互联网公司报销制度20170222 - 副本

1费用报销制度（手册）2017修订版-V.2第一条目的1.1为进一步规范公司的费用报销工作。1.2为了能够给员工提供更为清晰的费用报销流程，为了员工能更为快捷办理相关事项、提高工作效率，特编制此手册。第二条适用范围公司全体员工第三条职责范围3.1对各项费用支出应本着精打细算、厉行节约的原则；3.2对各部门费用预算执行情况进行控制和分析；3.3各部门主管应严格按照预算，审核业务真实性，控制本部门的费用支出；3.4财务部门负责审核业务票据的合法性、业务发生的合理性、审核费用支出是否在预算之内以及审批流程是否符合规定。第四条名词定义见“第五条内容”第五条内容5.1哪些费用会产生报销◆差旅费◆业务招待费◆市内交通费◆团队建设费◆其他费用（文体活动、公司车辆、员工宿舍费用、招聘费、培训费、行政收费、维修费等）25.2报销有什么要求所有发票自开票日起90天（自然天数）内报销有效，以报销人提单时间为计算标准，开票日到提单日超过90天的发票视为无效发票。5.2.1差旅费按照不同级别、区域、费用类别等，公司制定各类报销标准如下：5.2.1.1差旅费定义因公离开常驻地城市范围，所产生的交通、住宿等费用；不含同城外出办公。5.2.1.2差旅费报销标准（所有标准均为上限）国内标准:费用类别/级别CXO及副总裁总监经理及以下补助（餐费、通讯费等）无60元/天住宿费一类地区（北京、上海、广州、深圳）400元/天400元/天300元/天二、三类地区350元/天350元/天250元/天长途交通费常驻工作地往返机场、火车站、汽车站交通费公共交通工具（例如：机场大巴、地铁、公交等），如特殊情况需要打的，需报部门VP审批公共交通工具（例如：机场大巴、地铁、公交等），如特殊情况需要打的，需报部门VP审批公共交通工具（例如：机场大巴、地铁、公交等），如特殊情况需要打的，需报部门VP审批出差目的地往返机场、火车站、汽车站交通费往返省内汽车、火车、高铁（二等座）实报实销往返省外飞机（经济舱）、高铁(二等座)、火车、汽车实报实销35.2.1.3总体报销原则：在不超出上述标准范围内实报实销。出差前需要提前填写出差申请单（请看附件四“出差申请单”），可直接填写打印，或通过邮件、微信等方式提交申请审批。5.2.1.4出差地分类：北京、上海、广州、深圳为一类地区；其他省会城市为二类地区；其他非省会城市为三类地区。5.2.1.5出差交通费交通费需凭真实发票报销，公司派车出行则不再予以报销交通费。省内出差（即省内跨市出差）：要求使用汽车、高铁、火车或者其他公共交通工具，如选择高铁、火车出行,要求预订当天最优惠的车票,如有特殊情况需要打的或者使用滴滴叫车，需要部门VP审批。出差地当地交通：优先使用公共交通工具，例如大巴、地铁、公交等，如有特殊情况需要打的或者使用滴滴叫车，需要部门VP审批。省外出差：开通高铁的城市请优先乘坐高铁。出行工具（高铁、火车、长途汽车等）车票价格与八折机票(不含机场建设费和燃油费附加)的差额部分，可折算差价的50%补贴给员工，差价补贴报销请提供当年真实有效的交通费、加油费发票；如选择飞机、高铁、火车出行，要求预订当天最优惠的机票或车票，如有特殊情况，需要部门VP审批。自驾车出差，按同程火车票价格进行报销，发票抬头必须为同公司全称；原则上，公司不鼓励自驾车出差；5.2.1.6住宿费住宿费用凭住宿发票实报实销，不得超过公司费用标准；对于因参加外训或到外地参加活动由举办单位统一安排食宿，或根据实际情况，造成住宿费用确实会超支的，可以按实际发生额进行报销，报销人需在报销单上注明情况；对于出差期间因商务单位有提供住宿的，出差者不得报销住宿费；4如本公司备有住宿场所时，出差者不得报销住宿费；出差期间实际发生的住宿费与报销标准的差额，可按差价的50%补贴给员工，差价补贴报销请提供当年真实有效的交通费、加油费发票；任何职级的人员，不得报销与住宿无关的休闲费用。如果需要长期（60天及以上，含节假日）外驻出差时，应采用于当地租房的方式5.2.1.7出差补助出差补助主要用于弥补出差期间的伙食费、通讯费；出差期间，如果没在异地过夜的，当天发放70%补助（即60*70%=42元）；出差补助天数按法定工作日计算；出差期间休息日需工作的，经部门VP在审批意见中特别注明工作情况，可发放补助；如部门VP没有特别审批说明的，不予发放补助；出差补助直接填写报销，可不必提供发票；销售部出差期间无该项补助。