工作分析与岗位说明书编写

工作分析与岗位说明书编写一．工作分析二．岗位说明书的编写说明目录1.什么是工作分析2.工作分析的意义3.工作分析的主要方法工作中的困惑分工不明缺乏合理的评价标准岗位价值被低估过多突发事件职责不清•我们可能并不了解每个岗位的具体工作职责是什么？•我们可能并不了解每个岗位具体的工作量有多少？•我们可能并不了解到底需要什么样的员工？•我们可能并不了解如何有效地考核员工的工作？•我们可能并不了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小？用人不当工作量分配不均什么是工作分析部门职责公司使命岗位职责沟通与理解层层分解层层分解在组织的内部存在着职责自上而下的层层分解在上而下层层分解的基础上，再进行自下而上的充分沟通，全面掌握和理解工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程。通过一系列系统的、有效的方法对相关岗位进行研究，明确其工作职责，与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息。工作分析工作分析的基本内容工作分析工作要如何做行为导向分析工作责任是什么责任导向分析任职资格怎样个人导向分析工作环境怎样条件导向分析123456工作要做什么任务导向分析工作结果是什么目的导向分析工作分析不是…关于人的事实罗列面面俱到主观臆断工作分析而是…关于岗位的系统整理聚焦重点客观分析工作分析是一个对岗位信息进行描述分析的过程目录一．工作分析二．岗位说明书的编写说明1.什么是工作分析2.工作分析的意义3.工作分析的方法工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用实现战略传递明确岗位边界提高流程效率实现权责对等强化规范化管理通过工作分析，可以明确岗位设置的目的，从而找到该岗位如何为组织创造价值，如何支持企业的战略目标和部门目标，从而使组织的战略能够“落地”。通过工作分析，可以明确界定岗位的职责和权限，消除岗位之间在职责上的重叠，避免推诿扯皮，并防止出现职责空白。通过工作分析，可以理顺岗位与其流程上下游环节的关系，明确岗位在流程中的角色和权限，避免流程不畅、效率低下问题。通过工作分析，可以通过确定关键岗位的职责进而调整组织的授权和权力分配体系，从而在岗位层面实现权责一致。通过工作分析，在明确岗位的职责、权限、任职资格等的基础上，形成该岗位工作的基本规范，一方面清楚地向员工表达了组织对员工的行为和绩效的期望；另一方面，将员工的行为规范在预定的轨道中。从而对员工形成一套规范化的牵引和约束机制。同时，工作分析也是一项基础管理工作，做好工作分析可以有力地支持人力资源其他方面的工作工作分析组织设计人力资源规划招聘与配置绩效管理薪酬管理培训开发组织架构设计工作设计与提高岗位配置标准化作业人力资源需求与供给接班人计划向应聘者进行工作介绍甄选录用标准人岗匹配绩效考核指标的制订绩效考核标准与制定岗位价值评价岗位分类薪酬体系设计培训需求分析员工职业发展通道设计员工职业生涯咨询与指导工作分析的过程也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解任职者的角度管理者的角度二者一致的认可系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会。通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解。工作分析目录一．工作分析二．岗位说明书的编写说明1.什么是工作分析2.工作分析的意义3.