工作分析和职位说明

工作分析与职位说明书调查表填写指导二○○五年六月©百研咨询20052目录关于工作分析职位说明书调查表填写指导职位说明书参考样本©百研咨询20053关于工作分析职位说明书调查表填写指导职位说明书参考样本目录©百研咨询20054•工作分析也叫职务分析，是对组织中各岗位的工作内容、岗位责任以及对完成此工作员工的知识、技能要求进行调查、研究和分析后并进行客观描述的过程•工作分析的过程着眼于工作本身的特点，而不是工作岗位上的现任人员的状况。•工作分析的直接结果是职位说明书。什么是工作分析©百研咨询20055招聘培训考核薪酬福利职业生涯设计人力资源规划工作分析工作分析在人力资源管理的地位©百研咨询20056意义和作用有助于引进、选拔和任用合格人员为个人绩效考核提供依据有助于科学的岗位评价，实现公平的薪酬制度有助于设计员工的职业生涯规划为提高工作效率提供保障工作分析的意义和作用©百研咨询20057工作分析的常用方法问卷调查法由任职人员填写经过特别设计的调查问卷访谈法与任职人员面对面谈话来收集信息和数据现场观察法运用感觉器官或其他工具，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字、图表、图象记录下来工作日记法本项目工作分析的主要工具之一就是职位说明书调查表注：现场观察和工作日记法一般用于生产类岗位的工作分析©百研咨询20058以上工作分析的结果将被用来编制成规范的职位说明书导出根据工作分析得到的资料做成正式文件——职位说明书。工作分析资料职位说明书内容由五大部分构成：——职位基本资料——职位目的——工作职责——关键业绩指标——任职资格©百研咨询20059关于工作分析职位说明书调查表填写指导职位说明书参考样本目录©百研咨询200510问卷填写指导——基本信息注意–直接上级：指与该职位有直接领导关系的上级，通常情况应为一个；但若确实有二个或二个以上，请全部列出。写岗位名称，不写人的名字–直接下级：指该职位直接领导的下属职位，如果没有督导下属，则填写“无”。写岗位名称，不写人的名字–所属部门：指一级部门；如品质部–所属分部门指一级部门的下属部门，如质检处产品审核科，质检处外检科©百研咨询200511问卷填写指导——职位目的职位目的——设置该职位的目的或职位所承担的职责综合性概括。注意–概括主要职责（这个岗位为企业整体目标的完成承担了什么？）–语言简洁（一般只有1-2句话）举例职位职位目的某事业部部长负责本事业部的生产、技术、质量、成本、物料和现场管理工作，确保公司生产计划的完成综合管理部部长组织协调公司上下、内外关系，充分发挥行政管理、人力资源管理等职能，努力实现公司规范化管理和运行，保证公司工作的高效运转财务部部长拟订公司财务计划并监督执行，组织落实公司会计核算、财务监督、资金管理及成本控制等工作，为公司决策层提供财务信息与决策依据。人力资源处处长负责公司人才招聘、薪酬、培训和绩效管理，确保公司人力资源满足公司现在和未来发展的需要©百研咨询200512问卷填写指导——主要工作职责主要工作职责从5方面考虑填写，没有的可忽略：【一、规划计划类】【二、规章制度类】【三、日常工作（内部流程）类】【四、沟通联络类】【五、下属管理类】注意：–澄清任职者与其主管的不同角色，工作职责是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任，职责中不包括下属的工作内容和责任，但可以是对下属工作的监督、指导、审查等工作。–归纳而非罗列，表达要准确。工作职责应分类概括，避免“报工作流水账”，如制定、贯彻、执行工作计划、规定类的职责可归为一类；指导、培训、评估下属工作类的职责可归为一类，等等。–一般情况下，主要工作职责不低于5条，最多不超过15条。如工作重要性较低、工作量低于岗位总工作量5%的岗位职责，可省略不写。©百研咨询200513问卷填写指导——主要工作职责主要活动（必须填写）最终结果(选择性填写)通过提供相应的培训与指导提高下属的工作技能通过主持绩效辅导会议，为激励下属达到或提高工作绩效下属清楚地指明职业发展方向通过监督工作进展，恰当地确保部门内高效的工作奖惩下属制订部门计划与目标，并就实现部门的工作目标部门目标分解与员工进行沟通工作责任一般包括关键动词以及要达成的目标两部分。