K3系统业务流程指导说明书

Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.1采购业务流程总图业务名称常规采购业务流程（1.2）采购退货业务流程（1.3）采购业务流程图采购发票和采购入库单不在同期收到（1.2.2）采购发票和采购入库单同期收到（1.2.1）制作日期制作人审核人备注第1页采购换货业务流程（1.4）Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.2.1采购发票与采购入库单同一会计期间到达业务名称制作日期制作人审核人备注常规采购业务开始已生成的采购订单已审核的采购订单（2）审核采购订单采购课主管第2页依据收料通知单对外购材料进行质量检验质保部检验员质检验收单（4）关联相应的收料通知单生成外购入库单并审核仓储课仓管员不合格MRP运算生成的已审核的采购申请单（1）关联采购申请单生成采购订单采购课采购员检验结果合格转下页供方送货单(5)关联收料通知单生成退料通知单并审核，将不合格材料退回供应商仓储课仓管员已审核的收料通知单（3）到货时，关联采购订单生成收料通知单并审核采购课仓管员已审核的退料通知单在一期实施中，采购订单直接采用手工录入方式Kingdee/K3（6）关联采购订单或外购入库单生成采购发票财务部会计常规采购业务结束已录入的采购发票功能域1.采购业务业务编号1.2.1采购发票与采购入库单同一会计期间到达业务名称制作日期制作人审核人备注已审核的采购发票已核销的外购入库单第3页（8）审核采购发票，即采购发票与外购入库单及费用发票相钩稽财务部会计外购入库核算及凭证处理采购课自供应商处获得的采购发票接上页（7）录入费用发票财务部会计已录入的费用发票采购课取得的采购运费发票已审核的费用发票已审核的外购入库单Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.2.1采购发票与采购入库单同一会计期间到达业务名称制作日期制作人审核人备注序号处理说明责任单位责任人（1）由采购人员关联采购申请单生成采购订单，确定供应商及采购价格信息采购课采购员（2）及时审核采购订单，审核完的《采购订单》应及时分发给供应商打印份：主管（6）当收到采购费用发票时，由财务相关业务员在K3系统中录入费用发票财务部会计第4页（3）当采购的原材料到达企业时，由相应的仓管人员关联对应的采购订单生成收料通知单并审核，收料通知单中仓库为待检仓审核完毕的收料通知单打印一份，由采购人员签字确认后提供给品管进行质量检验。品管检验完成后在收料通知单上填写合格数、不合格数，作为仓管员入库的依据。仓储课仓管员（4）当收到供应商开具的采购发票时，由财务相关业务员在K3系统中关联对应的采购订单或外购入库单生成采购发票。财务部会计（5）由财务相关业务员审核采购发票，即在系统中完成采购发票、外购入库单、费用发票的三方钩稽，已完成审核的采购发票将在存货核算系统完成外购入库核算及相应的凭证处理。财务部会计经质检合格的材料入库时，根据已填写合格数量的收料通知单，在系统中关联相应的收料通知单生成外购入库单并审核，入库单中的仓库为相应的实仓仓储课仓管员经质检确认不合格的材料退回供应商时，关联相应的收料通知单生成退料通知单并审核，退料通知单中仓库为待检仓仓储课仓管员（7）（8）采购课Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.2.2采购发票与采购入库单不在同一会计期间到达业务名称制作日期制作人审核人备注第5页常规采购业务开始已生成的采购订单已审核的采购订单（2）审核采购订单采购课主管依据收料通知单对外购材料进行质量检验质保部检验员质检验收单（4）关联相应的收料通知单生成外购入库单并审核仓储课仓管员不合格MRP运算生成的已审核的采购申请单（1）关联采购申请单生成采购订单采购课采购员检验结果合格转下页供方送货单(5)关联收料通知单生成退料通知单并审核，将不合格材料退回供应商仓储课仓管员已审核的收料通知单（3）到货时，关联采购订单生成收料通知单并审核仓储课仓管员已审核的退料通知单在一期实施中，采