协同办公系统产品操作说明

协同办公系统产品操作手册1.产品说明1.1协同办公系统简介中联E智力-协同办公系统是将医院管理中的业务活动、管理活动的信息在部门和个人之间进行及时、高效、有序可控、全程共享的沟通和处理的协同工作平台。帮助医院管理和规范办公的流程，加强医院内部的沟通和协作。2.使用对象客户端操作者。为方便查阅本文档，可以通过勾选Word的“文档结构图”，来获取操作手册的文档目录并快速定位到需要关注的内容。如果使用的是OFFICE2003版本，请按照如下的方式勾选；如果使用的是OFFICE2007版本，请按照如下图示进行勾选。3.系统登陆双击桌面上的“E智系统办公系统-快捷方式”，进入登陆页面。在系统登陆页面，输入用户名及密码，点击“登陆”或者敲击回车键，即可进入E智协同办公系统。输入密码的时候，如果在“记住密码”前进行勾选，那么以后登陆过程中，就不需要再录入密码。如果是公用电脑，建议不要勾选该项。4.修改登陆密码进入系统主页面后，可以修改登陆密码。点击页面左左上角的”BH”按钮。进入修改密码页面进行旧密码和新密码的录入，并且在“密码确认”处，重复录入一次新密码，点击“确定”或敲击回车就可以完成密码的修改。5.主页面功能主页面分为了三个部分，工具栏、资源树、功能主页。如下图：4.1工具栏4.1.1页面风格变换功能，用户可自由选自喜欢的页面风格。4.1.2快捷方式工具栏资源树功能主页每一个按钮可以控制不同的功能快捷方式的开启和关闭。：点击进入IE浏览器；：点击显示/隐藏资源树；：点击显示/隐藏地址栏；：点击显示/隐藏及时通讯工具。4.2资源树展示整个系统给每个角色所开放的功能。并用资源树的形式进行展示。资源树资源4.3功能主页双击资源树中的任一一个项目，在右侧会显示其功能主页（见下图）。功能主页主要用于展示医院的荣誉榜、新闻、通告等等内容。6.具体功能操作6.1公共信息6.1.1医院论坛医院论坛是医院用于发布各种信息，员工进行讨论、聊天等交流的一项系统工具。1)论坛主页点击公共信息资源树中的医院论坛，就可以进入医院论坛的主界面。主题列表显示发布的所有主题的列表，包括主题名称、作者、最后修改时间、最后修改人、主题数等内容。在下方还有显示讨论主题数。工具栏用于管理主题相关操作的工具列表。2)发布主题点击工具栏中的“新建主题”，进入主题编辑页面。录入主题和内容，并进行字体格式的调整，点击确定就完成主题的编辑。3)回复主题双击列表中的任一主题，进入主题显示页面。在工具栏中，选择“回复”，进入回复编辑页面，输入想要回复的内容即可。回复编辑页面4)查看主题在列表处选择需要查看的主题，双击进入查看，或者选中主题，点击工具栏的“打开讨论板”，即可查看。5)删除主题选择要删除的主题，选择工具栏中的“删除”，并确定。要删除回复的帖子，需要进入到主题讨论板中，点击要删除的回复，确定即可。6.1.2通告栏通告栏功能用于传达告知用户医院内各种业务性、事务性事项以及有关政策法规、院内规章制度等等的内容。1)通告栏主页面公告列表显示所有的公告信息的列表，包括公告标题、发布部门、发布人、发布时间、最新修改人、最新修改时间、是否发布、是否归档，置顶选择等内容。选中任一一条公告信息都可以查看其相应的在列表上方，有一个过滤栏，可以选择过滤条件查看需要的信息。查询条件系统提供具体的月度查询。工具栏管理通告发布及存档过程中的相关操作的工具列表。过滤栏选择过滤条件，筛选需要查看的信息。查询条件工具栏公告列表审批信息过滤栏2)公告编辑点击工具栏中的“发布”，进入公告编辑页面。填写公告相关信息，如标题、选择阅读对象、公告正文等。编辑完成后，用户可进行直接发布、申请发布、保存为草稿、取消等操作。选择直接发布，则公告直接发布到“办公门户”的通告栏中，在公告列表中显示的状态为“直接发布”。选择申请发布，则直接进入申请审批流程。选择保存为草稿，公告直接进入草稿箱，查看或者编辑草稿就需要点击工具栏中的“草稿箱”。