电话、传真、打印、复印管理规定

1电话、传真、打印、复印管理规定一、目的：为使全体员工对电话、传真，打印，复印使用有所遵循，节约费用，特制定本制度。公司电话传真，打印，复印管理，由各部门经理负责监督与控制。二、适用范围：郑州市怡高物业公司所属各地项目物业处。三、管理细则及流程：1．座机电话管理1)电话接听，所有电话应于铃响3声以内接起，以普通话接听。接听者自报“您好，怡高物业***处”。应在对方挂断电话后，将电话按断。2)配置电话接听记录本，将公务电话的时间、内容、通讯人、接听人进行明确记录。3)公司电话只准用于公司业务。私人电话接听应控制在三分钟以内。4)通话前应考虑好内容，通话时简明扼要，尽量控制在三分钟以内。5)员工因公打长话，应自觉控制通话时间和次数。6)项目部不定期对各类电话记录与邮局话单进行核对。7)任何人不得使用公司电话打信息服务等与公司业务无关的电话，如经发现每次经予罚款50元。8)员工不得公话私用，如确需使用，应向上级申请，话费从工资中扣除。2．传真管理1)发传真时，应认真作好记录，传真底稿应妥善保存。2)发传真前，应认真校对，做到公司名称，受传人姓名、职务、传真内容、文2字等准确无误。3)传真发出后，应电话向收传方进行确认。4)接受传真后，应及时通知有关部门领取。5)重要传真（需长期保存的）应复印后保存。6)发传真时，各部门的传真，需经部门经理审核签字，以公司名义发的传真，须经总经理审核签发。3．打印管理属下一步列内容的材料可以进行打印：1)以公司名义对内、外发（报）送的文件、计划、公函、合同、会议纪要、新闻稿件等文字材料；2)以公司名义召开会议、组织活动的文字材料；3)向上级领导发送的传真；4)各部制定的定稿后的管理制度、表单；5)其他有必要以正规文体报送或经公司领导批准打印的材料。6)各部门的工作总结、计划、备忘录、会议纪要及上报公司领导的有关材料、部门会议材料。4．复印管理1)属下列内容的材料可复印：A）经公司领导认可需上传下发并留存的文件材料；B）公司文件、需原样转送（发）的公文；C）公司领导、部门备忘录和部门上报或平等发送的表单；D）办理公文需提交复印件的有关证明、证件、材料；3E）原件上报（交）后，需存留备查或存档的资料（材）料；F）报刊杂志与工作有关需参留存的文章。2)下列材料不得复印；A）可以传阅无存留必要的文件、材料；B）原复印件字迹不清，影响复印效果的材料；C）加盖“秘密”印章、未经部门经理签章同意复印的材料。5．文印管理1)项目部对不符合本规定的传真、复印要求有权拒绝。2)打印机、复印机、传真机只限专人操作使用并负责维护、保养，其他人员禁止操作，擅自操作者每次给予罚款十元。3)项目部根据上述“打印管理”要求对打印进行监控，一经发现用于私人用途的，每次给予罚款十元。对超出上述“打印管理”范围，又未经直属领导批准而进行打印的视情况给予当事人警告。6．涉及表单附表样郑州市怡高物业管理有限公司二〇一一年六月二十三日4消耗品申请单申请部门：申请日期：申请人：部门经理：管理品申请单申请部门：申请日期：序号物品名称单位及数量申请人申请人：部门经理：1、消耗品：钢笔、签字笔、圆珠笔、铅笔、荧光笔、笔芯、白板笔、修正液、胶水、胶带、大头针、曲别针、图钉、笔记本、复写纸、文件夹、资料册、口取纸、便条纸、复写纸、信纸、橡皮擦、夹子等。2、管理品：裁纸刀、电话机、剪刀、订书机、铅笔刀、计算器、激光笔、打孔机、打码机、软盘、文件框、插座、垃圾篓、比例尺、名片盒等。注：不包含固定资产、设备耗材、礼品、纸杯、纸袋、报销单、借款单、打印纸等用品。序号物品名称单位及数量备注（写明物品特征）5部门月办公用品领用记录日期物品名称单位及数量领用人签字备注