公文写作知识与公文处理

公文写作知识与公文处理12一、办公应用文体介绍二、公文概述三、公文用语四、公文写作中常见的问题五、其他需注意事项六、常用公文写作实务七、公文流转目录3（一）公文的定义：公文，是公务管理文书的简称，属于应用文。公文有广义和侠义之分：——侠义公文：专指国家法规中特别限定的15种公文（中办[2012]14号）。——广义公文：指一些常用文书，如：简报，调查报告，工作计划、规划、要点、总结，大事记……二、公文概述4一、办公应用文体介绍(一）法定公文1决议（新增）9通报2决定10报告3命令（令）11请示4公报（新增）12批复5公告13议案6通告14函7意见15会议纪要（条例）.docx8通知5（二）常用文书（三）经济文体1简报1市场调查报告2调查报告2合同3工作计划、规划、要点（四）行政办公往来、礼仪交际文电4工作总结1介绍信5大事记2证明信（五）会议管理文本3请柬、请贴（开业请柬，讲座请柬）1会议室管理准则4出席典礼邀请函2会议通知5贺卡3开会通知表6贺电4会议记录7贺词5会议方案检查表8欢迎词和欢送词6会议决定事项实施管理表9讣告一、办公应用文体介绍6（六）印信文档管理文本（七）常用书表1制发印信申请表1申请书2用印申请单2入党（团）志愿书3销毁印信申请表3倡仪书4公章使用登记簿4建议书（意见书）5收发文登记簿（八）新闻文体6公文拟稿纸1消息7信函寄发登记表2通讯8送发公文登记簿3板报、墙报9文件上网审批单（九）日常杂用10文件督办通知单1启示（告白）2条据3名片4简历一、办公应用文体介绍1.公文是由法定的作者制成和发布的。2.公文有法定的权威和效力。3.公文有特定的规范体式。4.须经过一定的处理程序。二、公文概述（二）公文的特点78（三）公文的作用：1.公文具有法规和准绳的作用。2.公文具有领导和指导的作用。3.公文具有教育和宣传的作用。4.公文具有联系和知照的作用。5.公文具有依据和证明的作用。二、公文概述1.按公文的来源分类:□收文：由外机关发送到本机关来的公文。□发文：由本机关制成发送到外机关和本机关的公文。二、公文概述（四）公文的分类：92.按行文的关系分类:上行文：下级被领导机关向它所属的上级领导机关发送的公文。平行文：同级机关或者不相隶属的机关之间来往的公文。下行文：领导机关向它所属的下级机关发送的公文。泛行文：向公众宣布应周知和遵守事项的公文。二、公文概述（四）公文的分类：103.按公文的阅读范围和机密程度分类:公布的文件：向国内外和全社会公开发布的公文。保密文件：内容涉及党和国家机密的公文，需要在一定时期内限定其阅读范围。分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。内部文件：不涉及重要机密，但只在机关和组织内部阅读与使用，不对外公布的公文。二、公文概述（四）公文的分类：114.按公文的使用范围分类:专用文种：在一定的工作部门或在一定业务范围的工作活动中，根据特殊需要专门使用的文种。如外交文件、公检法文件等。通用文种：在党、政、军机关和企业、事业单位、人民团体等组织中，普遍使用的文种。如决定、决议、请示、报告、通知、通报、批复、纪要、函等。二、公文概述（四）公文的分类：1213（五）为什么要正确使用文种：公文作为传达和贯彻上级的方针政策、布置落实本机关工作，联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。二、公文概述14（六）撰制公文的原则要求：公文是党政机关的重要管理工具，撰制公文时必须严格遵守有关规定和要求，任何疏漏都有可能耽误公务的执行或错误地执行公务。（1）内容要求：严守法规、真实准确。（2）格式要求：选择恰当文种、遵守具体格式二、公文概述15（七）公文的基本行文规则：1.行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。2.下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意越级向上行文。3.受双重或多重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复请示的问题。4.贯彻党政分开原则，实行党政分别行文（案文）。二、公文概述（七）公文的基本行文规则：5.若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。在企业里使用不多，基本上仅党政联合发文。6.本着精简高效的原则，严格控制发文的数量、投送范围。二、公文概述16（八）公文的一般结构1．眉首（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（3）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。二、公文概述17（八）公文的一般结构1．眉首（4）发文字号：发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。下行文居中排布，上行文居左排布。（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。二、公文概述18（八）公文的一般结构2．主体（1）公文标题：公文标题是文件中心思想的高度提炼，应当准确简要地概括公文的主要内容，尽量使阅文人在阅读文件标题时，得到尽可能多的与正文有关的信息。公文标题一般应由发文机关名称、主要内容和公文种类三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。二、公文概述19（3）正文：公文首页必须显示正文。必要时将主送机关名称移至版记中抄送机关之上。（4）附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（如“附件：1．×××××”）并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（八）公文的一般结构2．主体二、公文概述20（5）成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。