计算机与信息技术基础第五章

第六章演示文稿处理系统第五章中文电子表格处理系统EXCEL20005.5数据的管理与统计5.4图表的制作5.3公式和函数5.2Excel的基本操作5.1Excel2000概述第六章演示文稿处理系统5.1Excel2000概述5.1.3单元格、工作表和工作簿5.1.2Excel窗口的基本结构5.1.1Excel2000概述第六章演示文稿处理系统5.1.1Excel2000概述电子表格软件Excel2000是办公自动化软件Office2000的一个成员。操作方便、功能齐全。Excel具有丰富的数据处理函数，可以实现快速准确的表格数据计算；具有丰富的绘制图表功能，快速生成图表，可进行数据统计分析；具有方便的数据交换能力；新增了Web工具等；第六章演示文稿处理系统5.1.2Excel窗口的基本结构菜单栏标题栏常用工具栏格式工具栏垂直滚动条垂直拆分条水平拆分条编辑栏编辑栏:由单元格名称框、操作按钮（取消按钮、输入按钮、编辑公式按钮）,编辑区组成。工作区:由工作表标签栏、工作表控制按钮、列标、行标、全选按钮、窗口水平、垂直滚动条和工作表区域等组成。工作区全选按钮全选按钮:是行号和列标交汇处的按钮，用于选中整个工作表。行号行号:用阿拉伯数字1~65536来表示。列标列标:用英文字母和它们的组合来表示A~Z,AA,AB~IV(共256列)。工作表标签控制按钮工作表标签控制按钮:若有多个工作表，标签栏显示不下所有标签，这时通过这些按钮，可找到所需的工作表标签。。工作表标签工作表标签:显示当前工作簿包含的工作表名称。第六章演示文稿处理系统5.1.3工作簿、工作表和单元格工作薄：是一个Excel文件，扩展名为.xls，由工作表组成。最多可存放255个工作表。默认工作簿名为Book1，其中包含三个工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3。工作表：是以列和行的形式组织和存放数据的表格，由单元格组成。每一个工作表都用一个工作表标签来标识。第六章演示文稿处理系统单元格：行和列的相交点，是工作表的最小单位，一个单元格最多可容纳32000个字符。单元格根据其所处的列号和行号来命名。列号在前、行号在后。比如：A5，C9活动单元格：当前正在操作的、被黑线框住的单元格。活动工作表：当前正在操作的，标签是白底黑字、带下划线的工作表。默认情况下，活动工作表为Sheet1。第六章演示文稿处理系统5.1小结本节对Excel2000的功能作了简要概述，介绍了Excel的工作窗口及组成它的若干控件的功能如：编辑栏、全选按钮、行号、列标、工作表标签等，还介绍了工作薄、工作表、单元格等Excel的常用术语。第六章演示文稿处理系统5.2Excel的基本操作5.2.6设置单元格的格式5.2.5工作表的编辑5.2.4输入数据5.2.3编辑数据5.2.2数据类型5.2.1新建、保存和打开工作簿第六章演示文稿处理系统5.2.1新建、保存和打开工作簿⒈新建工作簿⑴新建空白工作薄：启动Excel的同时自动创建“Book1”选“文件”菜单中的“新建”命令,再选“常用”选项卡下的“空工作薄”命令单击“常用工具栏”上的“新建”按钮第六章演示文稿处理系统⑵利用模板建立新工作薄：①选“文件/新建”命令②选择“电子方案表格”选项卡③双击其中一个模板图标第六章演示文稿处理系统⒉保存工作簿在“另存为”对话框中设置保存位置，文件名和保存类型单击“常用工具栏”上的“保存”按纽“文件”菜单中选“保存”命令“文件”菜单中选“另存为”命令使用快捷键“Ctrl+S”注:第一次保存工作簿，Excel会打开“另存为”对话框。第六章演示文稿处理系统使用自动保存Excel提供了工作簿的“自动保存”功能。设置“自动保存”后，将每隔一定时间自动保存工作簿。默认时间间隔为10分钟，用户可以自定义。操作方法：单击“工具/自动保存”命令。