环境保护局档案管理制度

静宁县环境保护局档案管理制度第一章总则第一条为加强我局的档案管理工作，开发利用环境保护档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》以及国家环保局、国家档案局联合颁发的《环境保护档案管理办法，结合本局实际，制定本办法。第二条环境保护档案是指环保部门在环境保护活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条本局环保档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，并将档案工作纳入部门发展规划和年度计划之中。第四条本局环保档案实行集中统一管理，建立健全各项管理制度，并实现现代化管理。第二章档案管理机构及其职责第五条本局设立综合档案室(以下简称“档案室”)，归属局办公室，设立专职档案员，业务上受市环保局和市档案局的监督、指导和检查。第六条档案室的主要职责是：(一)贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法规，结合本局实际，制定本局档案工作的各项管理制度；(二)对局机关各内设股室的文件材料的形成、积累、整理工作进行业务指导，并负责立卷归档以及集中管理局机关的全部档案；(三)对直属单位档案工作进行业务指导；(四)组织档案信息资源的开发，做好档案利用的服务工作；(五)按规定向区档案馆移交档案。第七条建立局档案综合管理网络，各股室指定一名同志为档案联络员。第三章档案工作人员及其职责第八条档案工作人员应当取得岗位资格证书后上岗，并忠于职守，档案工作人员应保持相对稳定。第九条档案工作人员的主要职责：(一)贯彻执行档案工作的方针、政策、法规及有关制度；(二)监督、指导和协助各股室兼职档案员做好文件材料的形成、积累和整理,并负责立卷归档工作；(三)负责本局档案的收集、整理、保管、鉴定销毁和统计工作，熟悉所保管的档案情况；(四)开展档案的开发利用工作，迅速准确地查调档案；(五)遵守保密制度,不得造成档案的损毁、丢失、泄密；不得擅自提供、复制档案，确保环保档案的机密与安全。第十条各股室档案联络员主要职责：(一)主要负责对本股(室)业务工作中所形成的各类文件材料及时进行收集、整理，完成初步立卷，要根据其相互联系、特征和保存价值保证文件材料的完整、准确和系统；(二)负责按规定将本股室材料向局档案室移交;(三)负责撰写本股室的大事记。第四章文件材料的形成与归档第十一条本局环保文件材料的形成、积累、整理工作，由文件材料的主办科室负责；会计档案由财务室负责立卷归档；企业档案由有关股室负责立卷归档。第十二条各股室工作人员在职务活动中形成的文件材料，必须定期或不定期由所在股室负责进行整理，并作初步立卷，按规定的时间移交档案室立卷归档并集中保管，任何个人不得据为已有或者拒绝归档，经办个人可以复印留底备查，原始材料及数据必须移交档案室。第十三条文件材料的归档时间(一)文书档案：由经办科室档案联络员在次年的第一季度移交档案室；上级召开的重要会议以及本局召开的会议材料，由参加会议人员或组织会议科室，在会议结束一个月内整理立卷，并移交档案室。(二)会计档案：按照财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。(三)基建档案:由基建管理人员在工程竣工后3个月内,向区城建档案馆报送符合要求的建设工程档案，其余不属接收范围的工程档案材料则同时移交档案室。(四)声像档案:由制作人负责整理,原则上在每项工作任务完成后一个月内,移交档案室并附加说明;也可根据实际在使用完胶卷或录像后，再整理移交。（五）专业档案：常规性的，由经办科室档案联络员在次年的第二季度内移交档案室，非常规性的，在工作完成后两个月内，由经办人移交档案室，周期过长的(如规划项目)可按形成阶段分期归档。(六)企业档案：建设项目环境保护管理档案，在项目审批手续完成后即进行立卷归档，形成“一企一档”。其环保设施竣工验收、排污申报登记和排放污染许可证审批等后续材料，每阶段完成后2个月内向局档案室移交材料档案。(七)带有密级的环保文件材料，由经办科室兼职档案员随时形成随时移交档案室。第十四条文件材料的归档要求(一)归档的文件材料必须符合规定的格式及书写标准，字迹工整，打印清楚，使用碳素墨水笔书写，不能用圆珠笔、铅笔或复写纸书写；必须注有日期、盖有公章或签字；(二)向档案室移交档案时，均应履行移交手续，填写移交清单一式两份，交接双方在移交清单上签字，各留一份。(三)归档份数。本局各类发文均归档一式两份，其它文件材料均一式一份。(四)文书、专业、声像等各类档案的文件材料归档范围、保管期限等具体要求，在各项立卷归档制度中另行规定。第五章档案的管理第十五条本局环保档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的，为永久保存；凡在较长时间内具有利用价值的，为长期(16至50年)保存；凡在一定时期内具有利用价值的，为短期(15年以内)保存。第十六条制定《档案鉴定销毁制度》，局成立档案鉴定小组，由办公室负责人、保密员、档案员、各档案员联络组成，负责定期对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案进行鉴定，并报分管局领导批准。第十七条档案的销毁由档案室负责执行，销毁档案时，由局办公室指派两人监督并在销毁清册上签字，档案销毁后要及时调整柜架，并在目录及检索工具中做出注明。第十八条做好档案的统计工作，档案资料有收入、移出登记，及时按要求将年度档案工作基本情况统计表等报送县档案局和市环保局。第十九条制定《档案保管制度》，档案库房配备防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等安全措施,并保持适当的温度、湿度，以保证现存档案无霉变、褪色、破损等现象。第二十条档案室应定期检查档案的保管状态，对破损或变质的档案应及时修复。第六章档案的利用第二十一条积极开发环保信息资源，档案室应编制各种符合要求的检索工具以及箱柜指引卡、库房档案资料存放示意图，编有五种以上的专题目录以及符合要求的资料目录。第二十二条制定《档案借阅制度》，做好档案借阅登记和档案利用效果登记工作。第二十三条档案室保存的档案主要供局机关、直属单位使用，外单位人员查阅本局档案时，需持单位介绍信，说明利用目的和范围后方可查阅。摘录和复印档案，必须经局办公室负责人批准，查阅企业档案必须经分管局领导批准。第二十四条借阅档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借、折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其它方式损害档案的原有状态。借阅的档案一般不得带出档案室。第七章违法行为处罚第二十五条违反本办法有下列行为之一的，根据《甘肃省档案法行为处罚办法》，对直接责任人给予行政处分。(一)损毁、丢失具有保存价值的或者应当保密的档案；(二)擅自提供、抄录、公布或者销毁有密级档案；(三)涂改、伪造档案；(四)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失。第二十六条有以上行为之一的，对直接责任人可并处罚款。根据档案损毁程度、违法行为性质和情节轻重，按以下规定罚款:(一)所涉及的档案属于短期保存的，并处元以上元以下的罚款；(二)所涉及的档案属于长期保存的并处元以上元以下的罚款；(三)所涉及的档案属于永久保存的，并处元以上元以下的罚款。第八章附则第二十七条本办法自印发之日起施行。