会议旅游策划案

第一届中国绿色饭店发展论坛策划一．承办酒店是本次论坛的主承办商，所提供的的服务包括食宿、会议大厅、小型酒会、以及旅游。在这片包孕吴越3000年历史，如今强势发展的无锡新区，希尔顿逸林酒店以标志性的热巧克力香脆曲奇迎宾礼遇、一以贯之的关爱服务结合悠久吴越文化的沉淀为您带来便捷旅行新体验。从酒店出发5至10分钟的车程，即可到达机场、高铁站、沪宁高速；以酒店为中心的30分钟车程内，便可全心领略这个魅力梁溪的所有主要景点：江南古味十足的南禅寺、吴文化起源，至德故居---泰伯庙及吴文化博物馆、体现明清园林造诣的寄畅园、太湖绝佳处的鼋头渚……酒店拥有487间豪华舒适的客房，3间餐厅和一个酒吧，水疗中心、专业配备的健身中心、一应俱全的多功能会议室、棋牌室、KTV、网球场、篮球场还有足球场，在这座小城中，无论是旅游休闲，还是会议活动皆能尽如您意。重点是承办会议是我们极具标志性的专业会议项目，为企业提供周到的会议服务。会议室具备先进的设施以及新颖实用的室内科技，共有12间会议室及宴会厅供您选择，其中6间位于行政楼，6间位于主楼，包括8间会议室、1间董事会议室、1间多功能厅和2间宴会厅。所有会议室皆备有隔音设备、电脑音效控制和光纤光源系统。此外，其他硬体设备也一应俱全。交通：酒店位于无锡市滨湖区马山太湖国家旅游度假区，地处长江三角洲腹地，东临上海，西接南京，南依太湖，北靠长江，距无锡硕放机场56公里，苏州40分钟车程，距上海、南京、杭州约2小时车程。酒店便捷服务送餐服务每日本地报纸行李寄存残障人士特殊服务快速退房儿童看护车辆租赁机场接送旅游游览外币兑换多种语言的服务人员每日洗烫服务行政楼层专人办理入住及退房，并提供欢乐时光停车场高速无线网络覆盖所有公共区域自动取款机礼品店商务中心美容美发沙龙桑拿室内恒温游泳池健身中心篮球场网球场水疗中心会议中心5个餐厅及酒吧412间客房含17间套二．会前准备工作（1）机票，我们酒店会帮助客人预定好机票、火车票和汽车票（2）住宿，标准客房（3）会议场所，会议厅（4）接待，各位客人到达火车站或机场后会有专门的接机员来接机的，他们会高举各位客人的名字并有我们希尔顿酒店的标牌（5）交通，等到客人被接机后，我们有专门的接送车接送各位到我们希尔顿大酒店（6）会议预案书●各相关模块负责人的通讯表●议程安排时间日期内容地点10月1日接机，入住酒店，下午参观希尔顿酒店酒店10月2日至4日召开会议酒店会议厅10月5日至6日旅游灵山胜境、鼋头渚、寄畅园10月7日离开酒店●相关会议文件关于绿色酒店的资料●备及现场装饰的清单及图片，会议鲜花20篮，茶杯200个，饮水器10台，文件200份，文件袋200份，签字笔200支，名牌200个。●出现火灾、伤病及其它紧急情况的处理方案1.及时报警。火灾报警电话是119，报警时应把饭店的名称、发生火灾的地址讲清，如有可能，要派人到附近路口接车引路。2.如火势开始不大，应该迅速采取措施，尽快设法扑灭初起之火，火设法延缓火势的发展，以利于自救。饭店里应备有相应的灭火设施。3.出现伤病时应及时拨打急救电话，通知附近的医院，确保伤病人员的生命安全。●各人员不同时段的工作分工8点开始在站点接机（3个人—火车站，汽车站，机场）：迎宾（酒店提供、需要时可叫门童），接待员（发放房卡）：场景布置员、检查员（将此任务分配给酒店相关部门）：保安人员（酒店负责提供）：会前送水员、服务人员：●接待食宿安排表，例如接站，不同人员所住的房间安排等早、中、晚餐客人都可以在希尔顿酒店餐厅食用，但客人也可选择其他的食物。客人都住商务房。●出现临时采购的财务配合等若发生什么意外情况，我们酒店有专门处理紧急情况的工作人员，比如材料不够，我们会及时复印等。●会议设备检查，检查电脑、电视、投影仪、电灯、空调等。（7）会后旅游，确定出游人数，联系相关旅行社会前策划方案前言：十月秋高气爽，正逢会议主办方洽谈佳期，我方领导派专人协助客户实地考察举办地的餐饮，住宿，娱乐等相关事宜，希望此次洽谈能将双方合作推向一个高速发展的轨道。