采购供应商管理办法

供应商管理办法供应商管理流程图不合格合格不合格合格供应商资讯收集采购样品试配供应商基本资料列入预选供方名单淘汰预选供方实施调查列入合格供方名单鉴定评价估年度供方评价供应商开发为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。1．范围本公司新供应商之开发工作。2.供应商开发程序2．1供应商开发权责（1）采购部负责供应商开发调研工作。（2）质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，并对供应商的资质进行综合评价，以确认其供方资格。（3）产品部负责与供应商签订相关技术协议。（4）质量监督部负责供应商的首批样品试装、试配验证及确认。2．2供应商资讯来源新供应商资讯来源一般有下列方式：各种采购指南；新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等；各种产品发表会；各类产品展示（销）会；行业协会；行业或政府之统计调查报告或刊物；同行或供应商介绍；公开征询；供应商主动联络；其他途径。2．3供应商基本资料表供应商应填写《供应商基本资料表》后，交采购部做为评价依据。2．4供应商开发流程寻找供应商；填写供应商基本资料表；与供应商洽谈；必要时作样品鉴定；提出供应商调查评核之申请。2．5后续工作依《供应商调查》规定，由评价小组对供应商作实际调查评价，以确定其可否列入合格供应商之列。供应商调查为了解供应商生产能力、质量控制，确认其是否有提供符合质量、价格、交货期，特制定本规章。1．适用范围对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查。2.供应商调查作业规定2．1供应商调查程序（1）采购部实施采购前，应对拟开发之供应商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项综合管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。（2）由质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，对供应商实施调查评价，并填写《供应商调查表》。（3）评价之结果由各部门作出建议，供主管副总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。（4）未经供应商调查评价认可之供应商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。2．2供应商调查评价2．2．1价格评价对供应商所提供之物资价格、交货期，由采购部依下列因素作评核：原料价格；加工费用；估价方法；付款方式；生产计划体系；最短及最长之交货期限；进度控制方法；异常排除能力。2．2．2技术评价对供应商之生产技术，由技术部依下列因素作评价：技术水准；技术资料管理；设备状况；工艺流程与作业标准。2．2．3质量评价对供应商之质量评价，由质量监督部依下列因素作评价：质量监督部组织与体系；质量规范与标准；检验之方法与记录；纠正与预防措施。2．3供应商复查规定经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次；复查流程类同首次调查评价；复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列；若供应商之质量、价格、交货期或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。供应商评价为规范对合格供应商之日常评价，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。1．适用范围仍在采购之合格供应商的评价。2．供应商评价程序2．1评价项目供应商交货实绩之评价项目及分数比例如下（满分100分）：质量评价：40分；交货期评价：25分；价格评价：15分；服务评价：15分；其他评价：5分。2．2评分办法2．2．1质量评价：由质量监督部依进货验收的批次合格率评分，每个月进行一次。（1）计算：进货批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）×100%（2）评分：得分=40×进货批次合格率2．2．2交货期评价由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货货得分25分；延迟1~2日每批次扣2分；延迟3~4日每批次扣5分；延迟5~6日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评价得分。2．2．3价格评价由采购部对供应商价格水准评分，方式如下：价格公平合理，报价迅速：10分；价格尚属公平，报价缓慢：8分；价格稍微偏高，报价迅速：6分；价格稍微偏高，报价缓慢：3分；价格甚不合理或报价十分低效：0分。2．2．4服务评价2．2．4.1抱怨处理评分由质量监督部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：诚意改进：8分；尚能诚意改进：5分；改进诚意不足：2分；置之不理：0分。2．2．4.2.退货交换行动评分由采购部对不良退货交换行动评分：按期更换：7分；偶尔拖延：5分；经常拖延：2分；置之不理：0分。2．3评价办法供应商之评价每月进行一次；将各项得分汇入《供应商评价表》，并合计总得分；每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分=每月得分总和/评价月数。2．4评价分等供应商评价等级划分如下：平均得分90.1~100分者为A等；平均得分80.1~90分者为B等；平均得分70分者为C等。2．5评价处理A等供应商为优秀供应商，予以付款、订单、检验之优惠奖励；B等供应商为良好厂商，由采购部提请供应商改进不足；C等供应商由质量监督部、技术部、采购部部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰；被淘汰供应商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评价。供应商管理为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。1．适用范围凡本公司之供应商管理。2．供应商管理规定2．1供应商开发供应商开发程序如下：供应商资料收集；供应商基本资料表填写；供应商接洽；样品鉴定；提出供应商评价申请。2．2供应商评价供应商评价程序如下：组成供应商评价小组；分别对供应商之质良、价格、交货期、技术、生产管理作评价；列入合格供应商名列。2．3订购、采购订购、采购程序如下：采购意想；询价；比价；议价；定价；订购；交货；验收。2．4供应商评价供应商评价程序如下：每月对供应商就质良、价格、交期、服务等项目作评价；每年进行一次总评；列出各供应商之评价等级；依规定奖惩。2．5供应商复查每年对合格供应商进行一次复查；复查流程同供应商调查；有重大质量、价格、交货期、服务等问题时，随时可以作供应商复查。2．