行政工作分享学习

-1-湖州首创奥特莱斯行政工作分享学习人力行政部2014年11月-2-研讨学习安排办公室日常工作技巧-术拉进关系的谈话技巧-术与上司沟通的技巧-术企业公文写作探讨-道-3-公文写作探讨上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。-4-请示和报告de区别一、请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。公文写作探讨-5-（二）撰写请示需掌握的三个要领：1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。公文写作探讨-6-3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；否则可能引起什么不良后果。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。公文写作探讨-7-公文写作探讨间隔大前提，目的明确-8-公文写作探讨以挂附件的形式阐述-9--10-什么样的人适合做行政人员学历年龄外貌体质性别-11-什么样的人适合做行政人员自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣-12-礼貌而不居高临下诚实而不弄虚作假参谋而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而不炫耀示人什么样的人适合做行政人员-13-行政人员需具备的能力办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力-14-行政人员需具备的能力沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力-15-综合素质高权大责高说服的本领高发展愿望和前景高道德水平高成功行政人员的“五”高-16--17-行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一-18-行政工作安排的原则配合时间表分辨轻重缓急酌留弹性，有应急预案，防范于未然-19-安全与保密工作方针•积极防范•突出重点•有保有放•内外有别原则•不该说的不说•不该问的不问•不该看的不看•不该记录的不记录•不在通信中涉及•不在公共场所谈论-20-有效的信息收集经济信息科技信息政治信息社会信息生活信息辅助决策参考依据工作基础管理依据协调依据政府信息网络大众传播媒介专业信息机构各大科研机构综合专业网站分类加工筛选综合核实与分析使用范围意义来源信息处理-21-行政人员的办公室事务-22--23-工作语言“规范”沟通不非议国家国政不涉及国家或行业秘密不评论交往对象的内部事务“东北人抠门”不议论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题“私人问题五不问”问题：工作场合哪些话题不适合谈？工作场合六不谈-24-工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”（临近退休和白领丽人）不问收入“你一个月挣多少？”不问健康“贷款”不问经历“学历？”不问婚否“国际惯例”私人问题“五”不问问题：哪五个私人问题不能问？-25-工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）“贝多芬与裴多菲”格调高雅的话题哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情轻松愉快的话题电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！）工作场合最佳话题-26-工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼工作场合标准与禁忌称呼-27-工作语言“文明”沟通接待三声来有迎声问有答声去有送声文明语言服务“三”要素热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”-28-来自上司的沟通障碍习惯于单向沟通没有时间绕弯-29-来自上司的沟通障碍报忧不报喜报喜不报忧你不找我，我不找你归罪于外关注点不同信息不对称有不同意见不提吹捧绕弯子-30-与上司沟通的四种形式接受指示汇报商讨问题表示不同意见-31-与上司沟通——接受指示突然指示不明确是商量问题还是解决问题没有很好的倾听单向误区倾听沟通前，同上司明确指示时间地点发问，以明确沟通目的为接受指示恰当反馈，重要问题澄清无条件接受指示拒绝讨论与争辩（领导同意除外）原则-32-与上司沟通——汇报出发点的差异评价的差异表达的差异信息的差异你和上司的沟通差异在哪里呢？结果与过程？拍肩膀说：“好，总的说来不错”点头说：“好，总的说来不错”“好，你的工作总的说来还不错啊！”不同的期望值-33-与上司沟通——汇报的技巧精简忌讳”渲染”有针对性忌讳”漫无边际“从上司的角度来看问题尊重上司，不要争论补充事实-34-与上司沟通——商讨问题商讨问题的原则平等、互动、开放正确扮演各自的角色切忌随意改变沟通的目的事先约定商讨的内容，使双方都做好准备当场的决定，事后确认，避免出现偏差-35-与上司沟通——表示不同意见遵循的原则确切、简明、完整对事不对人摆正自己的位置和心态不强加于人不形成辩论-36-与上司沟通的注意事项全天最佳时机：上午或下午刚上班时选择领导空闲或心情较好时开会时积极发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈把握时机和场合-37--38--39--40--41--42--43--44--45-欢迎大家批评指正