选中需要编辑的草稿，点击“编辑”就可以进入到公告编辑页面重新进行编辑和操作。如果要重新编辑列表中的其他公告，可以选中公告，然后点击工具栏中的“修改”即可。3)审批发布编辑完公告内容后，选项“申请发布”，就进入申请审批流程。在审批流程页面，选择审批执行人。设置审批流程时，我们可以设置默认的执行人，但如果没有默认执行人，在“任务执行者”下面有个“选择”，进入就可以选择任务的执行者。4)公告查看、评论在公告列表可以查看公告的相关信息，包括标题、发布部门、发布人、发布时间、最新修改人、修改时间、状态等内容。选中任一公告，点击工具栏中的“打开阅读”，就可以查看公告的具体内容。在查询条件处，选择需要查询的具体月份，就可以查看月份里面所有的公告信息。系统还提供快速查询功能（见下图），点击工具栏中的“快速查询”，输入查询的条件，用户就可以快速查找到自己需要的公告文档。可以模糊查询。5)删除选中需要删除的公告，点击工具栏中的删除，并确定。6.1.3大事记大事记功能用于记录和展示医院重要工作活动或医院管辖区域发生的重大医疗事件。1)大事记主页面大事记列表显示大事记的列表，包括大事记日期、内容、状态、属性。大事记状态包括：未提交、审核中、已通过、已回退、已终止等五种状态。查询条件提供月度查询、状态查询、属性查询三种查询方式，并且三种查询条件可以同时查询。例如：查询2010年8月份的已回退的大事记正式内容。工具栏管理大事记各项操作的工具列表。2)编辑点击工具栏中的“大事记录入”，进入大事记编辑页面，填写大事记日期及内容。编辑完成后，用户可以选择申请发布、保存为草稿、关闭操作。申请发布就进入发布审批流程。保存为草稿，文档在列表中显示的状态为“未提交”，如果要对草稿进行编辑，则选中需要编辑的草稿列表，点击工具栏中的“编辑发布”，就可进入大事记编辑页面重新操作。3)申请发布编辑完成后，点击“申请发布”，进入发布审批流程。选项任务执行者并确定，任务执行者会收到一封任务邮件。点击“同意”，就可完成审批，发布大事记。4)查阅大事记列表显示所有大事记，查看大事记的具体内容，在大事记列表中选中任一一条，点击工具栏中的“查看”，就可查看了。6.2专项业务6.2.1管理者日报管理者日报功能，为医院的管理人员提供管理相关指标的查询，并提供部分图形展示。用户可以选择时间段进行查询。6.2.2计划任务1)计划任务制定流程计划制定计划是指医院在未来一定时期内要达到的目标及实现目标的方法途径。可以制定个人计划和部门计划。制定个人计划：点击“办公门户—我的计划”，可以进入个人计划管理页面（如下图）。在工具栏中点击“个人新计划”，就可以制定个人计划，并可根据计划的内容制定相应的子计划。在工具栏处，可对计划进行删除、修改、提交审批、执行登记、计划交办、自我评估等操作。个人计划制定完成后，需要上级领导的审批。在“计划列表”右边还可以选择查询范围和时间，如未审核、已审待办、已完成。并查看选中计划的详细信息，包括计划内容、交付结果、衡量标准、提示信息等。在“计划列表”的下方显示计划分配的任务情况，包括任务主题、任务状态、限制日期和人员等内容。制定部门计划：点击“我的计划--工具栏”中的“部门计划”，进入部门计划管理页面（如下图）。在工具栏中点击“新计划”，可制定部门计划，根据计划内容，还可以制定相应的子计划。工具栏处，还可以对部门计划进行删除、修改、提交审批、取消审批、执行登记、计划交办等等操作。任务制定计划制定好以后，根据需要分配为具体的任务，并指定任务的执行者。点击“办公门户工具栏计划列表查询条件计划详细信息计划分配任务信息工具栏计划列表计划详细信息计划分配任务信息查询条件—我的任务”，进入我的任务管理页面。任务的产生有两种途径：第一、计划分配任务；第二、自己制定任务。第一、计划分配任务通常是上级领导制定完成计划后，将计划分配为具体任务到下级人员处。在“计划管理”页面，选中已通过审批的计划（计划显示的状态为“已审批”），点击工具栏中的“计划交办”，进入任务分配页面。