归档文件整理资料

归档文件整理方法一、归档文件整理工作概述●归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。●归档文件整理：就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。●归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。●归档文件整理方法：归档文件以“件”为整理单位。二、归档文件的整理方法●归档文件一般以件为单位按装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序（步骤）进行整理，使之有序化的过程。●“件”的概念？（1）一般情况下每份（单份）文件为一件。（2）文件正本与定稿为一件。（3）正文和附件为一件。（4）原件与复印件为一件。（5）来文与复文为一件。（6）转发与被转发件为一件。（7）正文与文件处理单为一件。（8）报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。（9）会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件；也可将一次会议形成的文件，作为一件（文件少的情况下）。（10）员工调动介绍信、存根，以一人为一件。（11）领导任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。（12）文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。●归档文件的装订（1）装订的前处理工作拆除金属物、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠超幅面纸张（2）装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。（3）装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。●例如：●例如：●归档文件的装订方法（1）线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。（2）对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。●归档文件的分类（1）选择分类方法（2）编制分类方案（1）选择分类方法年度－保管期限分类法优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。●分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。(一)一般文件，归入文件制发年度(指文件最后的落款日期)。文件有多个时间特征：如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期等，一般以签发日期（即落款日期）为准；计划、规划、总结、预算、决算、统计年报以及法规性文件等，同一要求按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。(二)跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。11、翻印的文件，归入原件的所属年度。12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。14、几份文件作为一件的日期：若干份文件作为一件的，以排序在前的为准。如正文与附件为一件的，以正文为准；转发文与被转发文为一件的，以转发文为准。15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。●分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。文书档案的保管期限仍划分为永久、长期和短期三种，即永久为无限期地保存，长期为30年，短期为10年。根据公司的实际情况，目前保管期限划分为永久、长期两种，即永久为无限期地保存，长期为30年。●归档文件的排列归档文件的排列，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。（一）按事由排列法按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。按事由排列的具体步骤如下：1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、长期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。（1）采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据内设组织机构（处室）位序或习惯位序结合重要程度排列。（2）采用问题分类的归档文件，可依据综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事的相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。（1）单一事由、单一责任者的文件，按归档文件形成时间的先后顺序排列。（2）几个事由、单一责任者的文件，先把不同事由的文件分开，在每个事由里按文件形成时间的先后顺序排列，然后再按事由的重要程度排列。重要事由在前，次要事由在后。（3）单一事由、几个责任者的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者的文件内，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者地位高低依次排列。一般是上级机关在前，本级、同级、下级机关在后。例：（4）几个事由、几个责任者的文件，首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。例：（5）单一事由、单一责任者，涉及单一地区的文件，按文件形成时间的先后顺序排列。例：XXXX公司关于XXXX的调查一共形成了4份文件，则按其文件形成时间的先后顺序排列。（6）单一事由、单一责任者，涉及几个地区的文件，先把不同地区的文件分开，在每个地区里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后按地区所处的地理位置或习惯排法排列。（7）单一事由、几个责任者，涉及一个地区的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者的地位高低排列。（8）单一事由、几个责任者，涉及几个地区的文件，首先把不同地区的文件分开，在每个地区里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者文件内按文件形成时间的先后顺序排列；其次，按责任者的地位高低排列；最后按地区的地理位置排列。（9）本机关与外机关协商某项工作或某一事项形成的文件，应以本机关在前，外机关在后的顺序排列。（10）报刊杂志、简报、信息等（指本机关编辑出版的，不包括新闻单位），按期刊号的先后顺序排列。（二）按文号（或按文件形成时间）排列法按文号排列法，就是在同一全宗、同一年度、同一期限内，按发文字号的先后顺序排列归档文件。1、在一个全宗内，将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、长期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限内，按归档文件的发文字号或形成时间的先后顺序排列，即把归档文件先按发文的“字”分开，再按发文的“号”排列。也就是在同一期限内，把同一字号的文件排列在一起，在同一字号内再按发文号的先后顺序排列。（三）零散文件的排列零散文件，即在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。零散文件插入所属年度进行排列的方法，一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；二是将其排列在相邻文件的后面，即将其与所属事由中的相关文件订在一起，在目录备注栏中注明“此件为两件”，并在插入文件的右上角加盖“插入件”章。三是将其排列在相应类别的最后，并在备考表中注明；四是按文号排列的，可按其发文字号插入相应的位置，并在备考表中注明。以上四种插入法，以第一种方法最简便，可视公司情况择优选用。●归档文件的编号归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。档号章格式全宗号类别号期限年度机构件号档号章的项目及填写内容：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称，永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”。年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。件号：以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。●编制归档文件目录编制归档文件目录，是整理工作中的重要环节之一，也是其它编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件。归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。归档文件目录格式：件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录填写方法如下：1、件号：填写室编件号。2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。（1）填写通用全称。（2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。（3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。（4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。（5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：恩坦华成都字〔2013〕1号（1）联合发文，填写主办单位文号即可。（2）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。（3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。4、题名：填写文件标题。（1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。（2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号[]填写。5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。如：文件的形成时间是2013年1月8日，即上格填写为2013，下格填写为“0108”。6、页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。文件归档签题名全宗号：保管期限：年度：机构或问题：盒号：室编件号：页数：●装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。1、装盒时，应将不同年度、不同保管期