6供应商辅导对C等之供应商采取必要的辅导；不合格供应商应予除名；不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。2．7供应商奖惩2．7．1奖励方式对优秀之供应商有下列奖励方式：A等供应商，可优先取得交易机会；可优先支付货款或缩短票期；可获得品质免检或放宽检验；对价格合理化及提案改进，质良管理，另行奖励。2．7．2惩处方式（1）凡因供应商品质不良或交货期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿；C等之供应商三个月内未能达到B等以上供应商之标准，应接受订单减量、停止交易。因上述原因停止供货之供应商，如欲恢复供货，需接受重新调查评价。采购计划与预算为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。1．适用范围本公司每年度之采购数量计划资金预算。2．采购计划编制之规定2．1采购计划的作用编制采购计划有下列作用：预估用料数量、交期、防止断料；避免库存过多、资金积压、空间浪费；配合生产、销售计划之达成；配合公司资金运用、周转；指导采购工作。2．2采购计划之编制2．2．1销售计划公司于每年年底制订次年度之营业目标；销售公司根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。2．2．2生产计划生产运行部根据销售预测计划，本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划；采购部根据生产预测计划，库存状况，制订次年度之物资需求计划；预估次年度各种消耗物籽的需求量。2．2．3采购计划采购部汇总各种物资需求计划并编制次年度采购计划。2．2．4采购计划编制注意事项采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：公司年度目标达成可能性；销售计划、生产计划之可行性和预见问题；物资需求资讯与库存状况之确定性；物资标准成本之影响；保障生产与降低库存之平衡；物资采购价格和市场供需之可能变化。1．采购预算编制规定3．1一般原则采购预算分为用料预算与购料预算；财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准；本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算；购料单价特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均采购单价之95%计算）。3．2用料预算采购部负责次年度生产用料之各月预算明细的编列；用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列；同类物料不必细分而以总用量预算；物资损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标；财务部负责汇总工作。3．3购料预算采购部负责次年各购料预算明细之编列；购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况；购料预算应以付款月份为编列依据；购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率之目标；购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。采购方式规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。1．适用范围凡本公司之物料采购方式。2．采购方式规定2．1采购方式确定依据采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：物资使用状况；物资需求数量；物资需求频率；市场供需状况；经验；价格。2．2采购方式本公司物资采购方式一般有下列种类：集中计划采购：本公司通用性物资，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。合约采购：经常使用之物资，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物资供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。一般采购：除（1）（2）之外的物料，采购部依《采购单》逐单位办理询价，议价之作业。1．询价、议价3．1询价凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限；凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外；如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考；选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。3．2议价询价后，选择两家以上供应商进行交互议价；议价时应注意质量、交期、服务兼顾。3．3询价、议价注意事项3．3．1议价优势掌握以下状况、采购部应加强与供应商议价：市场价格下跌或有下跌趋势时；采购频率明显增加时；本次采购数量大于前次时；本次报价偏高时；有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；公司策略需要降低采购成本时；其他有利条件时。3．3．2其他注意事项专业材料、用品或项目，采购部应及时与主管领导汇报，共同询价与议价；供应商提供报价之物资规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应送相关部门确认后方可议价；询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商采购流程为落实物资、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。1．适用范围本公司物资、零部件之订购、采购管理业务。2．采购规定2．1采购的提出采购部依物资需要状况、库存数量、采购前置期等要求，开立采购单；采购单应注明物资名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管领导审核，并依采购核准权限送呈相关人员批准；请购单一联送交采购部，一联自存，一联交财务部；交期相同的同属一个供应厂商之物资，采购部门应填具在同一份请购单内；紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。2．2采购核准权限2．2．1物资采购核准权限采购金额预估在人民币5万元以下者，由副总经理核准；采购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理核准。2．2．2国外物资采购核准权限购金额预估在美元5万元以下者，由副总经理核准；采购金额预估在美元5万元以上者，由总经理核准。2．3采购的撤消已开具采购单，并经核准后因各种原因需撤消采购时，由采购部门以书面方式呈原核准人，采购部门回收各联请购单，并加盖“撤消”章，立即停止一切采购动作；未能及时停止采购时，采购部应协调