第二、自己制定任务点击“办公主页—我的任务”，进入任务管理页面。在工具栏，可以选择常规任务单、工作记录单、更多任务单来制定个人任务内容，并且可以对这些任务进行删除、修改、定时设置、任务执行、查阅任务相关计划、查看各类图形等操作。任务列表处，可以查看所有的“我的任务”，包括任务主题、指定时间、限制时间、创建人、表单名等内容。任务列表右侧，可以选择查询范围、任务内容及执行人员情况等操作。常规任务编辑页面任务执行任务内容编辑完成后，点击工具栏的“任务执行”，进入任务执行审批流程，按照预定的审批流程，完成审批并执行。2)任务监控任务监控功能用于建立、查看和管理所有任务。任务列表显示所有的任务信息，包括任务主题、制定事件、持续、限制时间、创始人、状态、表工具栏任务列表查询范围任务内容单名等。并且将不同状态的任务进行分组，如超期、结束等。点击任一一条任务，还可以查看任务的执行记录，包括执行时间、执行说明、次数、耗时、执行人、执行状态等内容。查询条件在任务列表的右侧，有查询范围选择，提供多种查询条件，包括部门、人员、月份、状态等。工具栏管理任务监控的工具列表。3)流程监控流程监控功能用于查看和管理所有的流程情况。查看列表流程监控主页面的列表显示所有的任务，包括任务工作流、主题、内容、状态、创建时间、结束时间、限制时间等内容。选中任一条工作流，在列表下方，显示该工作流的步骤信息，包括每个步骤的主题、内容、执行要求、任务状态、创建人、创建时间、行动者姓名、提交时间等等。查询条件在列表上方，系统提供日期查询、状态查询、指定模型查询、指定执行人查询等四种查询条件。可单独选择一种查询条件查询，也可以几种查询条件同时查询。日期查询：提供时间段查询，可以查阅某时间段内所有的任务流转信息。状态查询：可以查询不同状态的任务情况，包括正处理、已完成、已停止、已结束几种状态。指定模型：选择指定的文本模型进行查看（见下图）。指定执行人：选择制定的任务执行者，查看该执行者所有的任务信息。工具栏管理任务流程监控的工具列表。包括催办任务、查阅任务、终止任务、删除任务、查看任务的状态图、波特图、甘特图等流程图形。6.3会议管理6.3.1会议管理主界面6.3.2新增会议点击“新会议”，进入会议编辑页面，并录入会议信息，带“*”号的地方，为必填项。工具栏查询条件任务列表任务步骤可以选择在本机上提醒时间及重复提醒时间，记录会议的私密度和重要性。填写了会议信息后，可以直接“保存并关闭”，对本次新增会议进行保存和记录。6.3.3邀请会议要邀请相关人员参与会议，就需要点击“新增会议”中的“邀请与会者”。选择参会人，“必选”与“可选”在参会人收到邮件的时候会自动显示，“必选”是指必须参加会议的人，“可选”指自行决定是否要参加会议的人。还可以选择参会人电脑上的会议提醒时间及重复提醒时间，以及提示参会人会议的私密性和重要程度。点击“发送”，就可以将会议邀请发送到参会人的邮箱。6.3.4查询会议在创建了若干会议后，用户可以通过会议主题、时间、地点、创建人等信息查询会议的具体内容。用户还可以通过时间段的选择，查看某时间段内的所有会议信息。6.3.5会议纪要及备忘双击进入“会议纪要及备忘”，选择“新增”可以录入会议纪要或者备忘内容。在会议纪要编辑页面，录入会议的相关信息后，可提交审核，也可直接保存。如果这条会议纪直接保存，那么，在会议纪要及备忘首页，显示该条纪要状态为“未提交”。我们可以选中改条会议纪要，对其进行修改、查看和删除。6.4宣教管理宣教管理功能用于医院新闻、图片及院刊的管理。6.4.1医院新闻同通告管理。6.4.2图片新闻用于“办公门户”的图片管理。1)主页面图片列表展示所有的图片信息列表，包括图片的说明、类别、创建人和创建时间等内容。图片编辑区新建及编辑图片的区域。工具栏管理图片的工具列表主页面见下图。2)图片操作新增图片第一次进入图片新闻页面的时候，对编辑区域的空白处邮件选择“调用”（如下