好事特酒店管理系统软件说明书

上海火悦电脑有限公司好事特酒店管理系统说明书目录一、快速入门1.使用前准备工作…………………………………………………………………………3第一步：安装酒店管理系统…………………………………………………………………………3第二步：设置相关基础资料…………………………………………………………………………6①字典设置……………………………………………………………………………………6②客房资料……………………………………………………………………………………7③商品资料……………………………………………………………………………………7④协议单位……………………………………………………………………………………8⑤会员管理……………………………………………………………………………………8⑥操作员管理…………………………………………………………………………………9⑦服务员管理…………………………………………………………………………………9⑧参数设置……………………………………………………………………………………10⑨数据管理……………………………………………………………………………………10第三步：设置完成，正式使用2.日常运行操作流程…………………………………………………………………………………11二、各模块操作方法1.系统主界面…………………………………………………………………………………………111.1开房登记………………………………………………………………………………………121.2追加客房………………………………………………………………………………………121.3更换房间………………………………………………………………………………………131.4修改登记………………………………………………………………………………………131.5房间状态………………………………………………………………………………………141.6预订管理………………………………………………………………………………………141.7会员充值………………………………………………………………………………………151.8退出系统………………………………………………………………………………………162.增加消费………………………………………………………………………………………………162.1消费点单………………………………………………………………………………………162.2个人消费明细查询……………………………………………………………………………173.收银结帐……………………………………………………………………………………………173.1客房结帐………………………………………………………………………………………173.2合并帐单………………………………………………………………………………………183.3拆分帐单………………………………………………………………………………………183.4挂帐单结帐……………………………………………………………………………………193.5交班管理………………………………………………………………………………………204.报表查询………………………………………………………………………………………………205.系统维护………………………………………………………………………………………………205.1修改密码………………………………………………………………………………………215.2数据备份………………………………………………………………………………………215.3数据还原………………………………………………………………………………………21三、酒店常见问题解答一、快速入门1.使用前准备工作：第一步：安装酒店管理系统（在已安装好SQLServer2000的前提下）双击软件安装程序，弹出如下对话框：图1图2图3图4图5图6图7图8图9图10（软件注册界面）第二步：在“资料维护”菜单，设置相关基础项目。①字典设置：分为客户来源、支付方式、证件类别、人员职务、身份证区域。其中客户来源、证件类别、身份证区域用于登记开房时使用，支付方式用于客房结帐时使用，人员职务用于操作员管理时使用。②客房资料：客房资料也可以理解为房间的种类（例如：标准单人间、商务双人间等）。具体到某个客房类型都有其相对应的房间。在左边点增加分类，可以建立相应的客房类型；选择某个客房类型后，可以在客房列表建立房间资料。③商品资料：是酒店提供给宾客的并收取一定费用的项目（例如：服务项目、酒水、香烟等）。点增加分类，先建好相相应的商品类别；然后在对应类别下，点增加商品来建立相应的商品档案（赠送级别格式是数字，例：1、2、3、4、……等）。④协议单位：跟酒店签过协议的客户，房间价按协议价结算，见下图中的金额列。点增加客户建立相应的客户资料及房间的协议价格。⑤会员管理：建立本店的VIP会员，可设置客户类别（例如：金卡、银卡、普通会员等）。点增加分类建立会员类别，并可设置商品及客房的折扣比例；点增加会员，可建立详细的会员资料。⑥操作员管理：可在此建立酒店的部门、权限组并建立操作员资料，按部门分类时，可以增加部门类别；切换到权限组分类时，可以设立相应的操作权限；点增加操作员，录入操作员资料（注意：当操作员的赠送等级≥某商品的赠送级别时，就可以赠送此商品）。⑦服务员管理：服务员是指能为宾客提供服务的本店员工，在此设置中可增加、修改、删除服务员档案，还可为每个服务员设置相应的分类（例如：高级技师、中级技师、普通技师等）。⑧参数设置：基本参数主要录入酒店信息及运行时的参数；计费设置是提供计算收取在店宾客消费费用的方法；打印参数可控制是否为宾客打印相关票据及其打印格式。⑨数据管理：主要用于数据的清除，例如基础数据及相关的业务数据，数据清理请谨慎操作！第三步：设置完以上步骤，就可以正式开始使用了！2、日常运行操作流程：第一步、双击桌面图标打开本系统。第二步、输入正确的用户名及密码进行登录。