档案学概论复习资料

档案一：档案的定义1.档案是由文件转化而来的各个机关，企业事业单位，社会组织和个人在工作活动和生活中，产生了大量的文件，为了日后工作活动和生活的查考，人们便把文件保存起来，转化为档案。文件转化为档案需要具备三个条件：a)办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案；而文件的归档要区分对待：①.文件中的内容短期内可以办理完毕的，可等办理完毕后归档；②.文件中的内容需要长期办理的，只需将文件经过签收，传阅，研究，讨论和贯彻执行后，就算办理完毕并归档保存；③.不需要具体承办的文件，只要经过收发，登记，传阅等文书处理程序就算办理完毕并归档保存。b)对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来；办理完毕的文件不需全部归档的原因：①.工作和生活中产生的文件是大量的，若全部作为档案保存起来，档案馆和档案室将无法承担如此庞大的工作；②.保存档案的目的是为了日后的参考利用，若将没有价值的文件归档保存，会造成档案资源管理的浪费。c)按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。文件是人们在工作和生活中逐渐逐份累积起来的，文件之间的排列没有规律性，彼此孤立，不能完整反映事情的来龙去脉，因此，文件在归档前必须按照一定的规律归类整理。使其具有内在联系地排列起来，这是档案优于文件的特点之一。2.档案是各种机构和个人在其特定的社会活动中形成的a)档案的形成者广泛：官方性质的有国家机关，国有企业事业单位等；半官方或非官方性质的有各种群众团体，私有企业等；个人。b)档案内容广泛：由于档案形成者分布在不同领域，部门和地区，因此形成的档案涉及政治，经济，军事，文化，教育，卫生，司法，外交等，既有中央机关形成的又有地方机关形成的档案，既有国家机关，企事业单位形成的又有群众团体和个人形成的。3.档案的类型是多种多样a)载体：骨甲，金石，竹木，缣帛，纸张，胶片，磁带，光盘等；b)记录方式：手写，雕刻，印刷，摄影，录制等；c)文种：古代有诏，诰，题本，摺片；近代有令，布告，咨，呈；现代有计划，报告，会议记录，通知，通报，批复，指示等；d)文件内容：文书档案，科技档案，专门档案。专门档案又分人事档案，诉讼档案，艺术档案，会计档案，人口普查档案等；e)档案形成机关的级别：中央机关档案，省，市，县级机关档案。4.档案是人们社会活动的原始记录，这是档案的本质属性档案是人们在社会活动中无意识地形成的，是人们在处理日常事务中形成的副产品。不是为了保存而专门编写的，也不是为了某种目的而临时编写。因此档案具有很强的原始记录性和客观性，原始记录人们社会活动的真实历史面貌。人们也把档案称为历史的真迹。原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。二.文件是怎样转化为档案的？文件转化为档案需要具备三个条件：a)办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案；b)对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来；c)按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。三.档案与图书，情报的区别原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。图书，情报虽然也都属于知识信息的范畴，记载着人类社会活动，但他们不是原始记录，他们是在档案这一原始记录的基础上加工编写而成的，其原始性，真实性，可靠性不如档案。四.档案与文物有何异同同：都是人们在社会活动中产生的原始的历史记录，原始记录了人类的社会活动，是历史的真迹，具有原始性可靠性的特点；异：档案室一种信息资源，着重于文字符号，文物则着重于实物，包括有文字符号和无文字符号的实物。五.与其它信息相比，档案信息有何特点？1.