公司新网点设立及装修指引管理

新网点设立及装修指引管理文件类型：文件参与人：项目人员姓名/职位签名/日期起草人/人事行政主管审核人/董事批准人/总裁该文件分发到以下部门/岗位：序号分公司/部门/岗位序号分公司/部门/岗位1行政与人力资源部122财务部133市场营销与客户服务部144上海分公司155广州分公司166龙岗分公司17718819920102111综合管理文件文件变更列表版本号变更日期变更内容摘要0012015.09.181.原因：根据公司业务发展规划需求，公司将在全国范围设立分公司，而新设立办公网点的管理业务缺失，需要新建管理文件对新办公网点建设进行指引。2.内容：新网点设立的申请、寻址租赁；新网点装饰、消防及弱电工程装修、验收；新网点配置办公家具、办公设备标准；新网点设立各类活动中标准合同范本。目录一、范围..........................................................................4二、目的..........................................................................4三、定义..........................................................................4四、职责..........................................................................4五、内容..........................................................................5（一）新网点设立管理总则............................................................5（二）新网点分类及选址标准..........................................................6（三）新网点设立总流程..............................................................6（四）新网点设立申请................................................................7（五）新网点的选址与租赁............................................................7（六）新网点的设计与装修............................................................9（七）新网点消防工程建设...........................................................12（八）新网点弱电工程建设...........................................................12（九）新网点办公家具采购...........................................................13（十）装修工程的维保...............................................................15（十一）新网点物资配置............................................................15六、附件.........................................................................16新网点设立申请表....................................................................17新网点备选场地信息对比表............................................................18新网点开设工作进度一览表............................................................19装修工程验收表......................................................................20装修工程增减项表....................................................................21办公家具验收表......................................................................23装修工程维保记录表..................................................................24一、范围本文规定公司新网点设立及装修活动的各项工作的管理要求，包括新网点设立的申请及寻址租赁，装饰、消防及弱电工程装修及验收，新网点配置办公家具、办公设备及宿舍标准。二、目的—建立合理、规范的新网点开设流程。—普及基础类办公室装修知识及执行要求，使执行人员在执行新网点开设任务时有文可依，保证新网点的建设进度。三、定义1.建筑面积建筑物（包括墙体）的楼地面面积，由使用面积、辅助面积和结构面积组成。按公司租赁办公场地要求，本文建筑面积指的是所要租赁房屋的权利人单独占有房屋使用的建筑面积，由套内房屋使用面积和分摊的共有公用建筑面积组成。建筑面积=使用面积+辅助面积+结构面积=使用面积+公摊公共面积。2.使用面积指建筑物各层平面中直接为生产或生活使用的净面积的总和。