市场活动执行规范

市场活动执行规范 自主市场活动 一、前期准备 1、评估考察 1.1活动评估 根据公司的价值需求，逐一确定活动背景、目的、任务、意义，从而确定活动形式、内容以及需要整合的资源。 原则： l价值的绝对明晰：根据需求，反复沟通，领导首肯 l建立联席机制：相关人员，联席沟通，信息畅通 l项目化运作：制定方案，合理分配，责任到人 1.2 资源评估 l内部资源：涉及的业务、部门、人员，如何调动协调？ l外部资源： -梳理嘉宾人选、确定来宾范围，是否邀请媒体、可邀请哪些媒体？ -关键环节和物料的确认，通过什么途径解决？ -是否需要第三方供应商？外包的内容、预算是什么？ -是否需要协办单位？如何联系协办单位？确定合作后与协办单位的分工与协作 1.3 场地评估 l场地需求：根据活动类别、规模、主题、品味等要求确定场地 l场地布置： -常见台型：圆型、椭圆型、长方型、正方型、U型、课桌式、剧院式 -席卡摆放：主席台或领导席人人有席卡，定点定位 -硬件设备：音响、灯光、投影、屏幕、话筒等是否符合要求、数量是否足够、摆放是否得当、电源线路能否保障、是否有无线网络 -场内装饰：是否符合活动主题、能否烘托现场气氛、各角度露出是否得当 -环境卫生：干净整洁、空气清新、色彩和谐 -其他特殊要求 l住宿需求：客房数量、标准是否符合活动要求、是否有不同房型满足不同来宾的需求、房间环境、设施、服务如何等 l用餐需求：西餐/中餐、围桌/自助、茶歇、考虑少数民族和特殊信仰者餐食、考虑用餐地点与活动地点距离 l周边环境：综合考虑交通、治安、噪音光线、紧急救援、购物娱乐等因素 l安全应急设施：消防系统、应急供电系统、应急通道等是否齐备正常 l服务质量：足够的服务人员、服务态度良好、提供用具优质齐全 l天气条件：防雨雪、防寒、防暑 l费用及优惠条件 ²联系场地时的咨询考察内容： -场地尺寸、结构、容纳人数 -是否有合适档期 -是否有足够的布置/收拾时间 -是否需要清场、清场是否收费 -场地申请手续、费用结算方式 -有无噪音、清洁、安全等方面限制 -可提供的设施（桌椅、灯光、音响、视频、屏幕、话筒、无线网、宣传位等）数量、质量、有无限制、是否收费 -特殊用电是否需要申请、场地能否支持、电线/电缆/插线板 -现场视觉效果如何、有无遮挡视线或阻碍布置的结构或装饰 -场外空间是否可以利用、可以如何利用 -控制室、贵宾室、工作人员休息室、卫生间等位置与条件如何 -场地所属工作人员素质、有无类似活动服务经验 -场地所属公共交通站点、主要到达线路 -是否有足够停车位、能否设置活动专属停车场、如何进行停车管理等 2、方案策划 2.1 细化活动方案 根据评估考察结果，结合场地、资源情况，制定详细可执行的活动方案，包括：活动流程、人员分工、宣传计划、物料清单、时间进度、经费预算等。 2.2 方案评审及确认 l方案发送内部相关执行人员讨论，经完善后发送决策者确认。经确认后下发项目负责人，由其负责分配任务，落实到各执行人员。 l预算确认后，走财务手续申请借款，展开采购。 l涉及第三方，需确认合同条款（包括：双方权利义务、付款方式、账期、违约责任等），切实维护我方合法权益。 3、邀请联络 3.1 邀请 l活动前两周与备选主持人、嘉宾、来宾、媒体等各方进行预沟通，综合沟通情况确定正式邀请人员（或展开招募报名）。 l制作邀请函/入场券（纸质最为正式，邮件、短信、微信较为便利，有精力可设计精巧的H5页面），正式发出邀请。 l发出邀请后逐一跟踪被邀请人的反馈：能否按时出席？是否需要安排接送？有无餐饮住宿等方面的特殊要求？ l对影响活动进程的主持人、重要嘉宾、来宾需要预备B方案，当A方案人员不能到场时能迅速确认补缺。 l确定发言嘉宾后，需与嘉宾沟通发言内容、表现形式等，有条件情况下进行预演。 l活动前一天再次通知提醒接受邀请人员。 3.2 联络 l与协办单位、场地管理、供应商等第三方保持密切联络，确保活动准备进展顺利。 4、文案、设计、多媒体素材 4.1 撰写确认活动相关文案，包括：活动名称、活动口号、活动介绍、邀请函、主持人串词、嘉宾发言稿、新闻通稿、微博宣传稿、微信宣传稿等。 l主持人串词、嘉宾发言稿需与主持人、嘉宾进行沟通确认。如当事人愿意自行撰稿，需将活动背景与流程、想传达的信息等详细情况传达过去，完稿后双方确认。 4.2 确认活动主视觉、延展设计、舞台设计等相关视觉呈现。注意：各种设计稿需适应相应展示设备、发布渠道、制作物的尺寸、像素、分辨率等。 4.3 根据活动需要制作视频、音频、PPT等宣传或现场使用的多媒体素材，注意：素材格式与现场播放设备适配问题。 5、宣传预热 5.1 确定宣传渠道：线上/线下、自有媒体/购买媒体、社会化媒体等。 5.2 根据不同的宣传渠道，制作合适的宣传内容，确定适当的发布频率，发布后监测宣传效果。 5.3如向购买媒体投放，需签署媒介购买协议，确认落实发布版面/频道位置、内容版式，并追踪监测投放情况与效果。 