购订单直接采用手工录入方式Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.2.2采购发票与采购入库单不在同一会计期间到达业务名称制作日期制作人审核人备注（6）暂估入库，生成凭证财务部会计采购暂估结束发票到达期间的处理当期的处理（10）凭证处理，暂估冲回财务部会计暂估冲回凭证第6页（7）关联采购订单或外购入库单生成采购发票财务部会计常规采购业务结束已录入的采购发票已审核的采购发票已核销的外购入库单（9）审核采购发票，即采购发票与外购入库单及费用发票相钩稽财务部会计外购入库核算及凭证处理采购课自供应商处获得的采购发票接上页（8）录入费用发票财务部会计已录入的费用发票采购课取得的采购运费发票已审核的费用发票已审核的外购入库单暂估入库凭证Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.2.2采购发票与采购入库单不在同一会计期间到达业务名称制作日期制作人审核人备注序号处理说明责任单位责任人(1)-----(5)处理说明同1.2.1（6）财务部会计（7）（9）（10）对当月发票未到的外购入库单，在存货核算系统做“暂估入库”核算(包括暂估单价的确定及相应的凭证处理)对当期钩稽的以前期间外购入库单，在存货核算系统—凭证处理中做“暂估冲回”凭证，即冲回外购入库当期所作的暂估入库凭证注意事项：1、暂估的处理采用单到冲回的方式，即在外购入库当期生成暂估凭证后，仅在发票收到时一次性生成暂估冲回凭证；2、对于启用期初的暂估业务，若初始化时未在物流系统录入期初的暂估入库单，在采购发票到达时的处理为：A)、在总账系统直接录入暂估冲回凭证；B)、在应付系统录入采购发票并生成相应的外购入库凭证第7页（8）财务部会计财务部会计财务部会计财务部会计当收到采购费用发票时，由财务相关业务员在K3系统中录入费用发票当收到供应商开具的采购发票时，由财务相关业务员在K3系统中关联对应的采购订单或外购入库单生成采购发票。由财务相关业务员审核采购发票，即在系统中完成采购发票、外购入库单、费用发票的三方钩稽，已完成审核的采购发票将在存货核算系统完成外购入库核算及相应的凭证处理。Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.3采购退货业务名称制作日期制作人审核人备注原采购发票已收到？(1)关联原外购入库单生成(红字)外购入库单仓储课仓管员录入的（红字）外购入库单{2}审核（红字）外购入库单仓储课仓管员已审核的（红字）外购入库单采购退货开始采购退货结束第8页否{3}关联（红字）外购入库单或原采购发票生成(红字)采购发票财务部会计录入的（红字）采购发票{4}审核（红字）采购发票，即与(红字)外购入库单相钩稽财务部会计已审核的(红字)采购发票已核销的(红字)采购入库单是自供应商处取得的红字采购发票Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.3采购退货业务名称制作日期制作人审核人备注序号处理说明责任单位责任人（1）当入库以后确认不良的外购材料退回供应商时，由仓管员关联原外购入库单生成(红字)外购入库单(注意应为需退货的物料种类及数量)仓储课仓管员（2）审核已生成的(红字)外购入库单，完成库存的扣减。（3）若与原外购入库单相对应的采购发票已收到并在系统中进行了相应的业务处理，则在收到供应商开具的红字采购发票后，由财务人员关联（红字）外购入库单或原采购发票生成(红字)采购发票财务部会计仓储课仓管员{4}审核（红字）采购发票，即与(红字)外购入库单相钩稽财务部会计第9页说明：1、实际业务处理中，若不开具红字的采购发票，直接在采购发票中扣减相应的退货金额，则在K3系统中的操作为：采购发票、采购入库单与退货业务对应的红字采购入库单三张单据共同核销。2、若采购退货作为销售业务处理时，应按照销售业务的处理流程，做销售出库单及相应的销售发票，销售出库单与销售发票核销。详见销售业务处理流程图。Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.4采购换货业务名称制作日期制作人审核人备注(1)手工录入或关联原外购入库单生成(红字)外购入库单仓储课仓管员录入的（红字）外购入库单{2}审核（红字）外购入库单仓储课仓管员已审核的（红字）外购入库单采购换货开始采购换货结束第10页{4}关联收料通知单生成蓝字外购入库单仓储课仓管员录入的蓝字外购入库单{5}审核蓝字外购入库单仓储课仓管员已核销的(红字)外购入库单已核销的(蓝字)外购入库单已审核的蓝字外购入库单{7}红蓝字外购入库单之间进行对等核销仓储课仓管员依据收料通知单对补货材料进行质量检验质保部检验员质检验收单不合格检验结果合格供方送货单(6)关联收料通知单生成退料通知单并审核，将不合格材料退回供应商仓储课仓管员已审核的收料通知单（3）补货时，录入收料通知单并审核仓储课仓管员已审核的退料通知单Kingdee/K3功能域1.采购业务业务编号1.4采购换货业务名称制作日期制作人审核人备注序号处理说明责任单位责任人（1）当入库以后确认不良的外购材料退回供应商时，由仓管员关联原外购入库单生成或手工录入(红字)外购入库单(注意应为需退货的物料种类及数量)仓储课仓管员（2）由相应负责人员审核(红字)外购入库单（5）由相关负责人员即时审核外购入库单，完成库存的更新。(6)第11页(7)由相关负责人员完成红字、蓝字外购入库单之间的对等核销处理仓储课仓管员仓储课仓管员仓储课仓管员仓储课仓管员（3）供应商补送材料时，由仓管员手工录入收料通知单，并审核。审核后的收料通知单打印一份，经采购签字确认后提供给品管人员进行质量检验。质检人员根据质检结果在收料通知单上填写合格数及不合格数，作为仓管员入库的依据。仓储课仓管员（4）仓储课仓管员经质检合格的材料入库时，根据已填写合格数量的收料通知单，生成外购入库单经质检确认不合格的材料退回供应商时，关联相应的收料通知单生成退料通知单并审核Kingdee/K3功能域2.销售业务业务编号2.1常规销售业务业务名称制作日期制作人审核人备注第12页已录入的发货通知单（5）审核发货通知单，确认预收款情况财务部会计（7）关联订单或出库单生成销售发票并审核，即与出库单相钩稽业务部/财务部业务员/会计已审核的发货通知单已审核的销售发票（4）关联相应的销售订单生成发货通知单业务部业务员已核销的销售出库单已与客户签订的销售合同（1）增加相应的物料资料技术部工程师已增加的物料资料已审核的销售订单（2）录入并审核销售订单，打印并分发相关部门业务部业务员已启用的BOM单（3）录入相关产品的BOM单并审核和启用技术部工程师（6）发货后关联发货通知单生成销售出库单并审核仓储课仓管员已审核的销售出库单常规销售业务开始常规销售业务结束应为已进行了拆分或确认了具体交货日期的销售订单Kingdee/K3功能域2.销售业务业务编号2.1常规销售业务业务名称制作日期制作人审核人备注序号处理说明责任单位责任人（5）（6）当产品发送给客户后，由业务人员关联销售订单或销售出库单生成销售发票，由财务人员进行发票的审核，即与相应的销售出库单相钩稽说明：1、当销售发票与销售出库单不一致时，可通过系统的拆单功能(发票大于出库单则拆分发票；出库单大于发票则拆分出库单)，完成发票与出库单的钩稽处理。2、对于启用期初已销售出库但尚未开具销售发票的销售业务，若初始化时未在物流系统录入期初的销售出库单，在启用系统后开具销售发票时的处理为：在应收系统录入并审核销售发票，并在应收系统生成相应的销售收入凭证。仓储课由财务人员确认预收款情况后，审核发货通知单。已审核的发货通知单打印后分发仓管员和发运人员，作为仓储课发货和运输部门发运的依据。财务部财务部第13页当产品发出后，由仓管人员关联相应的发货通知单生成销售出库单并审核。（7）工程人员根据相应的销售订单，在K3系统中录入相关产品的BOM单，并审核和启用。对于类似产品的BOM单在录入时可以采用复制后修改的方法。技术部（3）（4）当产品要发运时，由销售人员关联相应的销售订单生成发货通知单业务部工程师业务员会计仓管员会计由业务人员在K3系统中录入相应的销售订单并审核业务部（2）业务员由技术部相关负责人在K3系统中增加相应的产品资料(代码及其他相关信息)，并