档案学概论

第一章档案概论与档案现象第一节档案的定义及其分析一、对已有档案的定义剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势定义：档案是某种文书、文件或文书材料优势：直观，易理解，能让人在现实生活中识别什么是档案（档案大部分是由文书、文件转换而来。档案的实存形态主要是过去的文书、文件。）劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势定义：档案是一种信息或历史记录、原始记录、记忆工具优势：有利于人们对档案本质的深入认识与揭示劣势：抽象度较高，理解难度大，确指性差，易产生学术分歧二、档案的本质及其定义表述1、档案的本质特性：档案本质是社会生活的原始记录，即原始记录是档案的本质特性档案的定义：①国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值的各种形式的历史记录（中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》）②档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固定化信息（档案是清晰、确定的原始记录性信息）③“社会记忆”说。认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”④“归档保存”说。认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查”⑤“积累物”说。认为档案是“一种文化的积累”⑥“副产品”说。认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”三、对档案定义的理解（一）社会性档案是人们在社会生活中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。（二）历史性从时态上讲，档案时已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”（三）确定性档案内容信息具有清晰性、确定性，依附于一定的物质载体形式而存在的，二者缺一不可没有载体形式的原始记录（如人的口语）不能为档案没有清晰、确定的信息内容的原始记录（如纯粹的文物，器具）不能为档案（四）原始记录性档案是人们在社会生活中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用例：文章、图书不是档案，但其手稿、书稿即是档案；报刊不是档案，但其文稿和发排稿是档案；电影，电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄图片、播发稿等记录物是档案从信息论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求讲，档案实际是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠地信息支持方能有效进行的现实需要产物。档案的本质特性——原始记录——不仅是档案区别与其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向当今世界各国均以“来源原则”为核心的历史主义方法作为管理档案（尤其实体）的基本方法四、档案的实存形式及其形成过程（一）档案的实存形式档案的实存形式是指档案在现实中具体存在形式，也就是在各种各样的具体事物中，究竟什么东西是档案的属性，什么是档案，什么不是。凡是对历史事实具有某种清晰，明确的原始记录作用的东西都是档案的实存形式，均可成为档案。档案的实存形式：a、文书，文件类B、非文书类：文稿、书稿、录音、录像制品、文件的底稿、照片的底片、图纸的底图、影片的母片等一般被认为是程度最高的档案。（二）档案的形成过程档案的形成过程是指各种形态的文件，从被制出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程档案形成的过程有两种类型：A、在其被制作时就是档案，制作者有明确的档案意识，其制作的目的就是让其在时间上传递，为日后的查证、使用，为自己或后人留下明确的历史记录。如：个人档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等。优势：制作材料较好、耐久、格式严格、规范、便于长久保存且留存状况较安全、完整。劣势：内容难以客观、真实，有虚假不实甚至有作伪、抑恶扬善、报喜不报忧等内容偏差、错误。B、被制作时并不是档案，无档案意识，其目的是为解决处理现实生活、工作中的具体问题。途径：处理——鉴定——立卷归档优势：内容较客观真实劣势：材料质地、耐久性差，书写不规范、留存不好五、档案的真实可靠性（一）档案的内容若没有失误、歪曲、作伪之处，那么在同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实最可靠的（二）档案若有失实、歪曲、作伪之处，那么失实、歪曲、作伪之处乃至伪造，这之一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来已记录，固化并示之于世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性。因此，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是真的，“假”的也是“真”的第二节档案与相关事物的关系一、档案与信息档案信息是信息的一种存在形式，档案是人类社会的一种重要信息资源档案是一种最真实最可靠最权威性与凭证性的原生信息资源信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性和可靠性就没有价值档案是一种最重要的信息，档案是人类所拥有的一种非常重要的信息资源二、档案与文献区别：1、本质不同。档案是社会的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论是否是原始记录，都可成为文献2、文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值又注重现实性的查考，实用价值3、文献内容一般系统、完整，档案则包括大量的片段、零星记录在内。如测试记录、发票、账单、登记表单等三、档案与文书文书因其定稿具有较强的原始记录性，可直接转化为档案区别：1、档案的实存形态不仅仅是过去的文书，还有大量非文书一类的原始性记录物，同时过去的文书只有原始记录性强、查考价值高且处理程序完毕的2、文书虽然有原始记录，但原始记录并非文书的本质，其本质是人们处理、解决现实性具体事务、问题信息的传递工具；档案本质是以往社会的原始记录，主要是在时间上的传递四、档案与图书区别：1、本质不同。图书的本质是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果2、社会功能不同。