行政部门办会流程

办会流程根据区政府工作规则的有关规定，需要提交区政府协调办会的议题，需提前五个工作日报办公室，由行政办公室报区政府办。1、筹备方案由承办会议科室负责拟定会议方案。内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间地点、会议议程、出席领导、参加人员、列席人员、座次安排、文件资料、发言、颁奖、经费预算、新闻报道、会场布置、筹备分工等。2、会场准备承办科室要根据需求提前与政府办预定会议室，做好会场准备。提前熟悉会场，根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅等。大型会议印制座席表或摆放桌签，小型会议摆放桌签。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前一小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。3、文字材料承办科室负责起草会议相关材料，主要包括：领导讲话、相关文件、主持词等。由各科科长负责对上会材料格式及文字进行初审，汇报内容要高度凝炼。办公室负责对需上会材料格式及文字进行二次审核。主要负责同志对材料严格把关，审核后报送至区政府秘书科（需交由区政府常务会研究的议题材料，要按照规范版式印制后报送给区政府办公室，模板附后）。4、落实人员及会议签到承办科室负责收集与会人员名单，重点是参会领导名单拟制出席人员报名情况,向有关领导报告，与会前30分钟，在会场门前签到，签到结束后，应及时汇总参会人数，向会议主持人报告。5、会后资料归档承办会务科室负责做好会议录音和记录，制发会议纪要（常务会议纪要须报送区政府办公室主要负责同志审核后，呈区政府主要领导审定），会后要做好文字、电子材料归档、留存工作。6、信息报送会后承办科室将审核后的信息、新闻稿电子版发送给至行政办公室，由行政办公室报区政府办，并上传至“和平门户网”及“和平区政府信息公开网”，向社会公开。