第六章存货管理子系统

第六章存货管理子系统第一节存货管理子系统概述第二节存货管理子系统内部结构分析第三节存货管理子系统功能结构第四节存货管理子系统的输入与输出第五节存货管理子系统的数据处理（1）存货核算概述一、存货概念存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产，包括商品、产成品、半成品、在产品以及各种材料、燃料、包装物、低值易耗品等。存货范围的确认，应以企业对存货是否具有法定所有权为依据，凡在盘存日期、法定所有权属于企业的一切物品，无论其存放何处或处于何种状态，都应该作为企业的存货。第一节存货管理子系统概述存货核算存货的核算可以说就是从资金流的角度对存货增加、减少和节余进行反映与监督。存货的核算应该包括：存货增加的核算，即入库成本的核算；存货减少的核算，即出库成本的核算；节余存货的核算。在手工方式下，不同的企业采取不同的会计核算方法。如：许多工业企业采用计划成本法；商业企业采取了实际成本法。在计算机方式下，由于采购成本的控制与存货核算方法简化方式的不同，存货的核算注意采取实际成本法。1．存货增加的核算在存货增加的核算中，需要解决的问题是存货增加的金额，即对入库成本的计量。在实际成本法下，当采购发票与采购货物同时到达时，存货增加的金额为采购发票上的金额；当采购存货先到采购发票未到时，存货证据的金额为暂估金额，采购发票收到时再做相应的处理；当采购发票先到采购存货未到时，采购存货做在途存货处理。存货核算2．存货减少的核算在存货减少的核算中，需要解决的问题是存货减少的金额，即对出库成本的计量。在实际成本法下，可用许多方法计算存货减少的金额。如：可用先进先出、后进先出、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法。3.节余存货的核算节余存货的核算，主要解决节余存货占压资金的问题。通过存货增加与减少的核算，可最终决定节余存货占用的资金。存货核算存货管理是采购管理和生产、销售管理的一个中间的环节。采购的完成使得存货增加，销售的完成是存货的减少，但同时采购要考虑存货的库存，生产和销售也是同样的。所以说，存货管理与企业的采购、生产和销售紧密相连，因此，存货管理的好坏，不仅与存货管理系统本身有关，也与采购和销售、成本等系统有关。存货管理存货管理涉及两个方面：1、从资金流角度上的管理，是以货币计量的，采购增加了多少存货的价值，销售减少了多少存货的价值，库存剩余的存货价值是多少，占用了多少企业的资金，并且正确计算发出存货成本和期末存货价值。2、从物流角度的管理，是以实物单位计量的，通过对存货增加、减少、和节余的详细记录，也就是库存存货明细账，对存货进行有效的管理。对存货收发存的数量进行核算，保护企业财产物资的安全与完整，防止丢失毁损。同时为企业的采购业务和销售业务的合理、顺利完成提供了信息支持。如：安全库存信息的提供，存货保质期的管理等。存货管理存货管理子系统概述存货管理子系统主要从资金流和物流两个方面对存货加以管理与核算。1．从资金流方面对存货的管理与核算该系统主要核算企业存货的入库成本、出库成本和节余成本，反映和监督存货的收发、领退和保管情况；反映和监督存货资金的占用情况，动态反映存货资金的增减变动情况，提供存货资金周转和占用的分析；在保证生产经营活动正常运行的情况下，降低库存量，减少资金积压，加速资金周转。2．从物流方面对存货的管理。主要用于从实物方面对存货的入库、出库和结余加以反映与监督。系统可以处理不同种类的入库业务、出库业务、调拨业务和盘点业务，对库存可以有存货安全库存预警、存货保质期管理、呆滞积压存货报警、供应商跟踪等各种监督和控制。系统根据输入的各种入库单和出库单，可输出反映存货收发存情况的出入库流水账、库存台账等帐簿；可进行各种统计分析，输出存货收发存的汇总情况。存货管理子系统概述存货管理子系统的特点1.数据处理量大。