（八）公文的一般结构2．主体二、公文概述21（6）公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（7）附注：公文如有附注（需要说明的其他事项，如“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话），应当加括号标注。（八）公文的一般结构2．主体二、公文概述22（1）主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（2）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（3）印发机关及日期。（八）公文的一般结构3.版记二、公文概述2324版记25公文标题：使用规范公文版头（红头）的公文，标题中可省略发文机关名称。重要指导性文件（命令、指示、决定），不省略发文机关名称。二、公文概述26联合发文，而“红头”只标注主办单位名称的，不省略发文机关名称，若联合行文单位太多时，可在主办单位名称之后加“等”；公文标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。二、公文概述27（一）公文用语具有狭隘性和特殊性1.庄严平实。2.严禁歧义。3.正确对待当前社会上的流行用语和网络语言。4.除函外，不口语化。（二）公文拟制六忌一忌空话连篇，脱离实际二忌弄虚作假，违背实际三忌主观臆断，不切实际四忌定调划框，捏合实际五忌偏听偏信，扭曲实际六忌唯书唯上，不重实际三、公文用语28（一）生造文种（二）混用文种（三）行文规则乱（四）公文规矩格式乱（五）语法逻辑错误四、公文写作中常见的问题（一）生造文种【案文1】《关于退休人员一次性缴纳医疗费的具体操作规定》【案文2】《关于使用社会保障卡有关问题的说明》【案文3】关于建设区域性综合实物培训教室的建设用地和建设资金的申请.docx四、公文写作中常见的问题29【解析】案文1中的“操作规定”和案文2中的“说明”，均不是国家法定文种，因此不能作为公文文种使用。【修改成】1.《关于印发退休人员一次性缴纳医疗费的具体操作规定的通知》2.《关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》四、公文写作中常见的问题必须从法定文种中寻找一个合适的文种当载体，载着各种应用文体行文。3031（二）混用文种1．“请示”与请批性的“函”要分开2.“请示”与“报告”要严格分开四、公文写作中常见的问题321．“请示”与（请批）“函”要分开文种意愿行文方向请求对象请示请求批准上行文有行政隶属关系的直接上级（请批）函请求批准平行文无行政隶属关系的主管部门四、公文写作中常见的问题332.“请示”与“报告”要严格分开“报告”中不得夹带请示事项文种性质有别紧急程度有别行文时间有别对上级的要求有别结尾有别请示请求性文件要求更紧迫请示写的情况是未解决的，需事前行文有肯定性要求要求上级必须回复“以上意见妥否，请批示”或“请批复”报告陈述性文件一般无时间要求报告写的情况是已做过的，于事中或事后行文无肯定性要求只供上级了解、参考“特此报告，请审示”四、公文写作中常见的问题34例1：关于报送…………的报告（上行文）这是报送总结的“文件头”。其后附有二0一三年工作总结。该工作总结格式只有标题、正文与成文日期，不用盖章。四、公文写作中常见的问题关于报送二0一三年工作总结的报告海油发展：现将我公司二0一三年工作总结呈上，请审示。*******公司二0一四年一月十日（盖章）35例2：关于印发…………的通知（下行文）关于印发二0一三年工作计划的通知各所属单位：现将公司二0一三年工作计划印发给你们，望结合各自具体情况认真贯彻落实。******公司二0一三年一月二十日（盖章）这是下发计划的“文件头”，其后附着公司二0一三年工作计划，该计划的格式只有标题、正文与成文日期，不加盖印章。四、公文写作中常见的问题36（三）行文规则乱1．乱发公文2．行文关系混乱3.行文方向混乱4．抄送不当5．请示的常见错误6．在非请示公文中夹带请示事项7．主送、抄送不应该出现领导干部个人姓名8．联合行文应当确有必要四、公文写作中常见的问题37行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短；（三）行文规则乱1．乱发公文，造成“文山”。四、公文写作中常见的问题38行文关系定义举例隶属同一系统上下级之间的相互隶属关系。总公司-子公司-分公司平行同一系统的平级机关之间平行关系；同一机关各部门之间的平行关系。不相隶属不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。（三）行文规则乱2．行文关系乱四、公文写作中常见的问题39一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。行文方向定义所用文种上行文下级机关向上级机关报送的公文请示、报告下行文上级机关向所属下级机关的行文决定、指示、公告、通告、通知、通报平行文同级机关或不同隶属机关之间的行文函，（通知、会议纪要有时也可作为平行文）（三）行文规则乱3.行文方向乱四、公文写作中常见的问题40上行文版式41平行文、下行文版式42向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。各级行政机关一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示，应当抄送被越过的上级机关。（三）行文规则乱4．抄送不当四、公文写作中常见的问题43（1）一文多事（案文）。（2）多头主送（多个主送机关）。（3）随意抄送。（4）直接送领导者个人。（5）未经会商，意见不统一。（三）行文规则乱5．请示的常见错误四、公文写作中常见的问题446．在非请示公文中夹带请示事项公文任免的通知.doc7．主送、抄送不应该出现领导干部个人姓名8．联合行文应当确有必要，单位不要过多；（三）行文规则乱四、公文写作中常见的问题联合发文单位过多案例四、公文写作中常见的问