时间安排：十月一日至六日。地点安排：无锡希尔顿酒店主办单位：中国旅游协会合作单位：无锡旅游局3、协助客户实地考察1.餐饮：由餐饮部经理协助客户进行考察。2.住宿：由客房部经理协助客户进行考察。3.会议场所：由会议厅经理协助客户考察会议场所安排及其设备。4．娱乐休闲：由康乐部经理负责带领客户考察1.确定方案：客户方于10月1日到10月6号住于无锡希尔顿酒店。客户方于10月1日抵达无锡硕放机场。由本酒店方派接待部经理接机，然后乘酒店专用大巴抵达希尔顿酒店。由客房部经理安排客户满意入住所需的客房，并带领客户方会议负责人熟悉酒店会议专用的多媒体会议室。客户方于10月2日——10月4日在本酒店进行相关会议。其间客户方可使用本酒店一切娱乐项目，且本酒店将为其提供具有无锡特色的餐饮服务。会议结束后酒店方将安排于11月5日——11月6日，派旅游专用大巴和一名本地导游带领客户方游玩无锡的景点：灵山大佛、鼋头渚、锡惠公园（包餐）。本酒店将对客户方实行优惠政策，预算经费折后费80000元。2、签订合同：在确定方案后双方开始签订合同，此过程需要严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。3、预付定金：签订合同后本酒店方经理与客户方财务负责人认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。预付定金：10000元人民币会议前酒店各部们准备工作：客房：10月1日前1、提前做好房间设备设施检查，客人自带洗漱用品。2、3、4号三天房间送点心和水果。摆放自制欢迎卡（与会议赞助商宣传册一起摆放）。2、使用可回收塑料拖鞋。3、客人外出期间房间不退。4、每人赠送环保T血1楼大厅10月1日前1、协助会议赞助商摆设站台前一日晚必须完成2、另设一签到台。10月1日上午酒店总经理带队在1楼大厅迎接VIP客人会议1、制作会场横幅（江苏省生态旅游开发论坛会）2、每日茶歇不要重复3、及时清理会场卫生。不使用一次性纸杯。餐厅1、提前与会务组人员确定菜单2、使用多以机原料。3、餐厅内准备话筒、4、每日晚上宵夜留员工值班保安1、1日上午外场禁止停车，2、午餐时间尽快准备好开幕式场地、音响后勤1确保夜间太阳能蓄电池正常使用。3、协助会议挂横幅4、每日加强对太阳能热水器检查三．会议流程安排第一天会议1.10月2日8：20开会设备道具准备齐全2.8：30与会人员准时进入会场3.9：00会议准时开始日期内容安排地点10月2日主持人：魏莉发言人主题多功能会议厅酒店餐厅9:00~9:20主持人欢迎与会人员、介绍嘉宾，宣布会议开幕9:20~10：00邵琪伟(王欢饰)：国家旅游局局长主题：推广绿色饭店的重要性10：00~10：20休息，品尝甜品10:20~11:00陈苏兰（陈思思饰）：深圳中南海大酒店总经理主题：追求大自然和谐，引领新经济的生活11:00~13：00午餐，休息13：00~13：40张晶（宋晶饰）：美国嘉信集团总经理主题：国内酒店如何实现绿色饭店13:40~14:00休息，品尝干果14:20~15：20自由讨论时间15:20~16：00戴毅（严潇饰）：凯悦酒店中国区总裁主题：做今日总结第二天会议1.10月3日8：20以前开会设备道具准备齐全2.8：30与会人员准时进入会场3.9：00会议准时开始日期内容安排地点10月3日主持人：李鞍野9:00~9:20支持人发言多功能会议厅9:20~10：00韩明（周玲）：中国饭店协会会长，预廷酒店管理公司CEO主题：绿色饭店与低碳之道10:00~11:00自由发言时间11：00~13:00午餐休息时间酒店餐厅13：00~13：40塔勒布。