一般工业企业中存货的品种规格繁多，对每个具体的品种都要进行详细全面的反映，不仅要反映其数量指标，而且要反映价值指标；不仅涉及各种正常的出入库情况，而且涉及各种特殊的出入库情况；同时还要反映存货的期末跌价准备等。因此，存货子系统涉及面广，数据处理量大。2.数据变化频繁。在正常的生产活动过程中，存货的收发领用相当频繁，数据输入与处理的频率相当高。存货管理子系统的特点3.核算方法较复杂。存货的核算方法有多种选择，可以按实际成本核算。按照计划成本核算，是指存货收、发、存均按计划成本计价，并且还要进行成本差异的计算和分配。在核算存货跌价准备时，需要确定存货的可变现净值以及计算应计提的跌价准备金额。4.与采购、销售、成本、账务处理子系统存在频繁的数据传递关系。存货子系统不是一个独立的系统，它接受采购子系统提供的采购入库数据，在材料领用之后，将相关的部门、用途与价值的数据传递给成本子系统；在产品和材料用于销售时，销售子系统需要存货子系统提供的数据作为参照；存货的收发存的价值数据也是账务处理子系统的重要输入内容。存货管理子系统的特点5.管理要求高存货核算与管理不仅要求正确地反映存货的入库、出库、结存等信息，而且还要从管理的视角为各业务部门计算准确地提供各种信息，这些信息包括：（1）成本管理信息：存货成本、商品销售成本；（2）存货预警信息：哪些存货超储与储量不足、存货超储期？（3）占用资金分析信息：各种存货占用多少资金，超储存货占用了多少资金等。（4）存货管理效率信息：各种存货的周转率、周转天数等。（5）存货管理人员的评价信息：优质存货是由谁采购的，创造价值最多的采购人员的信息。（1）存货管理子系统的数据流程第二节存货管理子系统内部结构分析输入到存货管理子系统的数据包括：各种出入库单、存货的初始余额数据、存货、仓库等档案资料、盘点单数据。各种不同的数据被存在不同的数据文件中，做相应的处理。各种出入库单数据输入后，首先存在一个“临时文件”中，待审核确认后，再存入正式的“出入库单文件”，同时更新“存货库存余额文件”。存货管理子系统的数据流程“出入库单文件”不仅包括可直接输入的出入库存货信息，而且包括需要系统经过一定处理后才形成的出库成本信息，这个文件从数量和金额两个方面反映存货出入库的情况。存货的初始数据输入后，可直接存入“存货库存余额文件”，这个文件从数量和金额两个方面反映节余存货的情况。存货、仓库等的档案资料输入后，分别存入各自“档案资料文件”，这些文件存储着关于存货、仓库等的档案资料数据输入后，分别存入各自“档案资料文件”，这些文件存储着关于存货、仓库等的各种基本信息。盘点单数据输入后，存入“盘点单文件”。系统根据“出入库单文件”中的出入库成本数据，形成记账凭证传递到总账系统，或直接传递到成本核算子系统。系统根据“出入库单文件”、“存货库存余额文件”、“各种档案资料文件”，通过统计分析等数据处理后，输出反映存货收发存情况的各种帐簿与报表。“盘点单文件”与“存货库存余额文件”相比较后，形成的盘盈、盘亏数据存入“盘盈‘、盘亏单文件”。以上仅仅对存货管理子系统的数据流程做了一个大致的描述，给出了一个大致的思路。实际软件设计中，涉及的数据库文件相当的多，而且数据流程也相当复杂。存货管理子系统的数据流程（2）存货管理子系统的编码存货子系统数据结构复杂，数据量大。因此，在满足基本输入、处理和输出的前提下，使各个文件尽可能不包含冗余数据项，这不仅可以节约大量存储空间，而且可以提供系统的稳定性、消除数据不一致隐患，方便对数据的统一管理。存货子系统涉及的数据编码比较多，如存货编码、存货类别编码、仓库代码等，因此，数据编码设计也是非常重要的内容。存货类别编码存货在生产经营过程中的用途不同，所起的作用也不尽相同。为了满足按存货的类别进行统计、汇总等核算和管理需要，可以对存货进行分类，进行存货类别编码设计，即定义类别编码、名称。根据核算和管理的需要存货类别可以设置的“粗”一些，也可以设置得“细”一些。