76ERP系统的实施及实施过程中的问题

ERP系统的实施及实施过程中的问题-1-摘要上海某某科技股份有限公司遵循“信息化带动工业化，工业化促进信息化”的政策方针，将信息化建设提高到公司核心竞争力的高度，从而建立一个理想的经营环境，逐步实现效益最大化的目标。公司现状：低效、非实时的半自动化的数据处理和传统的管理结构，已滞后于现代公司发展，领导无法及时、动态、准确的掌握公司生产经营的各个环节数据和信息。现状存在的根本原因：公司的物流、信息流、资金流不能同步。解决方法：应用ERP原理和供应链管理思想，构造一个完善的信息化管理系统的思想理念应运而生。建设原则：实用性与先进性、针对性与通用性、经济性与可靠性相结合原则，提出信息化目标要求，建立满足公司需求的ERP系统。关键词：物流，信息流，资金流，同步，ERP系统ERP系统的实施及实施过程中的问题-2-1引言上海某某科技股份有限公司作为央企，产品涉及多个领域，为扩大市场占有率，积极应对各种竞争，从而需要提高管理水平，信息化高度集中，最大限度地从数据中获取有利信息，ERP——企业资源规划应运而生。1.1公司概况上海某某科技股份有限公司前身是创立于1951年的华东邮电器材厂，是国内最早的通信设备制造公司之一。五十多年来,上海普天为国家通信产业发展做出了卓越贡献。公司曾经研制出中国第一台电传机、第一架载波机，创造了数百项科技成果的优秀业绩，确立在中国通信行业内骨干公司的地位。现有主要产品有：税控收款机、打印机、第二代身份证读卡器、自动售检票系统（AFC）、传输系统、接入系统、路由交换、配线产品、多媒体产品、邮政产品等。产品应用于电信、邮政、国防、铁路、航空、水利、电力、矿产、银行、商业、公路等行业，并出口亚洲、非洲和欧洲的部分国家和地区。公司积极应对竞争中的新变化，不断调整经营战略，优化资源配置，构筑以市场平台为龙头的研发、生产、市场和服务四大平台。同时，抓住国内通信行业发展的契机，实现从单纯有线产品生产到有线、无线通信系统设备生产、系统集成和精密机械制造的战略转型。公司进一步梳理产业结构，突出主业，确立了建设成为国内行业电子机具最大生产公司之一的目标。1.2公司目前存在问题公司的信息化建设可以追溯到10多年以前的局域网筹建，同时也在逐步将信息化应用从技术开发延展到管理领域，包括成品仓库、生产车间、材料及半成品仓库、财务科、销售科等。但是也潜伏着问题和危机，低效、非实时的半自动化的数据处理和传统的管理结构，已滞后于现代公司发展，领导无法及时、动态、ERP系统的实施及实施过程中的问题-3-准确的掌握公司生产经营的各个环节数据和信息。针对现状主要有以下几个问题需解决：一、销售和市场：1、不能及时准确掌握销售状况和库存；2、不能及时准确掌握要货计划，进行合理资源分配；3、不能全面掌握供应商、客户的情况；4、不能及时掌握市场信息以及竞争对手的情况；二、采购和库存：使库存材料达到一个合理的库存量，既能满足生产需要，又不造成原材料积压，如何控制采购成本，提高公司资金周转率，是公司领导关心的问题。1、缺乏对采购员及供应商的材料价格控制，无法很好的比质、比价；2、缺乏对采购合同的按期到货的控制；3、库存信息不准确，存在经验办事的情况；三、生产计划和成本控制：1、计划性差，生产周期不准确；2、信息不能及时上报，导致计划编制周期太长，计划时间跨度大；3、产品的制造费用、人工及材料费用无法统计清楚，产品成本控制不精确；四、其他方面：1、无法有效控制物流各个环节；2、信息沟通不及时、不通畅；3、各部门采集原始数据及信息处理有重复工作，跨部门流转单据多，信息不共享、数据不精确；4、对购销及生产经营中各个环节监管力度不够；5、领导无法掌握全局准确综合信息；导致以上这些问题有多方面因素，不是目前管理层的管理力度不够，而是由落后的信息传输手段、半自动的人工数据信息统计、传统的管理结构等诸多因素造成。其根本原因是公司的物流、信息流、资金流不能同步。因此引进先进的管理理念和方法，为公司创造良好的经营管理环境，才能解决这个问题。