6、物料置办 6.1 需采购的物料提前由各环节负责人提出，由物料负责人汇总采购，于活动前一周置办完毕。 6.2 常规物料清单 序号 项目 说明 1 现场宣传布置 背板、展板、易拉宝、旗帜、横幅等 2 现场宣传资料 画册、手册、折页、传单等 3 现场设备 摄影、摄像、收音扩音、灯光、音响、投影、电脑、对讲机等 4 现场辅助物料 桌椅、鲜花、签到笔、本、水、胶带、剪刀、白纸、接线板、网线、提示板等 5 场地分区标识 贵宾席/观众席划分标识、座次台签、名牌等 6 帐篷、遮阳伞、临建 室外活动预防天气变化，保护人员设备 7 道具 游戏、互动、抽奖环节需使用的道具 8 奖品、礼品、纪念品 120%的数量准备 9 胸牌 区分工作人员、来宾、嘉宾等类型 10 礼仪物品 礼仪服饰、礼仪盘、名片盘、胸花等 11 工作餐 工作人员现场简餐 7、交通安排 7.1 提前调查到达活动现场的各种交通线路，并明确通知活动参与者。 7.2 如需负担活动参与者交通费用，综合考虑成本确定是由我方预订还是有参与者凭票报销。 7.3 如需预订机票，考虑人员变动因素，在预算允许的范围内订退改签较为方便的全价票为宜。 7.4 需租用车辆的提前预订，活动开始前半天联系司机确认发车时间与地点。 l重要嘉宾需安排专人随车接送，车中准备水、纸巾、点心等。 l无专人随车需提前通知嘉宾车牌号、司机联系方式，告知司机嘉宾尊称，并嘱咐司机礼貌接待。 8、彩排 重要活动需进行彩排，根据场地、时间情况按正式流程预演1-3遍，通过彩排让相关人员熟悉场地流程、测试设备、进行必要调整。 二、现场执行 1、现场预备 1.1 提前到场 工作人员至少提前2小时到场. 1.2 布置场地 l清洁现场、巡视场地及周边设施、摆放路标指示 l安放悬挂宣传物料：展板、易拉宝、横幅等 l摆放签到台、签到背板等 l布置舞台：摆放背板道具、安放桌花、台上桌椅、名牌、设置舞台定点等 l灯光音响视频最终调试确定：调整舞台灯光、播放定屏画面、播放背景音乐/视频、话筒试音等 l台下桌椅摆放调整、划分坐席区域、张贴席次标识或摆放名牌、在座位上发放资料、活动用品、饮料等 1.3 对接沟通 l与合作方、协办方对接，确认各自工作范围，现场沟通方式。 l与主持人对接确认流程串词，告知活动最终需提及的来宾详情（名字、职位、简介等）。 l与摄影摄像对接，发放对讲机、分镜头脚本，告知确认拍摄要求（必须拍摄多少张照片、都要什么角度、场景、人物等），带摄影摄像认识必须拍摄的人物等。 l与灯光师、调音师对接，发放对讲机、流程脚本，提醒告知重要环节切换等。 l与速记师对接，发放流程脚本与串词、讲稿、嘉宾介绍等。 2、签到接待 2.1 签到 l活动前至少1小时设置好签到台（签到背板、签到桌、签到本、签到笔、名片盘、胸牌、资料袋、纪念品），由至少2名工作人员或礼仪人员盯台。 l由1名工作人员引导活动参与者签到，注意区分受邀来宾、媒体、普通观众等，不同类型人员引导不同签到位置，并发放相应胸花、胸牌、资料袋、纪念品等。 l受邀来宾、媒体等签到时必须对照名单、联系方式，要求本人签字、留名片。如需给付劳务费用，尽量要求对方留下身份证号。 l如在签到过程中发现有重要人员未到场，及时与其电话联系，确定情况，并及时向活动总负责人汇报。 l签到结束后由专人负责汇总到场人员情况与物资发放情况，并做好签到台整理收尾。 2.2 接待 l签到后由工作人员或礼仪人员引导活动参与者到指定位置就坐。 l重要来宾由职位等级较高人员先陪同引导至贵宾室休息并交谈。 3、活动执行 3.1 做好活动执行分工（总导演、各工种协调员、场务、礼仪公关、会务等），各环节负责人配对讲机（或手机开机、微信在线）随时听从总导演调配。 3.2 导演要密切关注活动现场情况，掌握各种动态，随时调整安排调配人手。 3.3 其他人员各司其职，不得擅离岗位，做好内外沟通联络和服务工作，随时听从导演调派，出现突发情况及时汇报。 3.4 跟踪重要来宾需求，及时预订送宾车辆、车票、机票，并由专人送站。 3.5 活动结束后迅速收尾，整理查收各项物品资料，及时对账销账。 三、活动回顾 1、活动记录收集 l及时向摄影摄像、速记人员收集活动各项记录素材。 2、活动记录整理加工 2.1 需发布新闻稿的，活动当天整理出回顾性文字通稿及配图，及时发送给媒体记者。 2.2 详细活动文字与图片回顾事后2天内整理完成。 2.3 嘉宾发言等整理稿发布前需向当事人发送确认。 2.4 活动后一周内完成全程视频剪辑及精彩素材剪辑。 3、活动事后传播 3.1 活动结束当天及时发布媒体通稿与配图。 3.2 如邀请媒体到场，需跟踪监测媒体发稿情况，及时与到会记者沟通，力争稿件传递主办方想传递的内容。 3.3 注重时效性，活动结束后2天内在各平台发布消息，活动一周内采用多种形式发布深度内容。 3.4 除我方掌握的传播手段，还需及时将各种传播素材传递给合作方、协办方等，并督促第三方发布，扩大传播范围和影响力。 4、做好活动总结与传播监测报告 l事后进行详细活动总结和传播监测报告，完成结案报告，形成活动案例。