采购合同管理制度

采购合同管理制度总则1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制订本制度。2、本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。采购合同的编写1）公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。2）公司一次性采购物品金额高于_______元，必须签订采购合同；3、采购合同的编写程序。1）选择供应商，必须是公司认可合格供应商。2）进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。3）拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送总经理/分管副总进行审批。4）拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、总经理、分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同4、正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。2）采购物品的单价、总价。3）采购物品的数量与规格型号。4）采购物品的品质和技术要求。5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。6）采购物品的验收标准和方式。7）付款方式和期限。8）售后服务和其他优惠条件。9）违约责任和解决争议的方法。5、采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。采购合同的签订1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。3.合同一式四份，生产管理部、供应部、质量部各留存一份。采购合同的执行与控制1、合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。2、采购部应配合质量部做好采购物料进场验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。3、采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进城逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量与其他供应商联系，增加采购数量。5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，使于在生产忘记加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。采购合同的修改与终止1、在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。2、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。3、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交费，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。4、有下列情形之一者，视为合同终止。1）因不可抗力导致出现合同无法继续执行，双方同意取消合同。2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3）出现违背合同条款的状况。4）逾期没有履行合同约定的。5）发生符合合同条款中合约解除的事项。合同纠纷的处理与合同管理1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。1）与供应商协商解决。2）请第三方协调解决。3）由仲裁机构进行仲裁。4）通过法律途径解决。2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。1）泄露合同内容。2）私自更改合同内容3）丢失合同。4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。附则1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律，法规和政策执行。2、本制度自总经理/分管副总办公会议审议后执行。验收与入库1、采购物资到货后，采购员要及时组织质量部、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与采购合同上的品名、规格型号、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据。采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。入库1、实物入库：售货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称、订单号、存货编号、数量；一、目的为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的关系，保证红丝资产的安全，特制定本制度。二、采购流程：1、采购计划、方案的编制与审定。1.1采购计划的编制与审定。供应部根据生产部门下发的投产通知编制采购计划，经部门负责人签字后报相关领导审定。采购假话应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。1.2供应商：选择的供应商，必须是公司认可合格供应商。2、合同管理：供应部应将生效的合同同意连续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理。3、跟踪合同执行：供应科应按照采购合同确定的制造周期、交货时间等落实催交催运措施，监督合同按期执行。4物资验收入库4.1物资验收与入库。所有采购物资均应办理入库手续。采购物资到货后，仓库应组织采购、质量部等对到货物资进行检验清点，质量部出具检验报告，仓库依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单，登记库存明细账。5、付款与往来核对