如果“工具”菜单中尚没有“自动保存”命令，可选择“工具/加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，选择“自动保存”复选框后，单击“确定”按钮第六章演示文稿处理系统单击“工具/加载宏”菜单项在加载宏对话框中，选中“自动保存”,单击确定更改完成后，工具菜单出现自动保存第六章演示文稿处理系统保存工作区:在Excel中，可以将当前的工作状态保存为工作区文件，当重新进入并打开该工作区文件时，上次工作时使用到的所有工作簿就会被同时打开，并且按照当时的方式、位置排列。工作区文件的后缀为.xlw。操作步骤如下：打开要同时保存的多个工作薄选择“文件/保存工作区”菜单项在对话框中输入工作区文件名，确定第六章演示文稿处理系统⒊打开工作簿⒋关闭工作簿方法与关闭Word文档的方法类似。选“文件/打开”命令点击“常用”工具栏上的“打开”按钮在“打开”对话框中选择文件，点击“打开”直接双击要打开的工作薄第六章演示文稿处理系统5.2.2数据类型Excel的数据类型分为数值型、字符型和日期时间型三种。⒈数值型数据包括：数字（0-9）组成的字符串，也包括＋、－、E、e、＄、%、小数点、千分位符号等。在单元格中的默认对齐方式为“右对齐”。数值型数据一般只作加减乘除等算术运算或大小比较的关系运算,否则需要作类型转换第六章演示文稿处理系统⒉字符型数据：包括汉字、英文字母、数字、空格及键盘能输入的其它符号。在单元格中的默认对齐方式为“左对齐”。字符型数据一般只能作字符串连接运算和进行大小比较的关系运算字符型数据在单元格中的默认对齐方式为“左对齐”。第六章演示文稿处理系统⒊日期时间型数据:日期时间型数据本质上是整型数据，表示从1900-1-1至指定日期或从0:0到指定时间经过的秒数。常用的日期格式有：“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”；时间格式有：“hh:mm(am/pm)”，am/pm与时间之间应有空格，否则，Excel将当作字符型数据来处理。日期时间型数据可作加减运算，也可作大小比较的关系运算。日期时间在单元格中的默认对齐方式为“右对齐”。第六章演示文稿处理系统5.2.3编辑数据⒈编辑单元格数据编辑单元格有两种方法：在编辑栏中编辑和在单元格内直接编辑。单击目标单元格，在编辑栏中对数据修改；双击目标单元格或按F2键，在单元格内编辑数据。选定单元格在编辑栏中修改按F2键在单元格内修改第六章演示文稿处理系统⒉单元格数据的复制和移动⑴单元格数据的复制Excel的数据复制可以使用剪贴板、快捷键和鼠标拖动三种方式进行操作。选择源单元格或区域点击“复制”按钮或选择“编辑/复制”命令Ctrl+CCtrl+拖动到目标单元格选择目标单元格，粘贴选择目标单元格，Ctrl+V第六章演示文稿处理系统⑵单元格数据的移动Excel的单元格数据移动可以使用剪贴板、快捷键和鼠标拖动三种方式进行操作。选择源单元格或区域点击“剪切”按钮或选择“编辑/剪切”命令Ctrl+X拖动到目标单元格选择目标单元格，粘贴选择目标单元格，Ctrl+V第六章演示文稿处理系统⑶选择性粘贴Excel粘贴不仅可以粘贴单元格（或单元格区域）数据，还可以使用“选择性粘贴”操作，粘贴单元格的格式、公式、批注和有效性等其它信息，此外还可进行算术运算、行列转置等。具体操作如下：选择“编辑/选择性粘贴”命令,在对话框中选粘贴方式。在选择性粘贴中作相应设置，点击确定选择“编辑/选择性粘贴”命令第六章演示文稿处理系统选择要插入单元格的位置⒊插入和删除单元格、行或列⑴插入单元格选择“插入/单元格”命令或在快捷菜单中选择“插入”命令在插入对话框中设置插入方式插入单元格后的结果显示第六章演示文稿处理系统⑵插入行或列选择要插入行或列的位置选择“插入/行或列”命令或在快捷菜单中选择“插入”命令插入列或行后的结果显示第六章演示文稿处理系统⑶删除单元格、行或列单元格、行或列删除后，原单元格、行或列右（下）边其它单元格的位置将会向左（上）移动以填补被删除、行或列的位置。操作方法如下：选中目标（单元格、行或列）选择“编辑/删除”，或右击选择删除菜单项在“删除”对话框进行相应的设置即可第六章演示文稿处理系统⑷清除单元格、行或列Excel的“清除”命令与删除是有区别的。