资料。方便日后查阅和追责。6.会议纪律6.1每次会议必须提前5分钟到达并签到。签到表由总经办提供。与会人员有特殊情况，无法参加的，请提前最起码一个小时通知总经理助理。否则迟到者，每次负激励20元。无故缺席者，每次负激励50元。6.2会议时间定在40分钟。30分钟讨论会议内容，10分钟审采购订单。会议主要是提出问题，请相关单位进行改善落实，在会议中不应该进行相应的讨论，会后在进行部门之间的沟通，注意会议的时效性。6.3各参会者在会议期间手机保持在震动或者关机状态，不允许玩手机，更不允许接电话（总经理及总监有重大事情除外）。开会期间不允许随意外出，需要外出者向主持人申请，得到同意后方可出去。否则，负激励30元。6.4会议记录员需做好签到和内容的记录工作，会后做好会议精神传达工作。每天12点前发前一天的会议记录，无特殊原因，每次超时负激励30元。6.5参会者与每日5点前回复会议记录，请假或者其他有特殊原因无法回复的，请提前告知总经理助理，否则每次超时回复者负激励20元，不回复者负激励50元。文件编号版本/版次A/0制订日期文件名称6.5参会者应回复问题实质性的处理进度，给出具体的完成时间，提供见证性资料。不允许出现敷衍了事没有进度的回复（负激励20元），没有完成时间的不负责任的回复（负激励30元），没有见证性资料，虚假的汇报（无见证性资料负激励50元。若因为虚假汇报，造成公司出现任何经济损失，降职降级处理）。6.6会议期间与会人员注意倾听他人的发言，不得随意打乱，充分尊重他人，不提倡对某一问题进行无休止的争论、吵架。违者负激励50元。6.7会议期间和会议后的跟进中，负责人之间不得扯皮，推搡，无中生有，汇报虚假不实的事件，否则每次负激励50元。7.补充7.1所有的罚款金额由财务部登记，全数纳入会议基金，并每月统计发给参会者。此基金达到一定金额（300元以上），可以由会议主持人决定用途，可用于例会参加者的聚餐，唱KTV或者其他外出活动。如经费迟迟达不到300元以上，支持人组织活动，需要增加活动经费，可由经理及以上级别管理者进行捐献。7.2本制度由发布当天开始执行，所有人不得以任何理由拒绝执行会议条例，有异议者可以在会议中提出。总经办保留最终决定权。8.附件相关表格表单8.1公司日例会签到表8.2公司日例会记录8.3XX年X月X日至已XX年X月X日完成事项统计表8.4XX年X月X日至已XX年X月X日未完成事项统计表8.1公司日例会签到表时间：地点：内容姓名签到备注8.2公司日例会记录公司日例会记录出席人员：例会时间;部门问题点解决方案处理责任人处理结果完成时间见证性资料总经办（魏总）销售中心管理中心产品中心财务中心技术中心8.4XX年X月X日至已XX年X月X日完成事项统计表XX年X月X日至已XX年X月X日完成事项统计表序号责任部门会议时间完成事项责任人完成时间见证性资料签字1总经办（魏总）2销售中心3管理中心4产品中心5财务中心6技术中心8.4XX年X月X日至已XX年X月X日未完成事项统计表XX年X月X日至已XX年X月X日未完成事项统计表序号责任部门会议时间未完成事项责任人预计完成时间签字1总经办（魏总）2销售中心3管理中心4产品中心5财务中心6技术中心