使用面积=套内建筑面积－公摊公共面积。3.公摊面积比建筑物的公用建筑面积除以整幢建筑物各套内建筑面积之和，得到建筑物的公摊面积比。公摊面积比=公摊的公用面积/套内建筑面积4.固定项支出费用公司租赁外部物业必须支出的、可先预知的不随使用量变化而变化的所有固定费用，例如房租、物业管理费、停车费、冷/暖气费、装修费用、房屋租赁中介费、设备采购费等。5.隐蔽工程在装修后被隐蔽起来，表面上无法看到的施工项目。一般包含给排水工程、电气管线工程、地板基层、护墙基层、门窗套基层、吊顶基层、强电线缆、网络综合布线工程等。6.供应商评估小组行政与人力资源部根据不同的采购要求，组建包含但不限于由采购员、需求部门、财务部、行政与人力资源部及公司领导组成的采购工作小组，一般对应较为重要/重大的公司采购需求而设立。四、职责(一)行政与人力资源部1.决策权—负责本文的制订与维护，对各管理流程具决策权；—对新办公点寻找方式、备选地点评定标准及评选流程具决策权；—对新设立分公司办公场地装修方案设计具决策权；—对工程装修过程中各增减项目变更、工程验收方式、验收结果审具决策权；2.执行权—执行新办公地点选址的市场调查及租赁，按要求提报审核。—供应商资质审核，对装饰公司提供的装修方案、工程合同、工程费用预决算等初审后提报审核。—执行供应商所提工程预决算费用项的市场比价调研。—执行装修工程装修进度跟进、施工材料验收、验收隐蔽工程，出具验收结果。—协调装修过程中可能涉及的政府机构、业主、物业管理、供应商、总部的沟通。—执行装修过程中施工增减项及变更申请及备案。—负责全部新办公点设计方案、合约、图纸等资料文件管理。—执行装修合同各阶段款项付款提报及落实票据回收。(二)财务部1.决策权—对新办公点设立申请预算管控及整体费用标准设定具决策权。—对装修合约内阶段付款比例及付款方式具决策权。—对选址、装修费用各支出项承担方具决策权。2.执行权—执行新办公点设立的选址、租赁合同、装修合同/预决算表等申请的审核及各项款项支付。3.监督权—监督新办公点设立过程中各项费用支出是否符合预算要求。(三)市场营销与客户服务部—执行新办公地区公司市场业务发展调查并给出结果。(四)各分公司1.决策权—对新办公点业务部门设置及人员规划具决策权。—对装修工程验收方式、验收结果审定具决策权。2.执行权—与市场营销与客户服务部共同执行新办公地区公司业务发展需求调查，提报设立新分公司申请；—已完工使用新办公点装修维保工作执行。五、内容（一）新网点设立管理总则1.新网点选址一般按2年业务发展需求确定选址要求，低于2年的需做特殊说明。2.新网点选址在兼顾业务发展需求的同时，需以最大限度节约设立成本。3.新办公室设计须让空间发挥出最大的使用率，满足员工办公需求功能，另需体现出公司的企业文化。4.每个需签订协议或装修增减项目确认的节点完成前，需对节点所产生的费用项进行全面性的规列并确认费用项承担方。5.根据开设时间表，规划新网点开设各项工作，拟定《新网点开设工作进度一览表》并执行。6.新网点装修时，注意装修工程、消防工程、弱电工程、门禁监控工程及办公家具采购安装的同步协调进行，最大化协调各项工程同时执行，节省装修时间。7.新网点装修、日常办公活动均会与物业公司有较多工作交集，故在装修事前、事中、事后均须处理好与物业的关系。（二）新网点分类及选址标准项类别一线城市分公司二线城市分公司办事处地理位置靠近市中心/经济发达区，交通便利、周边环境良好，人流车流不复杂的地段。靠近市中心/经济发达区，交通便利、周边环境良好，人流车流不复杂的地段。靠近市中心/经济发达区，交通便利、周边环境良好，人流车流不复杂的地段。办公室类型普通写字楼普通写字楼商住两用办公楼户型方正、采光充足、大门不居中；避免自带洗手间（整层除外）方正、采光充足、大门不居中；避免自带洗手间（整层除外）方正、采光充足周边配套餐饮、交通、电信网络等覆盖全面餐饮、交通、电信网络等覆盖全面餐饮、交通、电信网络等覆盖全面使用率75%以上80%以上85%以上面积50人左右：300-450平30人左右：150-250平10-15人左右：100平以内80人左右:500-600平50人左右：300-400平15-25人左右：100-150平左右120人左右：700-900平80人左右：400-500平—租期2-3年2-3年2-3年租金90-120元/平/月70-100元/平/月3000-4500元/月物业费15元/平/月以内10元/平/月以内8元/平/月以内电费建议不适用商业用电建议不适用商业用电建议不适用商业用电取暖费建议考察合理性建议考察合理性建议考察合理性空调费建议考察合理性建议考察合理性建议考察合理性停车位建议考察停车位建议考察停车位建议考察停车位（三）新网点设立总流程1.经营管理层在公司年度工作规划中确认年度内需要开设的新网点数量及区域。2.市场营销与客户服务部按新网点开设规划执行市场调查，主要有与我司有关业务的市场容量状态、市场行情、市场竞争及市场开拓等方面内容。3.行政与人力资源部按新网点开设规划执行人员储备，完成分公司主要业务负责人或骨干的培养工作。4.行政与人力资源部按新网点开设规划执行新网点的筹建工作，包含办公室租赁、装修、办公设备/物资供给等。5.新网点设立总流程如下：新网点设立总流程新网点开设申请新网点筹建业务开展分公司行政与人力资源部行政组行政与人力资源部人资组经营管理层市场营销与客户服务部拟定新网点开设年度规划根据规划要求开展网点开设地市场调查评估市场调查结果提交开设申请审核开设新网点需求评估并确定新网点人员配置分公司人员招募执行新网点各项筹建工作分公司人员业务培训业务开展执行Yes执行规划人员供给提交场地No，调整规划（四）新网点设立申请1.市场营销与客户服务部根据年度新网点开设规划范围内进行市场调研后填写《新网点设立申请表》提起申请。2.行政与人力资源部评估业务开展规划需求，确定人力需求。3.财务部执行新网点开设预算需求审批