数据清除后单元格、行或列位置还在。“清除”命令清除的是单元格内的数据、格式或批注信息。操作方法：选定单元格或区域后,选择“编辑/清除”的相应子菜单项（全部、格式、内容、批注）。全部——全部删除格式——仅删除格式内容——仅删除内容（或Del健）批注——仅删除批注第六章演示文稿处理系统⒋查找和替换数据使用查找与替换可以在工作表中快速定位要查找的信息。查找与替换操作既可在一个工作表中进行也可在多个工作表中进行。操作方法：选择搜索区域选择“编辑”菜单的查找或替换命令或Ctrl+F、Ctrl+H在查找或替换对话框中作相应设置第六章演示文稿处理系统5.2.4输入数据⒈单元格的选择选择单个单元格单击指定单元格选择连续多个单元格单击首单元格，Shift+单击末单元格选择不连续多个单元格单击第一个单元格，Ctrl+单击其他单元格选择整行或整列单击行号或列标选择全部单元格单击全选按钮清除选定的单元格在工作表任意处单击鼠标第六章演示文稿处理系统⒉输入数据选择要输入数据的单元格，直接在单元格中输入,也可在编辑区中输入,输入完成后，确认。确认方式功能Enter活动单元格下移Tab活动单元格右移Shift+Tab活动单元格左移Shift+Enter活动单元格上移单击编辑栏“√”按钮活动单元格不动按“Esc”键或单击编辑栏“×”按钮取消输入第六章演示文稿处理系统输入数据的几个特殊情况：⑴输入分数(如1/2),应先输入“0”及一个空格后输入½⑵输入纯数字组成的字符型数据，输入前加西文单引号（‘），Excel将自动把它当作字符型数据处理。⑶输入日期和时间数据时，用“-”或“/”分隔年月日；时间用“:”分隔时分秒。输入当前日期：Ctrl＋；组合键输入当前时间：Ctrl＋Shift＋；组合键第六章演示文稿处理系统⒊数据的自动输入⑴相同数据的填充(复制填充):①使用填充柄：单击填充内容所在的单元格拖动单元格右下脚的“填充柄”至所需位置输入起始值后选择填充区域选中“编辑”菜单的“填充”命令在级联菜单中选择对应的菜单项②使用“填充”命令：第六章演示文稿处理系统⑵等差/等比序列及日期序列的填充:①使用填充柄:输入序列前两项并选中这两项拖动单元格右下脚的“填充柄”至所需位置输入起始值后选择序列区域选中“编辑/填充序列”命令在“序列”对话框中选择序列类型、设置序列步长及终止值②使用“填充”命令：第六章演示文稿处理系统⑶用户自定义序列Excel2000预设了11组自动填充序列供使用。对于经常出现的有序数据，如家用电器、职工号等，可以使用“自定义序列”功能，将它们添加到自动填充序列内。操作方法：选择工具/选项命令在对话框中选择自定义序列选项卡在列表框中选择“新序列”，输入新序列，序列成员之间用Enter键或逗号分隔第六章演示文稿处理系统将工作表的某行（列）转换为“自定义序列”：在选项对话框“导入序列所在的单元格”文本框中，输入（或选择）要导入序列的单元格区域，单击“导入”按钮第六章演示文稿处理系统⒋输入有效数据设置有效数据是指设置数据类型、范围，设置数据输入提示、和错误输入提示。以防止无效数据的“误”输入或一些非法数据的输入。数据/有效数据设置标签(数据类型、范围)输入信息标签（输入时提示）错误警告标签（出错时提示）选取要定义有效数据的区域第六章演示文稿处理系统5.2.5工作表的编辑⒈插入、删除和重命名工作表⑴选取工作表选择一个单击工作表标签选连续多个单击第一个，Shift+最后一个选不连续多个单击第一个，Ctrl+单击其他工作表标签⑵插入工作表选取要插入的新工作表位置，选择“插入/工作表”命令。第六章演示文稿处理系统⑶删除工作表选取要删除的工作表，选择“编辑/删除工作表”命令。⑷重命名工作表选中要重命名的工作表，选择“格式/工作表/重命名”命令。注：以上工作表操作也可右击工作表标签，在快捷菜单中选择相应命令来实现。第六章演示文稿处理系统⒉移动和复制工作表Excel允许将工作表在一个或多个工作簿中移动或复制。