工作分析的主要方法工作分析的方法1——观察法观察法是通过工作分析人员对任职者正常工作的状况进行实地的观察、交流、操作，从而获取所需的工作信息的方法优点：可以了解到广泛的信息取得的信息比较客观和正确适用于体力工作者和事务性工作者，不适用于高层领导、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作缺点：要求观察者有足够实际操作经验不适用于工作循环周期长的工作不能得到有关任职者资格要求的信息特点适用范围•A：要注意工作行为样本的代表性；•B：观察人员在观察是尽量不要引起被观察者的注意，干扰被观察者的工作；•C：观察前要有详细的观察提纲和行为标准；•D：观察者要避免机械纪录，应翻印工作相关内容，并对工作信息进行比较和提炼工作分析的方法2——访谈法优点：访谈法是国内运用比较广泛和成熟的一种方法能够适用于各层、各类的岗位分析的要求，尤其是对中高层管理岗位进行深度岗位分析效果最好的方法，有助于任职者完成对岗位的系统思考、总结和提炼信息来源直接，便于得到及时的信息访谈法是通过工作分析人员对岗位任职者以及相关人员进行访谈，来收集岗位信息的方法。适用于中高层管理者和脑力工作者缺点：比较费时对工作分析人员有较高的要求收集到的信息有时不太真实。被访谈者会夸大或弱化某些职责。特点适用范围•A：要与直接主管配合，找到最了解工作内容、最能客观描述职责的员工；•B：事先准备问题表，所提问题要与工作分析目的有关•C：尽快与面谈对象建立融洽的感情，尽量不让对方觉得有压力•D；工作分析人员语言表达要清楚，简洁•E：工作分析人员应启发、引导被访谈人员，但应避免发表个人观点和看法工作分析的方法3——调查问卷法缺点：对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制对于不全面，不准确的信息需要有跟进措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述被调查者在填写调查表时单独进行，缺乏沟通和交流，信息真实性可能会受影响调查问卷法是由工作分析人员事先拟定调查问卷，然后由任职者或其他岗位相关人员进行填写，以此来收集岗位信息的方法。优点：信息收集比较完整和系统适用范围较广比较经济可以个性化设计信息收集速度快适用于脑力工作者、管理者或工作不确定因素较大的岗位特点适用范围•A：问卷设计的质量•Ｂ：问卷调查前的辅导•Ｃ：问卷调查过程的控制•Ｄ：问卷调查信息的确认工作分析的方法4——工作日志法适用于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息；适用范围局限于周期较短、状态稳定、琐碎的工作工作日志法是通过任职者在规定的时限内，实时、准确记录工作活动的工作信息的收集方法。缺点：是源自任职者的单向信息获取方式，容易造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误任职者可能会不按照要求时间填写，会造成信息不完整流水式的记录使得信息凌乱繁杂，整理及后期信息处理量大优点：原始工作信息的有效收集方法为其他职位分析方法提供支持特点适用范围Ａ．工作日志最大的问题在于日志内容的真实性及处理时效Ｂ．由于该方法后期信息整理处理非常耗时费力，通常适用于企业建立初期或内部缺乏完善的岗位工作信息时使用．一．工作分析二．岗位说明书的编写说明目录1.编写岗位说明书的注意事项2.岗位说明书模板填写说明工作分析的成果是岗位说明书，而岗位说明书是整个人力资源管理体系的一个重要基础岗位说明书……任职资格主要工作关系岗岗岗岗岗岗岗岗岗位主要职责岗岗岗岗位目的基本情况是招聘、晋升等各类人事决策最基本的参照标准为科学地评价员工业绩，有效地激励员工提供基础为评价岗位价值提供基础信息岗位说明书不够细致和全面，无法起到为整个人力资源管理体系提供稳固基础的作用岗位说明书能岗位说明书是什么是岗位说明书岗位说明书是部门职责的细化结果，是公司战略目标细分到每一个员工的体现规定了员工的工作目的、职责、工作关系、岗位资格要求、岗位技能要求等，是工作的具体描述与规范，指导员工达成工作目标是经任职者与管理者讨论并同意，书面陈述岗位的目的、职责及任职资格等的管理文件使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书，便可很快了解该岗位的特征、职责及基本胜任条件等情况，获得对该岗位比较清晰的认识岗位说明书的内容岗位说明书岗位描述任职资格基本情况岗位目的工作特征主要工作关系岗位主要职责年龄要求性别要求学历要求外语技能计算机技能专业要求工作经验知识技能综合能力素质职业资格其他要求此次编写岗位说明书所采用的模板岗位说明书的编制原则岗位说明书的撰写要求描述的是岗位本身的功能，在组织中发挥的作用及履行的主要职责要求描述准确，语言要精炼，一岗一书，不能雷同，不能“千岗一面”“一岗概全”；统一规范的书面岗位介绍全面／简洁／实用的关于岗位信息的介绍并非详细的任务、程序或活动的清单并非填写个人的业绩和能力岗位说明书的撰写要求：一．