建议以动宾结构描述也可采取“对公司中长期发展进行产品规划”的格式进行描述©百研咨询200514问卷填写指导——合适的职责描述与不合适的职责描述合适的职责描述：（1）技术中心主任：负责公司科技成果的评定与推广；负责对外的技术交流；负责公司日常技术工作的处理；为公司正常生产提供技术支持与技术保障（后两条工作职责建立合并为1条）（2）汽空事业部部长：组织安全生产，确保安全事故零次数；根据营业部的定单，保质保量完成生产任务（3）综合管理部部长：公司级文件的起草，批准发布后的跟踪和管理（也可以写成动宾式结构）不合适的职责描述建议履行工作职责、执行上级工作部署太笼统，建议删除对处室设置、人员配置的适应性、合理性负责（某部长的职责）根据适应性、合理性的原则，进行处室设置和人员配置做好日清工作，日事日毕，日清日高，组织有效实施（完善日清制度）有效组织实施本事业部的日清工作对客户满意度负责进行客户满意度的调查、分析和反馈©百研咨询200515问卷填写指导——关键业绩衡量指标关键绩效指标（KPI：Keyperformanceindicator）定义•可以被衡量的（可以被量化的或者根据程度可以进行行为化或程度化描述的）工作成果•提炼某职位的关键业绩衡量指标时可以从该职位的主要工作职责出发去考虑•分定性指标和定量指标两种，一般指标总数控制在5-10项。•以结果为导向工作职责关键绩效指标（KPI)经营类或效益类（量化）生产量、收入、成本、费用、利润等制定管理制度管理制度的建设与完善公文起草与流转公文起草与流转的效率组织会议组织会议的工作效率与质量组织培训组织培训的次数与培训满意度举例©百研咨询200516问卷填写指导——任职资格要求1.学历：指本职位所需的最低学历，如大专以上、本科以上等。2.专业背景：指本职位所需的专业背景，如管理、会计、技术经济学、机械工程等。3.专业知识和技能的第1项：专业知识类，指完成本职位工作职责，任职者需要的外语、计算机以外的专业知识。4.工作经验：指本职位所需从事本职工作和其他相关工作的最低工作经验年限（包括一般工作经验、本职位相关工作经验、管理工作经验等），工作经验要求的描述内容可以参考以下模式：•财务部门负责人：10年以上财务管理相关工作经验，其中5年以上财务主管或以上工作经验。•财务主管：5年以上财务管理相关工作经验。•会计：2年以上财务管理相关工作经验，其中1年以上会计工作经验。5.应持资格证书：国家有关部门或行业对本职位有特殊要求的，或完成本职位有很大帮助的资格证书，如会计从业资格证书、会计电算化证书等。不是指任职者本人目前所持有的资格证书。如果岗位不需要相关证书，则填“无”。©百研咨询200517填写问卷时注意问题请注意问卷【……】中的内容仅为提示性内容，请根据本岗位的实际情况填写分析职位采取“空位子”原则，不是分析具体个人，对“职位”不对“人”–对职位的描述是基于现状，不完全等同于任职者的现在工作–职位说明书调查表中不应该包括与个人因素相关的信息–请勿提升或降低工作的重要性、扩大或缩小职责范围。不清楚时怎么办–与咨询项目联合工作小组联系（人力资源处）直接上级请特别注意审核员工《职位说明书调查表》中的“关键业绩衡量指标”和“任职资格要求”两栏。请提交电子版，由直接上级审核后交人力资源处©百研咨询200518目录关于工作分析职位说明书调查表填写指导职位说明书参考样本©百研咨询200519样本一：某公司招聘薪酬专员职位说明书职位名称：招聘薪酬专员所属部门：人力资源部直接上级：人力资源部经理直接下级：无工作目的：以较低的成本、较短的时间为企业招聘优秀、合适的人才；及时准确的统计公司人力资源资料并按时发放薪酬。工作职责：1、根据企业发展情况编制人力资源需求规划2、制订并实施人力资源招聘计划3、制定、完善与执行人力资源招聘工作相关的制度、流程、文件4、负责应聘人员材料的管理与证件的鉴别工作5、负责应聘人员笔试、面试、复试的组织工作6、负责薪酬、福利工作相关的制度、流程、文件的执行工作7、负责公司内部人员调动及人力资源信息的统计工作8、负责建立公司人才库并更新、整理人才库的信息9、完成上司交办的其它工作任务范例©百研咨询200520关键业绩衡量指标：1、招聘成功率2、招聘人员适合率3、招聘成本4、招聘档案资料完整率5、薪酬发放准确率6、人才库信息更新率任职资料1、学历要求：本科2、专业背景：管理学或人力资源管理相关专业3、知识与技能：——【专业知识类】：有较丰富的人力资源管理专业知识，对招聘、薪酬有深入了解——【计算机类】：能熟练使用office办公软件4、工作经验：三年以上大型企业工作经验，曾从事人事工作2年以上，5、核心能力：沟通能力、客户服务能力、解决问题的能力（应能独立工作，能独立完成布置招聘会场、接待应聘人员）某公司招聘薪酬专员职位说明书（续）范例©百研咨询200521希望得到三花制冷集团的配合与支持积极参与–及时填写本职位的《职位说明书调查表》（本周四下班前全部汇总至人力资源处）–及时审核下属职位的《职位说明书调查表》–必要时接受项目组的访谈高度负责–按照要求提供职位相关的信息–对信息的真实性负责其他支持–为本次咨询项目提出积极的建议Q&A