外事接待流程(适合学校)

外事接待流程介绍一、前期准备1.老师层面1）根据来访人员地方、人数、性别、职务、时间等指定接待细目表并且把简单的英文序幕表提前发给对方，及时调整。2）接待序目表（根据来访时间及人员制定不同天数的接待细目表，（各团可以把自己认为适合这个团队的活动安排），发到群里，资源共享。结合大家的经验来推广不同天数的细目表，选择好的作为模版及参考，提升大家的工作效率。）3）礼物的准备(礼物清单备忘录，以免有送重复的现象发生，特别是学校之间的交换）4）接待学生的选拨：①宣传Poster及报名表下发，渲染氛围，让更多的学生愿意参与接待活动。②班主任，年级组长，家长三方合力推荐并同意，签字在报名表上。③面试（最好能形成一个题目库，老师们可以从中挑选，方便操作）④入围名单公示，鼓励接待。⑤集中开会、培训。（共享语言及礼仪、文化差异等培训资源如有PPT的话）2.学生层面1）接待学生如有可能通过网络提前预热，简单了解和沟通。2）准备对方名字的接待牌，做出个性更好。3）。。。。。3.家长层面1）准备通讯联系单,上面有家长及接待学生老师的联系方式，以备急用。2）接待家庭注意事宜，（不同接待团队制定自己特色的注意事项。）（包括时间及活动安排等，特别是时间截点，这样家长不会很盲目，特别是第一次接待的家庭；同时家长也可以规划自己的家庭日）二、接待过程●接站1.根据来访人员及行李情况预订车辆，根据客人姓名准备接机牌；2.确认来访人员抵达的准确时间并做好各部门之间的协调。●住宿●宴请1.确认参加宴请的学校领导及有关负责人，核清人数，准备台签；2.预定宴会时间、地点、标准，根据客人需要确认饮食禁忌；3.准备向来宾赠送的礼品。●会谈（准备及落实各项用品，确认）●参观1.景点（共享资源）2.旅游公司3.车单●送站1.订票2.订车送站。（送的路上，来访师生做简单的问卷调查，以便改进工作,争取下次接待的更好更顺畅）三、后期工作●总结1.写感谢信及问候给对方学校2.将来访团组情况进行登记3.拟定来访团组接待报道4对于接待家庭表彰5各团队带队老师写带队总结。