5.2.2业务招待费5.2.2.1业务招待费定义业务招待费是指公司员工因工作需要招待客户所发生的必要的餐饮、娱乐、礼品、旅游、门票、住宿等支出。5.2.2.2业务招待费报销要求金额在100元以上的业务招待费报销，需要提供银行卡刷卡联或银行卡/信用卡刷卡记录回单，网上支付可附网络支付记录；以及实际消费场所的真实发票，不能用其他发票替代；所有招待费发生前需要向部门VP请示审批，否则不能报销。报销时，单据填写应该尽量明细，“招待地点”要注明地点名称，“事由”应清楚明白，“对方（我方）人员”应列明人员名单，“业务情况说明”应简要说明与对方业务发展情况；55.2.3市内交通费5.2.3.1市内交通费定义市内交通费是指在常驻办公地所在城市，因公外出办事业务所产生的交通费用。5.2.3.2市内交通费报销管理加班交通费：对于加班人员，晚10：00以后下班的可以乘坐出租车回家，以的士票的上车时间为准，同时须经部门VP确认加班；市内外出办公交通：优先使用公共交通工具，例如大巴、地铁、公交等，如有特殊情况需要打的或者使用滴滴叫车，需要部门VP审批。自驾车市内办公：对于需要频繁自驾车外出办公的员工，需事先由各部门统一提出申请，注明自驾车频率和必要性，业务部门与财务部根据该岗位历史费用情况，共同确认市内交通额度，经部门领导和财务VP确认后，到财务部费用会计处进行备案；备案员工可每月报销核定额度的自驾车费用，不再报销其他形式的市内交通费用。5.2.4团队建设费5.2.4.1团队建设费定义公司部门内部以及部门之间组织团队活动时所发生的餐饮、娱乐等费用。5.2.4.2团建费报销标准按行政部每年确认并发布的标准执行；如遇特殊情况超出标准额度的，以CEO审批的邮件为准。5.2.5其他费用（市场费、培训费、咨询费、招聘费、文体活动、公司车辆、员工宿舍费用、行政收费、维修费等）5.2.5.1对外支付类对外支付费用请填写“付款申请书”；对外支付费用（如市场推广费、培训费、咨询费等）申请支付款项时请提供真实有效的合同和发票,分批付款的还需提供“付款进度流转单”(见附件三)付款通知书上的收款人信息需与合同约定的收款人信息一致65.2.5.2其他报销类所有报销的费用须符合业务、发票、单据真实的原则；有些情况下，发票内容与业务性质不一致，即应该归集的费用项目与预算项目不一致，报销时费用项目按照发票内容进行填写，原始收据或备案信息等材料提供给财务部存档保管。5.3报销时对发票有何要求5.3.1依据《中华人民共和国发票管理办法》的规定及实施细则：不符合规定的发票（指开具或取得的发票应经而未经税务机关监制、伪造，或填写项目不齐全、内容不真实、字迹不清楚，没有加盖财务印章或发票专用章，作废以及其他不符合税务机关规定的发票），不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收；5.3.2事业单位的收据需要盖有财务专用章5.3.3所有报销人必须对单据中发票的真实性负责，这是每个员工的责任和义务。一旦发现不合格发票，财务部立即没收不予退回，请报销人及时追缴真实的发票（真实消费地点提供的真发票，不得用其他发票替代），否则不予报销（提供真实发票后不需要再重新走报销流程）；不可以用与业务实际情况不符的发票进行报销，发票丢失、对方不提供发票等原因，不予接受；5.3.4所有对公业务及100元以上的对私业务，必须都取得与业务相符的真实发票；部分100元以下业务，如果提供服务方为个人，确实无法提供正规发票的（如修理、搬运等），可以使用其他发票替代；5.3.5机打发票，收款单位一栏必须是公司名全称，财务部不接收个人抬头、公司名称不全、公司名称开错的发票，公司员工的飞机票、火车票可以作为报销凭证；5.3.6除了餐饮、车票、机票等，均可要求对方开出增值税专用发票；5.3.7所有定额发票需写明日期，票面金额超出实际支出，按实际支出金额报销；75.3.8同次消费中定额发票面额相同的，发票应该连号；5.3.9发票如若丢失，能提供刷卡时的银联回单或银行卡/信用卡刷卡记录的，报销人填写书面说明，可予以报销70%;发票丢失且不能提供银联回单或银行卡/信用卡刷卡记录的不予报销。附件一：报销流程报销人部门负责人提交申请表开始审核不通过财务部通过审核分管副总裁通过审核总裁是结束不通过审核出纳通过不通过