档案是一种原始信息档案属于原始信息，也称原生性信息本源性信息，或“一次文献”，是人们对社会实践活动的最初的，最原始的记载。而图书，情报等信息是在这种原始信息的基础上加工处理而成的，称为经过处理的信息，或派生性信息，二次文献，三次文献。2.档案室一种内向性信息。其在传播的时间，内容和范围受到一定限制。原因是：a)档案是机关组织或个人在特定的工作中形成的，具有保密性，在一定时间内只限在内部使用；b)档案多是单份文件，不能广泛传播，在空间上受限；c)档案是未经整理的素材，不便于读者阅读，理解，只能作为工作的查考，凭证之用。六.为何说档案是科学研究的可靠材料？一切科学都是研究事物发展客观规律的学问，这就必须占有大量反映客观事物发展的材料，其中包括档案。档案可从两方面为科学研究提供历史资料：一方面，专门进行科学实验所做的原始记录，可供现实的研究工作借鉴；另一方面，从一般的生产活动中，日常生活中产生的资料也为科学研究提供了大量的经验和数据。不但自然科学如此，社会科学研究也离不开档案资料的利用。七.档案发挥作用的规律性1.档案作用的扩展率档案的作用可分为对其形成机关的作用和对整个社会的作用两方面，这叫档案作用的双重性。档案在刚形成时是其形成机关单位必不可少的参考材料，加上保密的需要，这些刚形成的档案只局限在机关内部使用而不向社会开放，这种作用称为档案的第一价值；随着时间推移，档案形成机关对早期形成的档案利用渐少，档案的密级也逐渐降低直至释密，这时档案可以移交给档案馆向社会开放，这种对社会的作用称为第二价值。第一价值与第二价值是当前与长远，局部与整体的关系，档案刚形成时形成单位使用，而后提供社会利用，利用范围呈现扩展的规律，归形成单位局部使用是短暂的，提供整个社会利用是长远的。档案工作者要把握这种关系的临界点，当第一价值减弱时要及时提供给社会利用，实现第二价值。不要只顾局部的利益而不向社会开放，也不要过早地把档案移交给档案馆向社会开放。2.档案在生产建设和科学文化方面作用的递增率奴隶社会，封建社会及资本主义社会初期，，人们较注重档案在政治斗争中的作用，把档案看作“插在壳中的剑”。随着生产建设，科学技术的发展和社会的相对和平，人们在注意档案在政治方面作用的同时，更强调在经济和科学文化方面的作用。3.档案发挥作用的条件性a)受社会发展水平影响①.社会制度的影响。奴隶社会与封建社会时期国家档案馆处于封闭利用状态；资本主义社会之后，随着社会进步，思想解放和科学技术的进步，档案由封闭转向开放利用。标志性事件：1790年法国国家档案馆建立，实现国家档案由封闭向开放的变革。②.路线，方针和政策的影响。同一制度下，不同路线，方针和政策对档案作用发挥有一定影响。b)受人们认识水平的影响档案的作用是客观存在的。因此档案工作部门应加大宣传力度，提高社会的档案意识水平，加大政府投入，激发社会的利用需求。c)受档案管理水平的影响先进的现代化管理技术能够更好地实现档案信息资源的社会共享，而传统的手工管理技术则使档案在利用时受到时间和空间的限制，其作用不易得到发挥。八.如何运用档案作用的规律性,发挥档案工作人员的主观能动性?1.档案作用的扩展率档案在刚形成时是其形成机关单位必不可少的参考材料，加上保密的需要，这些刚形成的档案只局限在机关内部使用而不向社会开放，这种作用称为档案的第一价值；随着时间推移，档案形成机关对早期形成的档案利用渐少，档案的密级也逐渐降低直至释密，这时档案可以移交给档案馆向社会开放，这种对社会的作用称为第二价值。档案工作人员要把握好第一价值与第二价值关系的临界线,当档案形成机关局部,当前的利用减弱,密级降低后就要及时把档案提供给社会利用,实现其第二价值.不要只顾局部的利益而不向社会开放,也不要过早地把档案移交给档案馆向社会开放,影响档案形成机关的利用,或泄露了档案的机密.2.档案在生产建设和科学文化方面的递增率奴隶社会，封建社会及资本主义社会初期，，人们较注重档案在政治斗争中的作用，把档案看作“插在壳中的剑”。随着生产建设，科学技术的发展和社会的相对和平，人们在主义档案在政治方面作用的同时，更强调在经济和科学文化方面的作用。