IT类资产管理制度

IT类资产管理制度1.0目的为了规范事务所IT各项工作，提高IT系统的可靠性，提高IT系统与设备的总体服务水平，并使得相关工作具有持续改善性及相互协作性，特制定统一的IT类资产管理制度，加强资产管理，规范IT设备硬件的申请、购买、使用、管理的流程，规范事务所信息设备购置配置，统一标准，方便管理与维护。2.0范围本制度适用于金杜律师事务所及大陆区域分所；IT类资产管理制度由IT部制定，并负责管理制度的具体执行。3.0IT资产定义与分类3.1IT资产定义3.1.1本制度所称IT资产主要包括员工正常办公所配备的PC机、笔记本及配套软件，为办公网络环境所购置的网络设备，以及相应的应用系统所购置的服务器、配件、系统、软件等，包括资产性支出固定资产部分及费用支出非固定资产部分。3.1.2本制度所称的受益人主要指事务所员工，受益人对所使用的IT资产有直接的保管责任。3.1.3本制度所称的主管部门是IT部。主管部门负责所有库存IT资产的直接保管和登记以及在使用中的办公IT资产的维护与使用监督等责任。3.2IT资产分类资产类别类别细分说明受益人主管部门硬件类终端设备主机、显示器、笔记本、电话、打印机、传真机、扫描仪等员工IT部网络设备路由器、交换机、防火墙、HUB、机柜等IT部IT部服务器邮件、DM服务器，应用系统服务器、监控系统等IT部IT部耗材类配件硬盘、内存、网卡、显卡，主板、CPU等员工IT部耗材键盘、鼠标、U盘、光驱、网线、电源线、插线板等员工IT部软件类终端使用操作系统、办公软件、辅助软件及相应部专用软件员工IT部服务器使用操作系统软件与服务器应用软件等IT部IT部综合使用网络管理软件与财务应用软件等办公辅助软件IT、财务IT部4.0IT资产硬件类管理4.1IT资产硬件类管理中涉及的相关操作类型IT资产硬件类属于资产性支出的固定资产部分。在IT资产硬件类管理过程中，不同阶段会出现资产的入库验收、库存管理、使用申请、借用、转移、报废等操作。以上所有操作都必须严格遵守相关操作规程方可执行。4.2硬件类入库验收规定4.2.1本制度中所称硬件类入库验收是指主管部门接收到采购申请单采购的个人电脑等IT硬件类资产后，办理资产入库前对相关资产进行的资产清点、外观检查等查点和核实的过程。4.2.2在资产入库验收时如发现所验货物与装箱单等不符或设备外形出现严重变形，主管部门负责人有责任将验收结果反馈给采购部门，由采购部门负责处理退货或更换等事宜。4.2.3主管部门在取得相关IT资产并验收完之后在发放给受益人之前依其类别和科目予以分类粘贴资产编号标签。4.2.4所有经过验收后入库的资产均由主管部门负责保管，如出现由于保管不利而造成的资产遗失、人为损坏等情况，主管部门将承担主要责任。4.2.5主管部门在办理完入库验收工作后，必须对所有入库资产进行登记，填写验收、入库、出库登记表。4.3硬件类资产库存管理规定4.3.1本制度所称硬件类库存管理是指主管部门在资产经过验收入库到资产分配到受益人这段时间内对库存资产进行管理的过程。4.3.2对于入库的PC机与笔记本，主管部门负责进行软件初始化工作，检查或安装办公必用软件、系统补丁与软件补丁等。4.3.3主管部门应根据验收、入库、出库登记表中的信息，随时掌握库存情况，对某些类别的应保证一定库存量的硬件类资产应急提出采购申请。4.3.4存货的放置应力求整齐、集中、分类存放等。4.4硬件类资产使用申请规定4.4.1本规则中所称硬件类资产使用申请是指采购申请提交人在物品到货入库后，由受益人向主管部门提出使用意向后，主管部门按照采购申请单进行资产发放，同时领用人填写IT硬件类资产领用申请单的过程。4.4.2主管部门必须严格按照最初的采购申请单进行发放，并针对发放的硬件类资产填写验收、入库、出库登记表。4.5硬件类资产的借用规定4.5.1员工或部门在由于业务需要而暂未申请采购或已提出申请但所申请采购的硬件类资产未能及时到位时都可以向主管部门提出硬件类资产借用申请。