第三步、开房登记：客房管理→客房登记。（请先询问客人是否是为本店客户或会员）第四步、消费模块：客房管理→消费点单。（零售外卖直接是针对未入住登记的客户）第五步、收银模块：收银结算→客房结帐。第六步、查询模块:查询会员消费及储值信息、收银明细、打印日、月营业统计报表等。第七步、系统管理→数据备份。第八步、资料维护→更新修改系统相关设置。二、各模块操作方法1.系统主界面1.1开房登记：建立宾客消费帐，本模块为每位来店宾客指定相应的房间，是宾客消费的开始。在选定“空闲”或“预订”状态的房间后，通过点击菜单“客房管理→客房登记”(或直接点击主窗口中的“开房登记”按钮)菜单进入开房登记界面。进入“开房登记”界面后，可以看到有关选定开单房间的基本信息及一些基本费用。填写客人姓名、性别、入住人数、宾客类别、证件类型及押金等信息。填写完之后，点击“确定登记”按钮完成开单任务，点击“取消”按钮将取消此次开单操作。1.2追加客房：因为客人需要增加房间，并由登记人统一结算时，可使用此功能。在选定相应的房间后，通过点击菜单“客房管理→追加客房”(或直接点击主窗口中的“追加客房”按钮)菜单进入追加客房界面。进入“追加客房”界面，在可供追加客房框中选相应的房间后点向右的箭头增加房间。填写完之后，点击“确定追加”按钮完成追加任务，点击“取消”按钮将取消此次追加操作。1.3更换房间：假如因为店内原因或客人要求，造成客人当前占用的房间必须终止提供，但客人的消费并未终结，则可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一项目下。例：更换房间。在选定需要更换的房间后,通过点击菜单“客房管理→更换房间”（或通过右键快捷菜单中点击“更换房间”菜单项）进入更换房间界面。进入“更换房间”界面后可以看到当前待调换的房间信息（即：原客房信息）,在左边框中选中要调整到的目标房间。选完之后，点击“确认更换”按钮将完成更换房间任务，点击“取消”按钮将取消此次更换房间操作。1.4修改登记：如果在顾客开单时填写有误，需要修改客人姓名、性别、入住人数及房间等信息可通过此项操作完成。在选定需要修改登记的房间后,通过点击菜单“客房管理→修改登记”（或通过右键快捷菜单中点击“修改登记”菜单项）进入修改登记界面。进入修改登记界面后，相应的文框将显示出顾客登记时的数据，更改需要修改的项目。如：客人姓名、证件类型等。填写完之后，点击“确定登记”按钮完成修改任务，点击“取消”按钮取消此次修改操作。1.5房间状态：此项操作可手动修改处于非登记占用状态的房间状态为”使用”、“清扫”、“停用”、“预订”等状态。在选定需要修改房间状态的房间后,通过点击菜单“客房管理→更改房态”（或通过右键快捷菜单中点击“更改房态”菜单项）进入更改房态界面。进入更改房态界面后，点击相应颜色的按钮即可变成调整后的状态。1.6预订管理：此项功能可以完成添加预订、修改预订、删除预订，预订情况的查询、打印等功能。通过点击菜单“客房管理→客房预订”菜单(或通过右键快捷菜单中点击“客房预订”菜单项)进入预订管理界面。点添加预订，在预订登记窗口中填写预订人信息并指定其预订的房间、确认宾客预计到达的时间和最后保留时间。填写完之后点击“确定”按钮将完成此次预订，点击“取消”按钮将取消此次预订操作。（注：最后保留时间是指若宾客在预订到达的时间没有到达，最多还能廷长到的时间，此时间做为自动取消预订的条件）。1.7会员充值：此项操作可帮会员储值卡进行充值。点菜单栏的收银结算→会员充值进入充值界面，选中会员后及对应支付方式后，输入充值金额后点充值按钮完成本次充值。1.8退出系统：此项操作可中断本系统的运行并退回到操作系统。点击主菜单“退出系统”,系统将提示“您确定退出本系统吗？”，点击“确定”将中断当前所有的操作并退出本系统，点击“取消”将返回到本系统。2.点单消费2.1、增加消费：凡在酒店接受服务（已登记）的宾客，可以通过消费点单提出消费需求；如果是非本店登记顾客，可以通过零售外卖进行销售。选定有消费需求的宾客房间右键消费点单或点击菜单“客房管理→消费点单”,（或点击主窗口中的“消费点单”快捷按钮）进入消费点单界面。进入“消费点单”后，在窗口的左半部“项目消单”中选择宾客所要消费的项目，填写所需消费的数量后点击“添加”按钮，就可以把所选的消费项目添加到窗口右半部的“本次消费”中。（注：如果宾客所消费的项目需要服务生提供服务，点击“添加”按钮后还会弹出一个选择服务生的窗口，选择可提供服务的服务生点击“确定”即可。）如果要删除一个已增加的消费项目，可在窗口右半部双击商品项目后点确定即可删除。点赠送退可将本单据所有商品赠送给客户，赠送时需要操作员有相应的赠送权限；点消费退单既可将商品退货。增加消费完成之后点击“消费”按钮将此次操作保存到此宾客的消费明细账中并打印报表，如果不想保存可直接点击窗口右下角的“关闭”按钮退出“增加消费”窗口。2.2、个人消费明细查询：凡在店接受服务（已登记）的顾客，可以选中相应房间后点客房结帐——结帐区客房消费来查询相应商品消费记录。3.收银结帐3.1客房结账：本模块将自动统计每个登记客人在店时所发生的所有消费额和应付款额，并完成结帐收银操作。在主窗口中选要结账宾客的房间后，点击菜单“收银结算→客房结账”（或点击主窗口中的“客房结账”按钮或按右键“客房结账”）进入宾客结账界面。此窗口主要包括:客房房费、客房消费、预付清单、客房列表。客房房费主要体现的是每间房的房费；客房消费是指商品或服务项目的消费费用；预付清单是客户的预付押金清单；客房列表中列出了此客户登记下的所有房间。关于“退单”：是指客人登记后随即提出“退单”，“退单”只能在其未产生消费的前提下进行。关于“挂单”：是指客人退房时没有付款结帐，其结帐金额暂作“挂单”处理，挂单后不继续产生房费。您可通过［收银结算→已挂单结帐］中进行查询和结帐。点击“结账”按钮后就完成了结账操作，也就意味着终止了此宾客此次在