瑞法依（沈阳饰）：世界旅游组织秘书长主题：看个人行为，品绿色生活多功能会议厅13：40~14：00休息，吃茶饼14：00~15：00王洁平（陆赟娟饰）：无锡市旅游局局长主题：城市与绿色18：00~21：00小型酒会，相互交流最后一天会议1.10月4日8：20以前开会设备道具准备齐全2.8：30与会人员准时进入会场3.9：00会议准时开始日期内容安排地点10月4日主持人：董丽姣9:00~9:20支持人发言多功能会议厅9:20~10：00李威豪（汤婷旻饰）：希尔顿酒店大中华区副总裁主题：从希尔顿看绿色饭店10:00~11:00自由讨论、发言时间11：00~13:00午餐休息时间酒店餐厅13：00~13：40张广瑞（彭亮饰）：江苏省社科院旅游研究员主题：饭店业的绿色之路多功能会议厅13：40~14：00休息，吃茶饼14：00~15：30袁丁（钱晓霞饰）：江苏省旅游局局长凯宾斯基无锡区顾问主题：大会总结报告15：30~16：00主持人总结陈词，宣布会议闭幕四．会议旅游1.承办单位——无锡江南国际旅行社、无锡希尔顿逸林酒店提供服务有：导游一名、旅游大巴一辆，中餐（高级标准，在景点用餐），旅游景点包括灵山大佛、鼋头渚、锡惠公园2.旅游活动行程具体安排2010年10月5日行程安排（1）10月5日早上8：30于酒店门口集合（2）8：40坐车出发，9：00到达灵山胜境。（3）上午游览灵山景区的大照壁、五明桥、佛足坛、五智门、菩提大道、九龙灌浴广场、阿育王柱、天下第一掌、百子戏弥勒、祥符禅寺等景区（4）12：00用餐（5）下午游览灵山景区的灵山大佛、梵宫等景区（6）16：00坐车回酒店2010年10月6日行程安排（1）10月6日早上8：30于酒店门口集合（2）8：40坐车出发，9：00到达鼋头渚。（3）上午游览鼋头渚景区的长春桥、藕花深处、鼋渚春涛、摩崖石刻、澄澜堂等（4）11：00于横云饭店用餐（5）下午坐游艇去太湖仙道游览（6）13：30集合前往锡惠公园（7）游览锡惠公园凤谷行窝、秉礼堂、含贞斋、八音涧、知鱼槛、嘉树堂、美人石、寄畅园等景区（8）16：00集合坐车回酒店五．2010年10月7日离开酒店酒店经费：住房（32人/2）×500元/间（豪华舒适客房）×6天=48000元会议厅2000元/天×3天=6000元餐饮100元/人×32人×3天+5000元/小型酒会=14600元无锡两日游32人团队：灵山胜境、鼋头渚、锡惠公园（包车、包餐）=10000元优惠价总计70000元策划单位：江南大学太湖学院旅游82班2010年8月附件：合同书（甲方乙方各一份）酒店会议合同书创建时间：2010-10-01甲方（全称）：法定代表人：职务：乙方（全称）：法定代表人：职务：甲、乙双方就乙方于年月日至月日在甲方举办“”会议事宜，为明确各自权利和义务，经平等协商，特订立本合同，以便共同遵守。第一条：会务第一款：甲方为乙方提供会议场所及服务：使用会场及单价月日月日月日单价/元小计/元上午下午晚间上午下午晚间上午下午晚间小计设备或服务月日月日月日小计/元备注上午下午晚间上午下午晚间上午下午晚间投影机（大）含幕流明投影机（小）含幕流明麦克风协议总价约为元第二款：乙方须在距会议开幕天前与甲方签订《会议厅室及设备预订单》和《会议综合服务预订单》。第三款：甲方对于乙方预订而未使用的厅室或设备依情况向乙方收空置费（一个单元的使用费）超预订使用的厅室或设备，甲方根据实际情况给予安排，并按实际使用收费。第四款：会场内免费提供服务。第二条：订房第一款：甲方为乙方提供会期之内的用房如下：日期标准间豪华单人间标准套房豪华套房备注房数价格房数价格房数价格房数价格房间布置要求：A：以上房间单人入住含份次日早餐，双人入住含份次日早餐（每间房早多含2份早餐）。B：所有房关闭国际、国内长途及市话，撤消迷你吧。C：关闭VOD收费电视。D：由乙方担保客人免押金入住，如产生杂费由客人现金付清。E：以上房价是提供乙方团队的特别优惠价。第二款：住房定金甲方应在年月日之前向乙方交纳最终预订房数的一夜房费元，作为住房定金。第三款