4.5.2所有借用操作都必须由受益人向主管部门提出借用申请并同时提交借用申请单，由主管部门根据库存情况进行安排。4.5.3除主管部门外，任何受益人都无权出借硬件类资产或安排出借硬件类资产事宜。4.5.4主管部门的硬件类资产登记台帐应反映出借用部分，保证使用权和其它权限的清晰明确。4.6闲置硬件类资产的回收与发放规定4.6.1本制度所称闲置硬件类资产是指由于员工离职、升迁、调动或办公服务器原有应用需求取消带来的空闲硬件资产。4.6.2当部门由于以上原因出现闲置硬件类PC机时，由主管部门进行回收，并在验收、入库、出库登记表中进行相关登记。4.6.3闲置类硬件资产回收后，主管部门将根据评估其性能等，并记录闲置类资产台帐中，根据以后的需求情况进行再次发放和调控，投入再使用。4.7硬件类资产转交管理硬件类资产的转交主要发生在终端办公设备的使用过程中，主要发生在员工与员工之间的一种行为。原受益人在进行终端办公设备中的PC机转交之前是必须经过主管部门的同意，由主管部门做好登记后就可进行。4.8硬件类资产报废规范4.8.1本制度规定办公IT硬件资产的报废采用两种方式，即主动报废方式和被动报废方式。4.8.2被动报废方式是指当硬件类资产受到严重损伤且简单维修无法恢复使用时，其价值明显减少的情况下应提交申请报废。此外这种报废还包括已经满折旧年限且无法维持正常工作的硬件类资产部分。被动报废方式是通常意义上的报废方式，相关报废规定如下：1)主管部门按照规定提交相关报废申请，由财务部安排报废，并由财务作相应的会计处理。2)报废的发起人为主管部门，员工无权申请报废。3)报废时主管部门必须填写报废申请单，同时在报废登记表中进行登记，反映已经报废的那部分资产。4)报废的编号不重新使用。4.8.3主动报废方式是指硬件类资产由于使用时间的增长，作为办公平台所能提供的性能、效率、可靠性和稳定等已经很难满足事务所办公的最低端业务的需要时，由主管部门根据资产本身的性能指标分析并结合受益人的意见，提请对硬件类资产的报废。主动报废方式是从办公效率和新业务需求等角度去主动地做适当的淘汰。主要操作规范参照被动报废方式的相关规范。4.9硬件类资产的改造升级规范4.9.1硬件类资产的改造升级可分为两种：主动升级和被动升级。4.9.2本制度中所称被动改造升级适应于涉及面和代价较小的改造升级部分，主要作如下规定：1)当硬件类资产原有的配置经主管部门确定确实不能满足现有的需求，但仅作少量投入就可以达到需求标准时，则受益人可以申请对相关的硬件类资产进行改造升级。2)在进行硬件类资产改造升级过程中，增强其能力和延长其使用年限的部分应计入该硬件类资产的价值中。对于替换式升级则应计算其差价部分，如做增加式升级则直接计算增加部分的价值。如仅做维修以维持使用效果的费用应计为一般性费用支出。4.9.3本制度中所称主动升级主要是从公司IT资产管理的整体角度出发，全面调节和配置公司IT资产，达到改造升级和节省在投入的目的，主要规范如下：1)主管部门根据掌握的全公司的IT硬件类资产的配置、性能和使用时间长度以及使用部门的需求等信息，从主管部门的角度在多个部门间安排资产的转移，转移的相关操作见本制度第4.7条中的相关规定。2)在主动升级过程中，主管部门的职责是提出主动改造升级的可行性方案，并提交相关申请，经必要的审批和确认后执行。3)在进行主动升级过程中，最后被淘汰的硬件类资产将按报废方式处理或拆整为零的方式投入在使用。5.0耗材类资产管理5.1本规则中所称耗材类资产主要是指PC机与服务器等设备的主要配件和相关耗材。5.2在耗材类的管理过程中主要涉及耗材类的采购申请、入库验收与库存管理、分配管理、修理和报废等操作。5.2.1耗材类的采购申请规定1)耗材类中的配件部分采购申请主要由受益人根据其使用的PC机或服务器配件的性能状况等提出更换或升级需求，经主管部门确认后由其部门主管提出采购申请。另外主管部门可根据公司平时配件的损害统计，申请采购一定的配件作为库存，以应付日常故障维修的需要。