档案是解决现实中的实际问题，为了解、研究历史事实，图书是为了学习系统知识，陶冶情操3、图书记载不是直接原始记录，经过加工的系统知识五、档案与资料资料是一个相对性、动态性极强的概念，其外延极为广泛；档案可被视为资料，但资料不能作为档案看待并使用六、档案与文物档案因其既有原始记录的作用，又有突出的历史文化作用，可看作是文物，但文物不能称为档案；大部分文物是实用性物品，其所记录的历史事实的内容、信息是不清晰，不确定的第三节档案的种类档案分类涉及三个层面：一、对档案的认识性分类（概念分类）即档案的种类认识二、档案实体的管理性分类（实体分类）三、档案内容信息的管理性分类（信息分类或检索分类）（一）公务档案与私人档案公务档案：主要是过去的公务文件，如法律、法规、行政公文等私人档案：主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人档案中的公文档案：私有组织（企业或事业单位）（二）历史档案与现行档案历史档案：形成时间早，离现在较远且主要起历史文化作用现行档案：形成时间晚，离现在较近且主要起现实考查作用（三）文书档案、科技档案与专门档案文书档案：实际指行政管理档案，在社会行政管理活动中形成的，实质突出行政性、政治性科技档案：在科技、生产活动中直接形成的具有一定保存价值的科技文件。如图纸、设计任务书、科研报告专门档案：通过创造性劳动选择并保存下来以备考察的各种专门文件组成的有机系的总称（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案中华人民共和国成立后的档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之后形成的国家所有的档案革命历史档案：1949年10月1日中华人民共和国成立之前有中国共产党及其领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国所有的档案旧政权档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案（五）纸质档案与非纸质档案纸质档案：以纸张为载体的档案非纸张档案：新型载体档案（声像或音像档案：照片、影片、录音、光盘、录像）、电子档案第二章档案的源流档案的起源和演变发展与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆发展脉络和水平。第一节档案的起源一、档案起源诸说中外档案起源观点：（一）文字是产生档案的必要条件（二）文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件（三）以原始记事方法形成的记录就是档案（结绳、刻契、编贝、结珠、图画等）历史事实表明，档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，档案是人们社会实践活的原始记录二、中国档案的起源中国古代文字的产生和应用不仅标志着中国古代社会文明的发展水平，而且为产生文字记录的档案提供了重要的条件。（一）仰韶文化陶器上的符号（二）龙山文化甲骨文（三）大汶口文化陶尊上的符号三、外国档案起源（一）古埃及石刻档案、纸草档案、泥板档案（二）幼发拉底河和底格里斯河楔形文字从中外档案起源过程来看，档案是人类历史发展到一定阶段的产物，它的形成经历了一个长期发展的过程，他以社会的生产发展和人类交往的扩大及文字的发明为基础产生于原始公社向奴隶制过渡的时期第二节档案的演变一、纸张前的中国档案1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案二、纸张前的外国档案1、石刻档案如：梅腾自传（迄今为止最早的传记性档案）巴勒莫时刻（埃及最古老的纪年石刻档案）汉谟拉比法典（两河流域阶级社会第一部完备的成文法典）2、泥板档案如：拉伽什泥板、西帕尔泥板、哈图萨什泥板、埃勃拉泥板3、纸草档案如：哈里斯大纸草（是以出土之草档案中最大的一件）伊浦味陈辞4、羊皮档案如：美国第一部宪法、独立宣言、人权宣言5、蜡板档案6金属档案如：罗马“十二铜表法”7、棕榈树叶档案如：贝叶经8、桦树皮档案如：婆罗门手稿、白桦树皮请愿书（美国1849年）三、纸质档案、音像档案、电子档案（一）纸质档案：1、由于经济实用，书写和印刷方便，档案数量大为增长2、随着档案数量的增长和传递频繁，档案管理活动的复杂程度也加大，这使档案的鉴定、分类、保管、编目等工作都提出了性的要求，很多国家档案管理的科学化、规范化程度提高（二）音像档案（声像档案或视听档案）1、音像档案具有更强的直观性2、易受光、热、潮湿、污染物等环境因素影响，记录在其上的音像信息会随载体的损失而失真、减弱甚至消失3、易于复制，对母本的认证以及对文件件的原始性、真实性的鉴别需要专门的程序和技术（三）电子文件/电子档案凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”而不是“电子档案”特征：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等档案发展方向：高密度、易传递、易查找、多媒体第三章档案的价值与作用第一节档案的价值与作用概述（一）档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，它是主体（档案利用者及其利用需求）与客体（各不同时代产生的各种类型载体内容档案）之间的关系范畴档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一结合，主体的需求构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成档案价值的基础档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用，档案的作用通常是指档案对人们从事的社会实践活动的影响“价值”通常是从总体上，一般意义上表示档案的有益性、有用性，而“作用”往往是从具体的、个别的意义上表述档案的有益性、有用性。档案具有比较稳定的特征，而作用则可以根据社会的发展需求的变化呈现出多种形式，但二者实际上都包含了档案及其属性、主体及其需需要（或社会需要）两个方面第二节档案的价值形态档案的价值形态是指档案价值的具体表现形式（一）档案的凭证价值和情报价值凭证价值1、档案是历史的真凭实据，他的这种可资为凭的特征构成档案的基本价值之一——凭证价值2、档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本特征3、档案是确凿的原始材料和历史记录，它可成为查考、研究和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据以及政治斗争、外交斗争、和教育人民的工具4、档案之所以有凭证价值是由与档案形成的过程中及其结果的内容和形式特点决定的从内容上看：它是从当时直接使用的文件转换而来，并非事后使用另行编制的，因此他客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据从档案的形势与特征来看：文件上保留着真切的历史标记情报价值档案是事实、知识和经验的记录，他的这种可靠的、广泛的、可资参考的