1.3解决方法ERP系统的实施及实施过程中的问题-4-要从根本上解决上述各种问题，应用ERP原理和供应链管理思想，构造一个完善的信息化管理系统，从而建立一个理想的经营环境，逐步实现效益最大化的目标。1.3．1总体目标：应用ERP的供应链原理，注重公司特点，以公司“供应——生产——销售”等物流的各个环节为基础，进行业务流程的优化，真正实现物流、资金流、信息流的同步，形成一个高度集成的信息化管理系统。1.3.2建设原则：根据实用性与先进性、针对性与通用性、经济性与可靠性相结合原则，提出信息化目标要求，建立满足公司需求的ERP系统。1.3.3ERP概念：ERP是EnterpriseResoursePlanning的缩写，中文意思是企业资源规划，宗旨是以市场为导向，对公司的所有资源（人、财、物、信息等）进行综合平衡和优化管理，使公司在激烈的市场竞争中全方位地发挥自身潜能，取得最大的经济效益。经历了基本MRP阶段、闭环MRP阶段、MRPII阶段及ERP的形成阶段。ERP不仅能处理公司内部资源信息流，同时还能处理与公司外部环境有关的信息流，体现了按市场需求制造及供应链管理的思想。打破了只局限于传统制造业的旧格局，把触角伸向各个行业，特别是金融业、通信业、高科技产业、零售业等，大大扩展了应用范围。ERP强调的理念:事前计划、事中控制、事后分析。ERP目标：使公司的物流、资金流、信息流合一。1.3.4ERP优越性：概括起来讲，其优越性体现在：资源管理范畴方面：把客户需求和公司内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成公司一个完整的供应链并对供应链上的所有环节进行有效管理；生产方式管理方面：支持和管理混合型制造环境，满足了公司的多角化经营需求；管理功能方面：充分利用公司业务流程重组的思想，增加了支持整个供应链上物料流通体系中供、产、需各个环节之间的运输管理和仓库管理；支持生产保ERP系统的实施及实施过程中的问题-5-障体系得质量管理、设备维修等；支持对工作流的管理；事务处理控制方面：支持在线分析处理、售后服务及质量反馈，强调公司的事前控制能力，为公司提供了对质量、适应变化、客户满意、绩效等关键问题的实时分析能力；计算机信息处理技术方面：采用客户机/服务器（C/S）体系结构和分布式数据处理技术，支持INTERNER/INTRANER/EXTRANET、电子商务、电子数据交换等互联网相关技术。还能实现不同平台上的相互操作。ERP系统的实施及实施过程中的问题-6-2ERP系统2.1硬件系统2.1.1网络拓扑图，见图1。图12．1.2系统特点①网络拓扑采用星型与总线结合的拓扑形式。②通局光缆进中心机房（千兆交换机），多模光纤进分机房或分配箱，UTP超五类双绞线连接至桌面。③网络系统硬件连接设计（关键）：在满足一期用户需求的基础上为后期需求提供延伸平台，整个计算机网络系统能够适应未来业务应用扩展时对现有网络系统的要求，避免重复投资、延长现有系统的使用寿命；提供局域网与广域网之间的高速连接；对计算机网络系统进行统一的规划和管理，实现各种功能。④整个计算机网络系统可以按照某种需求划分子网，并需保证子网与子网之间的安全互连与相关信息往来。⑤能够稳定、高速地接入到Internet或WAN，支持各种Internet应用（包括：信息发布、浏览、FTP、MAIL等）。⑥整个计算机网络系统能够支持与相关单位或部门实现基于广域网的连接，并能ERP系统的实施及实施过程中的问题-7-充分保证连接时的安全性、稳定性和高速访问等。⑦通过计算机网络系统，能够建立一个现代的办公自动化、综合信息服务等系统，能够实现对系统的应用和开发。⑧建立综合信息服务系统，完成应用业务管理信息系统的应用和开发，为日常管理决策提供可靠数据，实现信息资源共享和快速自动查询。⑨总体就是以C/S结构为主，B/S结构为辅；严格遵循工作流分解模式；严格的权限管理，分级支持硬件认证、软件认证等不同密级。