工作分析二．岗位说明书的编写说明目录1.编写岗位说明书的注意事项2.岗位说明书模板填写说明基本资料描述该岗位在工作的过程中与组织内外部的单位、部门及岗位之间的发生的工作联系岗位目的描述该岗位的总体信息与基本资料描述该岗位在工作中的时间要求、所使用的设备及所处的环境工作关系描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件任职资格此次岗位说明书模板共分为六大部分岗位主要职责描述该岗位存在于企业的目的和意义工作特征描述该岗位的主要工作内容和岗位职责第一部分——岗位基本资料岗位名称：原则上以公司正式发文公布的岗位名称为依据，不得随意变换岗位名称，做到岗位名称针对性与指向性强。所属部门：原则上以公司正式发文公布的部门名称为依据，不得随意变换部门名称。岗位编号：依照一定的编号规则由集团对岗位进行统一编排。岗位定编：填写该岗位的编制人员。辖员人数：填写该岗位直接下辖与间接下辖的人数，主要了解岗位管理规模。工资级别：填写岗位对应的工资级别或工资级别对应区间岗位基本资料指岗位的一些基本信息。第二部分——岗位目的岗位设置目的是用简短的话语准确地概括岗位存在的理由和对公司的独特价值，要体现出岗位存在的意义，体现本岗位对部门目标的实现，对公司目标的实现做出的贡献。（从上级角度、从客户角度）依据：应写明岗位履行职责的依据，即在/依据……（范围内/指导下/影响下）或根据………，或指的是本岗位的工作的限制条件或范围，如“依据……文件、制度、规定、计划、规划”，或“在某某某的指导下”，或“根据……文件／要求“等等；动词（行动）+内容（对象）：应简要概述岗位开展的主要工作与履行主要职责，以规范性动词起始，接着描述具体行为的内容或是动词所针对的对象；目的：明确本岗位完成主要工作或主要职责所要达到的主要结果或目的。注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程岗位目的编写的句式结构为：依据+动词（行动）+内容（对象）+目的岗位目的举例例如：销售经理的岗位目的：岗位目的举例第三部分——岗位主要职责岗位主要职责描述是指该岗位主要通过一系列什么样的活动来实现岗位价值。岗位主要职责项建议在10项以内，要求反映该岗位的主要工作内容，主要工作职责应无重叠和遗漏。。填写本岗位的主要职责，并且按照重要程度进行排序，只须写出重要的职责，不需列举细节杂项，可省略临时交办事项占用工作时间比重代表每项主要岗位职责应该投入的时间，每一职责时间不要小于5%，总共不可超出100%岗位职责应描述岗位工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。确定岗位主要职责有以下要求：岗位主要职责整理填写步骤1.按照重要程度明确列举出岗位必须承担的职责或任务2.指出每项工作的目的或目标3.分析任务并归类相关任务4.简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述5.指出工作频率，以占用时间的百分比来界定岗位职责来源于部门职责的分解，应当首先明确部门职责，并分析要履行部门职责，完成部门的目标，各个岗位需要承担哪些职责，从而确定该岗位必须承担的职责或任务。“动词+内容+目的”或者“（依据）＋动词＋内容＋目的”依据：应写明开展此项工作需要哪些制度规范以及信息等，部分职责可省略此项动词：行为动词，措词准确，体现责任承担程度和职责完成方式，要求使用规范化的动词．内容：动词内容，体现动词的作用，即干什么，通过这一动作完成什么工作内容．目的：写明开展此项工作职责的意义所在，核心成果（目标），工作职责的最终成果是什么，解答为什么要进行该项工作．岗位主要职责编写规范句子结构说明备注以目的结果为主要职责的最终结束语，体现出具体职责所需完成的目标．必须尽量避免采用模糊性的动词，如“负责”、“管理”、“领导”等；必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语；当其存在着多个动词