档案工作者不但要管理好文书档案,还要做好科技档案,文学艺术档案,会计档案,人事档案的收集管理工作,发挥它们在生产建设和科学文化方面的作用.3.档案发挥作用的条件性①受社会发展水平影响:社会制度的影响。路线，方针和政策的影响。档案工作部门应制定正确的路线,方针和政策,以发挥档案的作用;②受人们认识水平的影响档案部门应加大宣传力度,提高社会的档案意识水平,加大政府投入,激发社会的利用需求;③受档案管理水平的影响档案工作部门应采用先进的科学技术,提高档案管理水平.九.档案为何具有凭证作用?档案具有原始性:1)档案形成过程:是人们在社会活动中形成的,是社会活动的副产品,而不是临时编写的;2)档案记载:档案记载这保留着真切的历史标记.如当事人的亲笔手稿,声像档案则录下了当事的场景和声音.十.档案为什么具有参考作用,参考作用有什么特点?档案具有知识属性,信息属性,它记录了机关工作,生产建设,科技,文教,卫生,金融,贸易,交通,通讯,国防,司法等方面的内容.因此它是人们了解以往情况,研究有关事物发展过程及其规律,批判继承历史的遗产与成果,总结和吸取经验教训,继续新的研究创造所必需参考的宝贵材料;参考作用不是档案特有的,但档案的参考作用比其他文献更具有原始性,可靠性,这点也与档案的本质属性有关.十一.有人主张把档案实体按学科门类进行划分,分成政治,经济,军事,文化,教育,卫生,外交等,合理吗?为什么?不合理.这只是理想化的分类方案,只适用于概念上的划分,不能应用于档案实体的分类.档案现有的分类体系是长期以来逐步形成的,符合档案形成规律,有其历史渊源,应保持其相对稳定性.档案工作一.档案管理工作的八环节?之间的关系?①.收集.将办理完毕的文件按照归档制度移交给档案室集中保存起来,档案室要定期将具有长期,永久保存价值的档案移交到档案馆保存;②.整理.收集起来的档案要进行分门别类,使之条理化,系统化,具体的说有区分全宗内档案的分类,立卷,案卷排列,案卷目录的编制等内容.③.鉴定.收集整理过程中要进行必要的鉴定以确定其价值,保管到期后,在销毁前必须重新鉴定以确定是否失去保存价值;④.保管.有保存价值的档案入档案库房妥善保存,要采取必要的防治措施,防止档案遭受损毁,还要保证档案内容的安全,即不泄密,不被篡改;⑤.检索.档案数量庞大,成分复杂,必须编制档案检索工具并利用档案检索工具进行检索;⑥.编研.档案馆必须对那些有广泛利用价值的档案进行研究,编辑出版或编写参考资料.⑦.利用.是档案工作的根本目的.档案馆,室应尽可能通过阅览室服务,制发档案证明等方式满足利用者的需求,最大限度地发挥档案的作用;⑧.统计.为了了解和掌握档案工作的数据,促进档案工作健康均衡发展,需要对档案和档案工作进行数量的观察和分析,这就形成了档案的统计工作.八环节各有自己的特定任务,同时又构成一个统一整体,收集.整理.鉴定.保管.检索.编研和统计工作是为了使档案更好地提供利用,是档案工作的基础工作;利用是这几个环节的目的,使档案工作的利用工作.基础工作为利用工作提供物质前提,创造工作条件,利用工作直接体现着档案工作的目的和方向,既反映基础工作的成果,又向基础工作提出要求.两者相辅相成,缺一不可.二.为何说档案工作是一项管理性,服务性,政治性的工作?1.档案工作是一项管理性的工作a)档案工作是负责管理档案的一项专门工作狭义的档案工作,是根据档案这一特定对象,运用整理,鉴定,保管,检索,统计等一系列手段使档案最大限度地提供给利用者;广义的档案工作是利用科学的方法和宏观的手段,通过对整个档案事业的管理,控制和协调,使档案事业能够在国家政治,经济生活,科学文化事业中发挥应有的作用.b)机关档案工作同时又是机关管理工作的一部分机关档案室是档案事业的最基层单位,机关档案工作是整个档案工作的组成部分;同时,机关档案室是其所属机关的内部机构.所以档案室的管理工作具有两面性,负有管理本单位档案的职责,同时又是机关单位管理工作的一部分.c)档案工作是一项科学性,技术性的管理工作管理工作的一个重要特点是用科学的理论,原则和技术方法进行管理,现代的档案管理主要是档案信息管理,需要具备较强的科学性和技术性.2.档案工作是一项服务性的工作a)服务性是档