级次类别编码类别名称11材料2101碳素钢2102合金钢3102001低合金钢3102002高合金钢12产成品2201防盗门2202保险柜存货类别编码存货编码存货子系统的数据处理工作都是围绕存货这个中心展开的，为了使计算机更好地对存货进行核算和管理，必须为每种存货统一编码。然而，一个企业中，往往因为存货的类别、品种和规格繁多，使得存货编码的设计非常困难。企业通常采用群码的代码方式，即存货编码中包含存货类别编码和存货编码。XXXXXXXXX存货中类存货小类存货品种存货大类级次存货编码存货名称11材料2101碳素钢2102合金钢3102001低合金钢4102001001A3钢410200100220号钢410200100325号钢410200100435号钢存货编码存货子系统数据文件设计存货子系统主要的数据文件有三类：存放实际出入库业务及其结果的文件，如：出入库单文件、存货库存余额文件，盘点单文件、记账凭证文件等。存放各种基础数据数据，如：存放存货、仓库、出入库类型等基本信息的各种档案资料文件。存放数据处理方式及其他一些基本设置的数据，如：以何种方式生产记账凭证的数据，计量单位之间的换算关系。主数据文件出入库单文件和存货库存余额文件是存货管理子系统最基本的两个数据文件。1.出入库单文件用来存放每一笔出入业务的详细数据，此数据库文件反映了存货的动态变化，有关存货收发情况的统计分析数据一般均可由这个文件中的数据加工生产。2.存货库存余额文件：存货库存余额文件用来存放存货节余情况的详细数据，应该说此数据库反映存货存在的静态状况。出入库单文件和存货库存余额文件是出入口业务审核确认后，由临时文件产生的，这样设计的目的：一是为了保证存货出入库数据的真实、准确、可靠、安全；二是在进行有些操作时可以加快计算机的运行速度。零时文件的数据库结构与出入库单文件的数据库结构基本相同。不同之处是出入库单文件将处理标志改为转账标志，用来表示该入库单是否已生产机制凭证。主数据文件辅助数据文件辅助数据文件主要用来存放存货管理和进行统计分析所需要的辅助信息，辅助数据文件的存在是计算机处理数据的特点所决定，其中存放的数据是对主数据库中存放的数据的一种说明。在存货管理子系统中辅助数据文件主要包括有存货、存款、出入库类型档案资料文件。存货档案资料文件一般包括存货编码、存货名称、规格型号、计量单位、条形码、存货的计价方法等内容。仓库档案资料文件一般包括：仓库编码、仓库名称、仓库地址、负责人、电话等内容。一般还应设置几个允许用户自定义的字段。记账凭证文件记账凭证文件是为存放系统生成的记账凭证，以便传送到总账系统进行相应的账务处理使用。该文件与总账系统的记账凭证文件的结构相同，该文件中的记录是由系统根据存货业务处理相关的单据自动生成。第三节存货管理子系统功能结构不同的商品化软件，其所设置的功能模块也不尽相同。对于存货子系统，其主要的功能模块应包括：初始化设置、业务处理、账表输出、自动转账和系统维护五个功能模块。在系统维护模块中，一般都设有历史数据清除功能。该功能用来清除已经完成并结清的出入库业务，目的是为了减少硬盘的数据存储量。在使用该功能之前，为了保存历史记录，将要清除的数据应作备份。存货管理子系统系统初始化系统服务出入库流水账出入库汇总标库存资金占用分析ABC成本表统计报表初始建账存货档案仓库档案人员设置供应商档案部门设置客户设置收发类别存货科目数据录入业务处理采购入库产成品入库其他业务入库销售出库材料出库其他出库调拨业务盘点业务安全库存预警表超储库存表自动转账设置转账凭证编制转账凭证自动转账系统初始设置存货管理子系统初始设置的主要作用：1.为此系统的运行建立一个运行环境，这通过初始建账来完成；2.建立系统的基础数据和一些基本的设置，为下一步的业务处理做准备。这些基础数据包括：存货资料、仓库资料、出入库类型等。3.手工工作方式下和计算机工作方式下的接口，通过初始数据录入模块来完成。存货档案设置中的“换算率”换算率是指辅计量单位和计量单位资金的换算比，如：一块砖头为10公斤，10就是辅计量单位块与主计量单位公斤之间的换算比。计量单位、辅计量单位和换算率之间的关系如下：按辅计量单位计量的数量×换算率＝