公司(企业)档案管理制度

企业档案管理制度1.总则1.1目的为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性和保密性，使之有章可循，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用公司范围的文书、技术、实物、照片以及磁性载体档案的管理；会计档案管理不适用本制度，另见《会计档案管理制度》。1.3职责、权限由公司档案管理部门统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作，公司所有职员予以配合。2.档案立卷、归档程序2.1资料归档范围公司归档范围如下，下述归档文件一律规定为档案原件。（1）公司设立、变更的申请、审批、登记营业或终止、清算等方面的文件材料。（2）涉及商业秘密方面的信息情报、教育培训方面的文件材料。（3）政府或上级部门下达的批文证件资料。（4）公司装修方面的合同文本和来往收据凭证资料。（5）公司内外签定的全部合同书。（6）仪器、设备方面的合格证、保修卡、保险单等文件资料。（7）公司内部决议、决定、条例、规章制度、聘书等法规性文件及各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。（8）科研、技术引进、专利、文件、报批、批文、科技讨论会记录等方面的材料。（9）其他具有利用和保存价值的文件材料。2.2文件点收（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。（2）文件如已抽查，应由档案主管签字确认。（3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办人补全。（4）与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办人。（5）对遗缺不全的档案，采取措施，积极收集齐全。（6）及时催办已办理完毕的文件上交回收。2.3档案整理2.3.1文件整理归档（1）中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。（3）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐。（4）案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印2份。（5）整理案卷，使之厚度适宜，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷端正书写标题。（6）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。2.3.2档案编号档案严格按照分类、排列、目的的整理步骤进行全面、系统的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号有英文字母以及阿拉伯数字组成，具体说明如下：XX—XX—XXX—XXX8、9、10位代表流水号001~9995、6、7位为档案柜号3、4位为各单位编号1、2位公司名称2.3.3档案的保管（1）永久保存包括：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、股东会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、技术数据资料、重大技术开发委托合同、其他需要永久保存的文书。（2）10年保存包括：预算、决算书类、会计凭证、计划资料、其他经核定须保存10年的文书。（3）5年保存包括：期满或解除的合约、其他经核定需要保存5年的文书。（4）1年保存。结案后无长期保存必要者。（5）各种规章由规章管理部门永久保存。（6）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。（7）公司设立专门位置、“专用档案文件柜”保存档案。（8）做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。（9）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和退色的材料进行修补和复制。3.档案的保密对公司重要文件档案的保密措施详见《公司保密制度》章程。4.档案的使用4.1档案的借阅（1）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写《调卷单》经总经理核准后向档案管理人员当场调阅，当场调阅当场归还，本公司未设立档案室，这里的当场是指在档案管理员面前调阅，严禁擅自将档案带离出公司。如需将档案带离出公司必须经执行董事签字批准。（2）档案管理人员接到《调卷单》，经核查后，取出该档案，并在《调卷单》上填注调阅日期、调阅人员、调阅原因、调阅时间、核准人签字等，将档案交给调卷人员。（3）政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案时，经执行董事批准后公司予以配合、协助。4.2档案的归还（1）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得翻拍，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应在第一时间报告执行董事处理。（2）档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。（3）档案归还时发生损坏、丢失的，并且对公司造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。5.档案的销毁（1）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。（2）办理销毁手续，经执行董事批准，方能销毁。（3）档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。6.附则（1）档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。（2）公司终止、解散时，档案应移交相关控股股东、主管部门。（3）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。本制度即日起颁发并生效。执行董事签章：签章日期：年月日