2)耗材类中的耗材部分的采购申请原则上全部由主管部门负责提出，采购数量和规格以日常的消耗情况为依据。3)采购申请遵照事务所的相关采购制度执行。5.2.2耗材类的入库验收和库存管理1)主管部门在办理耗材类入库验收时必须按照采购清单进行详细资产清点、外观检查等核实与检查的工作。验收完成后由主管部门相关责任人填写验收、入库、出库登记表。2)在资产入库验收时如发现所验货物与装箱单等不符或设备外形出现严重变形、损坏时，主管部门负责人有责任将验收结果反馈给行政部门，有行政部门负责处理退货或更换等事宜。3)主管部门在取得相关资产后依其类别依其入库的先后顺序编写顺序号并填写验收、入库、出库登记表，做好登记。4)耗材类中的所有类别都划为费用支出部分，不算入资产支出部分，不进行资产编号和粘贴标签。5)资产主管部门应根据库存情况编写和更新验收、入库、出库登记表，准确反映耗材类中配件与耗材的库存情况。6)存货的放置应力求整齐、集中和分类并置标志牌。7)所有经过验收后入库的资产均由主管部门负责保管，如出现由于保管不利而造成的资产遗失、人为损坏等情况，主管部门将承担主要责任。5.2.3耗材类的分配管理规范1)配件中由受益人申请采购的部分，由主管部门办理入库验收和相关登记之后依采购申请单分配给具体的受益人，并填写验收、入库、出库登记表；由主管部门统一申请采购的部分在主管部门办理好入库验收后，由主管部门作为库存进行管理，根据日常维护的需要进行发放。分配时受益人必须填写配件使用申请单。主管部门必须在配件发放登记表中进行发放登记。2)耗材由主管部门办理入库验收后，由主管部门作为库存进行管理，其中耗材中的一部分由主管部门根据各中心的实际需求，以批量的方式发放给各中心的中心秘书，按中心进行批量登记，受益人根据客观需要到各中心秘书处进行领取，中心秘书在耗材领用登记表上进行领用登记。3)主管部门每两周负责对耗材类的使用情况进行一次统计，跟踪库存情况和耗材类的使用情况，并及时补充库存。4)所有耗材类资产在分配过程中，都必须遵从以旧换新原则，回收的耗材类资产由主管部门根据其性能部分投入在使用，不能使用的部分参照耗材类报废规定进行处理。5.2.4耗材类报废规定1)本制度中所称耗材类报废非严格意义上的固定资产报废，只是一个广义上的报废概念。2)当耗材类因自身损耗严重或受到严重损伤且简单的修理也无法恢复使用时，可以由主管部门提请报废。此外报废的耗材类还包括因性能落后已无法满足工作需要而被淘汰下来的部分。3)对于无法继续使用的原价值在两百元以上的耗材类按规定提交报废申请单申请报废，由事务所统一进行折价出售等处理并作相应的会计处理。6.0软件资产管理6.1本制度所称软件资产是指事务所根据业务实际需要而采购的相关办公软件，包括操作系统、办公平台软件和开发平台软件等软件构成的那部分资产。6.2软件分类从业务需要的角度出发，将事务所使用软件分为三类：6.2.1办公必用软件：计算机操作系统、Office等对办公环境或员工办公来说都是所必须依赖的最基本的那部分软件；6.2.2办公辅助软件：AdobePhotoshop等与具体部门有密切关系的、业务化需求表现较强的那部分软件；6.2.3非必要软件：并非办公所必需的或与事务所办公无多大关联甚至毫无关联的那部分软件。6.3软件资产管理过程中的相关规定6.3.1软件采购申请规定软件采购申请由主管部门以分所或部门为单位进行统计，将分所或部门需求汇总后统一提交采购申请。统计表单和相关申请流程单见附件。采购的软件包括办公必用软件和办公辅助软件两类软件。6.3.2软件的入库验收和库存管理软件采购完成到货后，主管部门负责软件的验收工作，验收完成后由主管部门做好软件库存管理登记，随时掌握软件资产的库存情况。6.3.3软件资产发放办法1)主管部门在发放PC或服务器时必须完成办公必用软件的安装和初始化工作。2)主管部门负责批量发放办公辅助软件，软件受益人自行安装，管理可以提供安装和配置等方面必