2.2ERP功能结构图见图2。实质是将公司所有资源进行整合集成管理，也就是将三大流：物流、资金流、信息流进行全面一体化管理。由图可见，对于目前公司存在的问题现状，通过ERP系统中各功能模块之间的关联，可以较好地解决问题。图22.3实施步骤2.3．1选择ERP设计单位原则：①选用本土ERP产品；②确保售后服务；③需要具备二次开发能力；ERP系统的实施及实施过程中的问题-8-2.3.2成立领导小组和项目小组信息化工程是一把手工程，在实施过程中，领导层积极参与试运行，是实施中的关键。由公司领导层充分授权、由对公司内部运作情况熟悉、协调沟通能力强的人员担当项目联系人是实施成功的重要因素。领导小组成立后，根据公司的信息化应用水平和信息中心的研发能力，成立了以信息中心为主体、以自主研发为目标的项目小组。2.3.2制定实施方案通过调研分析，项目小组提出了周密的分步实施、滚动升级方案以及进度控制等要求，经过多次讨论、修改，并得到了领导小组的批准：确定人力资源计划，组建内部配合团队；确认总体和近期目标、技术路线；确认公司编码体系，与现有系统不一致部分提供切换方案；确认网络体系结构及硬件配置计划；确认子系统系统分析；确认子系统流程分析；子系统编码及测试；子系统现场试用；子系统切换，报表完善；根据实施情况滚动调整总体目标，子系统分步升级切换；正式运行，转入运行维护阶段，实现近期目标；总结分析，提出新的目标，支撑公司战略的实现及组织架构的变革。2.3.4实施步骤按照实施方案的要求，我们渐进展开以下几方面的工作：建立数据中心。将公司所有规划中的信息系统关键数据集中管理，为保障系统稳定、安全、持续运行提供基础。建立标准化的编码体系。前期工程已经初步建立了编码体系，本期工程主要是对编码体系进行必要的优化补充，同时对编码职责及流程进行规范。建设基础信息库。为避免静态建设方案更新维护的滞后问题及维护的积极性问题，采用数据库复制分发技术，成熟一类启用一类，并分发到所有当前应用，ERP系统的实施及实施过程中的问题-9-同时关闭各应用内置的维护界面，保证所有更新首先反映到基础库，以确保基础库的有效性。为解决编码流程规范性与日常应用效率之间的冲突，还设计了编码传票机制：使用者发出编码请求后立即得到一个临时代码并即时可用，按规范流程编码后，该临时代码不再可用，并由系统自动进行该临时代码的替换工作。建立基于工作流的实物库存。通过归纳了影响实物库存变动的所有操作，整理成标准操作流程。由于规划得当，实施细致，流程改造与程序同步首战告捷，具有综合平台架构的进销存系统在2个月之内成功切换，为此后的系统推进打下了良好的基础。建立财务库存。配合财务统计需求，分析了每一个实物流程对应的财务统计分类，建立了实物与财务窗口差异的数学分析模型，从底层实现了业务系统与财务系统的真正集成。建立结算系统。在实物库存与财务库存匹配的基础上，销售系统与应收帐款系统、生产/采购系统与应付帐款系统的集成水到渠成。建立核算系统。财务核算是财务管理的核心，是成本战略的基础。与此前的三个步骤不同，财务核算几乎与所有参数相关，且无法有效分割。我们在隔离实际参数的前提下，建立了完整的财务核算模型，在验证无误后，投入实际运行，反推检验参数的有效性，从而建立了一个能够自我完善的财务核算系统。在实施过程中，数据初始化是一个相当烦琐而又无法回避的难点。在领导层的强力支持下，精心组织，成功渡过了难关。切换试运行期间某些关键岗位增加近1倍的工作量，通过认真编写作业文件，提前作好解释落实工作，也得到了广大员工的支持。2.4功能模块2.4.1产品数据管理，是属于基础模块。2.4.1.1管理现状：物料编码大部分由仓库负责管理。原材料编码、辅料编码、产品编码、产品规格、型号、设备、备品备件等编码都有统一规范。2.4.1.2实现目标及功能：任务：为公司信息化管理建立产品数据库。主要功能：建立或维护物料主记录；建立或维护产品数据结构。辅助功能：基础数据维护；产品版本控制；产品数据报告生成与查询。ERP系统的实施及实施