Effective Meeting Skills - 2011.1

高效会议管理技巧MEETINGSKILLS林肯电气中国LECHINA2011课程目标•了解会议的目的、种类和体系•了解会议效率不高的原因及对策•掌握有效为会议做准备的要领•掌握会议中的沟通和反馈技巧•掌握会议主持人的会议管理技巧•学会提高会议效率和质量的技巧会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一讲当今会议面面观•会议的意义•会议的目的•会议的种类•会议的频繁•会议成本的计算集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义•会议是一个集思广益的渠道•会议显示一个组织或一个部门的存在•会议是一种群体沟通的方式会议的目的•开展有效的沟通•传达资讯•监督员工、协调矛盾•达成协议与解决问题•资源共享•开发创意•激励士气•巩固主管地位达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议会议成本的计算•会议的时间成本•直接的会议成本•效率损失成本第二讲会议效率不高的原因及解决方案•会议效率不高的原因及预防性管理•高效会议的八大特征•会议规范高效会议的预防性管理（二）5.参会者要有听的技能6.要充分作好准备工作7.明确开会原因及目的高效会议的八大特征•只有必要时才召集•好好筹划过•拟订和分发了议程表•遵守时间•一切按部就班•请了最有经验的和有才能的人出席•作出了评论和归纳•记录所有决定、建议和负责人会议规范种类•时间安排方面的规范•固定的会议流程规范•会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量第三讲开会前的准备工作•是否要开会•准备工作的作用•1H5W•准备工作核对单•主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果准备工作的作用•选择最恰当的选择方式•使参会者能对讨论有清楚的方向可循•清楚的告知参会者应有何种行为表现•节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境第四讲成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议如何做开场白•定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。•内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。•程序：•概观会议进行程序；•提供与会议有关的资讯；•规范议程；•指定会议记录者；•征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因1.对会议的议题特别熟2.地位最高而且声音较大3.负担较多的行政责任如何掌握议事进度•语言方式•非语言方式如何达成决议—决策方式彼德·德鲁克决议法：•用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识•列举或图示各提案并开始讨论•客观比较各提案的优劣，避免意气之争•估计各提案之获益律•估计有无采集更多参考资料的需要•征求反对意见•以中立角度检视正反意见•寻求与会者对各题案之认同•对提案做适当的休整与妥协•确认议事结果•组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策4种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法第五讲会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧沟通的漏斗别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心理想的100%沟通漏斗沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程沟通金三角自己对方设身处地沟通的冰山模式环境话题5%~20%工作层面80%~95%关系层面有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标造成沟通困难的因素•缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够•重点强调不足或条理不清•不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误•按自己的思路思考，忽略他人的需求•失去耐心，造成争执•准备不充分，没有慎重思考就发表意见•时间不充分•情绪不好•语言不通•大脑过滤•记忆力差如何建立信任找共同点适当展示自己的能力和水平适当暴露自己脆弱的地方不必说出所有的真相会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈批评三部曲1.首先表扬特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持结束第六讲主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的礼节听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录倾听的误区别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰表达感受的两句话1.我也有过相同的经历2.如果我是你，我跟你感觉一样说话技巧展示探询评论建立测试理解情况总结排除引进就程序提出建议第七讲如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbittracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点对于“cicada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束与“shark鲨鱼”相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见对付“shark鲨鱼”型发言者的办法1.非语言性打断2.重申会议规范3.反问法与“donkey驴”相遇过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题对付“donkey驴”型发言者的办法点名发言重复问题突出他的贡献遭遇“rabbittracking兔子般追踪”质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决的方法：1.肯定他的贡献2.重申可以试用现在的程序与“crab螃蟹（跑题者）”相遇开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等对“crab螃蟹”型发言者的办法1.强调时间压力2.重申会议规范3.带入别人4.短暂沉默第八讲主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时，表达不愉快的情绪参会者的守则和责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合作合作妥协竞争（暴力）协作决断不决断第九讲会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录者的才能反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者团队会议的误区社会性懈怠团体思维团体极化第十讲会后跟进作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进1.请大家填写会议评估表2.针对意见做出改进措施3.询问和联络缺席的同事4.制定跟进计划，负责跟进5.如有需要找高层协助6.如计划进行顺利，取消下次会议7.会议之后检讨得失主持人会后自我评定问卷（一）1.在开会中有没有人误解过我的意思？2.我有没有在别人谈话时跳到其他话题？3.有没有在会前让员工了解会议的内容？4.面对别人说话的时候是不是很紧张？处理说话紧张最好的方式是排练主持人会后自我评定问卷（二）5.是否遇到只有主持人说话而没人参与？6.谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？7.在分派工作时大家是否都看着我而不提问8.总会把事情的前因后果呈现给别人吗？9.是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？10.是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明